Ordner hinzufügen
Um einen Ordner hinzuzufügen, wählen Sie den übergeordneten Ordner aus der Verzeichnisstruktur und wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Ordner hinzufügen". Ist diese Option für Sie nicht verfügbar, so haben Sie nicht die Berechtigung neue Ordner zu erstellen oder zu bearbeiten. Wenden Sie sich in diesem Fall an einen Admin, der kann die Berechtigungen ändern, wenn Sie diese Funktion benötigen.
Allgemeine Informationen
Geben Sie den Namen des neuen Ordners an und klicken Sie dann auf <OK> oder bearbeiten Sie noch die "Voreinstellungen für Dokumente.
Voreinstellungen für Dokumente
Bei den "Voreinstellungen für Dokumente" können Sie Prüfer, Freigebenden sowie Verteiler für neu in dem Ordner neu erstellte Dokumente angeben. Soll heißen Änderungen hier haben keine Auswirkungen auf bestehende Dokumente, da Verteiler und Personen in der Prüflogik immer pro Dokument und nicht auf Ordner gesetzt werden. Diese Einstellungen sind aber wichtig, wenn Sie neue Dokumente in einem Ordner erstellen bzw importieren, da für die neuen Dokumente diese Voreinstellungen genommen werden. Bei den "Vorgabewerten Verteilergruppen" können Sie wie bei einem Dokumentenverteiler verfahren, also Gruppen oder einzelne Personen hinzufügen. Wir empfehlen aber auch hier mit Verteilergruppen zu arbeiten, da das dann leichter zu warten ist.
Sind in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiviert, so können auch hier als Vorgabewert über das Menü der rechten Maustaste Bearbeiter definiert werden. Haben Sie eine Installation in der mehr Prüfer aktiviert sind, so kann diese Ansicht von der dargestellten abweichen.
Layout
Der Reiter "Layout" ist neu ab der Version 11.0 (2015). Hier können sie Ordner im Baum speziell hervorheben, indem Sie diesen ein anderes Icon zuweisen. Wählen Sie ein Icon aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button "Anwenden" Wenn auch die Unterordner so markiert werden sollen, so klicken Sie die Checkbox "Auf Unterordner anwenden"an.
Schriftfarbe
Zusätzlich können Sie auch die Schriftfarbe ändern, in der die Dokumente in der Ordnerübersicht angezeigt werden. Klicken Sie dazu auf das Feld unter "Schriftfarbe" wählen Sie eine Farbe aus der List und bestätigen Sie mit "OK". Wollen Sie die Formatierungen rückgängig machen, so klicken Sie auf "Zurücksetzen". Aber hier gibt es zu beachten, dass sich die einzelnen User ihre
Styles
auswählen können. Dadurch kann es natürlich sein, dass die Ordnerfarben schlecht sichtbar sind.
Aus dem Grund gibt es ab der Version 19.2 die Möglichkeit die Ordnerfarben zu deaktivieren. Alle Ordner haben dann die Farbe, die vom
Styles vorgegeben. Wenn Sie die Ordnerfarben ändern, dann müssen Sie die Ordneransicht aktualisieren, damit alle Änderungen übernommen werden.
Option: Archivordner
Um einen Ordner als Archivordner zu markieren, klicken Sie unter "Allgemeines - > Optionen" auf den Eintrag "Archivordner". Damit werden dieser, alle Unterordner und alle darin befindlichen Dokumente archiviert. Wollen Sie den umgekehrten Weg gehen und aus einen Archivordner einen "normalen" Ordner machen, so nehmen Sie da Häkchen wieder weg.
Option: Bilderordner
Wenn Sie einen Ordner als Bilderordner definieren, dann wird die Darstellung geändert. Anstatt der Listenansicht, werden die Vorschaubilder angezeigt. Bilderordner finden v.a. dann Einsatz wenn es über einen Vorgang eine Fotodokumentation geben soll.
Option: Arbeitsdokumente
Ist die Option aktiviert, dann werden alle Dokumente, die in dem Ordner erstellt oder importiert werden als Arbeitsdokument gekennzeichnet.
Info
Im Reiter "Info" werden allgemeine Informationen zum Ordner wie wann erstellt, wann aktualisiert und ein paar statistische Informationen angezeigt. Wie viel Dokumente in dem Ordner enthalten sind usw.
Sicherheit
Über den Reiter "Sicherheit" könne Sie definieren, wer Ordner in den Verzeichnisbaum erstellen und bearbeiten kann. Für die meisten Installationen hat das keine Relevanz und wird nur bei wirklich großen Installationen gebraucht.
Benutzerdefinierte Tasks
Wenn Sie hier dem Ordner "Benutzerdefinierte Tasks" zuweisen, dann werden diese automatisch für neu erstellte Dokumente übernommen. Weiter Infos zu den "Benutzerdefinierte Tasks"
finden Sie hier.
Ereignisse
Ab der Version 15.1 gibt es einen Reiter namens "Ereignissen". Hier kann leichter betrachtet werden, wer welche Änderungen an dem Ordner vorgenommen hat.
Ordner löschen
Ab der Version 15.1 werden Ordner nicht gleich komplett gelöscht, sondern kommen zuerst auch in den Mülleimer. Aus diesem können sie dann endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden.
Wurde ein Dokument außerhalb des DLS überarbeitet (z.B. per Mail) dann können Sie das wieder in das DLS System bekommen, indem Sie das betreffende Dokument markieren und dann über das Menü der rechten Maustaste unter "Tools" auf den Eintrag "Dokument importieren" klicken. Wählen Sie das Dokument aus dem Dateisystem und bestätigen Sie die entsprechende Meldung. Die Option ist deaktiviert, wenn das Dokument freigegeben ist. In dem Fall müssen Sie zuerst eine neue Version des Dokumentes erstellen.
Mit der automatischen Code Vergabe wird der Code zu einem Dokument anhand des Dokumententyps automatisch vergeben. Um diese zu verwenden, muss diese Option in den Servereinstellungen zuerst aktiviert werden.
Der Code setzt sich zusammen aus dem Dokumententyp und eben der Nummer. Hier kann eingestellt werden, ob die Nummer pro Dokumententyp oder über alle Dokumententypen hochgezählt wird.
Wie der Code erstellt wird, kann in dem "Maske" - Feld definiert werden. @dtshort-@nr wird also z.B. mit "SOP-00001" angezeigt. Eine Alternative wäre z.B. @dtshort (@nr), was SOP (00001) ergeben würde.
Einstellungen
Um die Einstellungen für den Dokumententyp zu ändern, gehen Sie in den Servereinstellungen auf Dokumententyp und doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag.
Unter Autocode können Sie mal einstellen, ob die Nummer über alle Dokumententypen berechnet werden soll - also SOP-001, FB-002 oder ob die einzelnen Dokumententypen unabhängig voneinander hoch zählen sollen also SOP-001, FB-001.
Bei Startwert geben Sie die Nummer an, mit der begonnen werden soll, wenn es noch keine Einträge gibt. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie führende Nullen wollen also SOP-001 diese auch angegeben werden müssen. Sonst bekommen Sie mit der Zeit SOP-1, SOP-10, SOP-100 und dann ist die Sortierung in der Dokumentenliste nicht mehr korrekt.
Das Format übernimmt das System aus den bereits oben beschriebenen Servereinstellungen, kann aber hier auch noch modifiziert werden. Wenn Sie wieder auf den standardmäßigen Wert zurückstellen wollen, so klicken Sie bitte auf den Button neben dem Eingabefeld.
Bitte alle Änderungen auch noch speichern und beachten Sie bitte, dass für die Berechnung des neues Codes immer der gefundene Maximalwert herangezogen wird und dann hoch zählt. Archivierte Dokumente werden ebenfalls berücksichtigt - gelöschte nicht.
Auswirkungen
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Neues Dokument erstellen: Wenn Sie ein neues Dokument erstellen und dem Dokument einen Dokumententyp zuweisen, dann wird auch automatisch ein Code generiert
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In den Dokumenteneigenschaften kann ebenfalls der Code vergeben werden, wenn ein Dokumententyp vergeben ist. Klicken Sie dazu auf das Blau unterlegte Label oder den Button neben dem Eingabefeld.
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Mehrfachbearbeitung: Wenn in der Mehrfachbearbeitung ein Dokumententyp zugewiesen wird, dann wird auch hier automatisch der Code erstellt.
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Mehrfachbearbeitung - Code ändern: Wenn Sie den Dokumententyp mehrerer Dokumente ändern, dann müssen Sie manuell den Code ändern. Das System kann hier keine automatische Anpassung des Codes vornehmen, da es da sonst zu Verwirrungen kommen kann. Wenn Sie die Dokumentencodes für mehrere Dokumente auf einmal ändern wollen, so markieren Sie diese in der Dokumentenliste und gehen Sie in die Mehrfachbearbeitung. Unter dem Menüpunkt "Automatische Codes zuweisen" können Sie dann die alten Codes und die neu berechneten Codes sehen. Klicken Sie auf "Ausführen", wenn die neuen Dokumentencodes übernommen werden sollen.
Nach dem Ändern der Dokumentencodes
Wenn die Dokumentencodes auch in den MS Office Dokumenten geändert werden sollen, dann beachten Sie bitte, dass Sie "QM - Info senden" ausführen müssen, damit die geänderten Daten an die MS Office Dokumente übertragen werden.
Coming soon
Bei den Benutzer bezogenen Ordnereinstellungen können folgende Parameter eingestellt werden:
Ordnerpfad in der Dokumentenliste anzeigen
Zeigt den Dokumentenpfad oberhalb der Dokumentenliste an. Schalten Sie diese Anzeige ein, wenn Sie diese gebrauchen können. Es ist abschaltbar, da jedes Feature natürlich auch auf Zeit und Ressourcen geht. Wenn man also einen langsamen Computer hat und dieses Feature nicht braucht, dann einfach ausschalten.
Ordner mit den Dokumenten verschieben
Wird diese Option aktiviert, dann wird bei der Dokumentensuche über alle Ordner, auf der linken Seite die Ordneranzeige aktualisiert. Also der Cursor springt mit dem Dokument mit und geht zu dem Ordner in dem sich das Dokument befindet.
Mit geschlossenen Ordnern starten
Schließt alle Ordner bis auf die erste Ebene und den zuletzt geöffneten Ordner.
Filter bei Ordnerwechsel zurücksetzen
Wird diese Option aktiviert, wird die Suche zurückgesetzt, sobald man auf einen Ordnereintrag klickt. Ist die Option nicht aktiviert, dann bleibt die Filterbedingung bestehen, wenn der Ordner gewechselt wird muss manuell der Filter zurückgesetzt werden.
Sie können gesamte Ordnerstrukturen aus einem DLS exportieren und in ein anderes importieren, oder in dasselbe DLS in einem anderen Unterordner wieder importieren. Stellen Sie sich dafür mit dem Mauszeiger auf den obersten Eintrag der Ordner, die Sie exportieren wollen und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Menüeintrag Transfer -> Export.
Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen zeigt wie viele Ordner exportiert werden. Geben Sie den Pfad an, in dem Sie den Export starten wollen. Sie brauchen nur den Pfad und keinen Dateinamen. Der Dateiname wird automatisch generiert.
Bestätigen Sie die Abfrage mit OK und merken Sie sich den Namen der Datei, in die die Pfade exportiert wurden. Es wird automatisch der Exportpfad im Explorer geöffnet.
wieder importieren.
Sie können gesamte Ordnerstrukturen in das DLS importieren. Stellen Sie sich dafür mit dem Mauszeiger auf den Eintrag der Ordner in das importiert werden soll und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Menüeintrag Transfer -> Import.
Geben Sie die zu importierende ".folders" Datei an oder wählen Sie diese aus. Die Einträge aus der Datei werden geladen und angezeigt. Hat ein Ordnereintrag den Status "Import" dann wird er importiert. Hat er den Status "OK" dann ist der Ordner mit der ID im System bereits vorhanden.
Mit "Ok" wird der Import gestartet. Beachten Sie bitte, dass beim Import die Vorgabewerte von dem Ordner übernommen werden, den Sie aktuell ausgewählt haben. Kontrollieren Sie nochmals die Werte bevor Sie den Import starten, da Sie sonst möglicherweise falsche Einstellungen übernehmen und Fehler duplizieren.
Kopie importieren
Wenn Sie im DLS eine lokale Kopie einer Ordnerstruktur erstellen wollen, so aktivieren Sie bitte die Checkbox "Kopie importieren". Dann bekommen die zu importierenden Ordner neue IDs und werden importiert.
