- Allgemeine Daten.
- Akut- oder Sofortmaßnahmen
- Dokumente und Anhänge
- Lösungsvorschlag
- Abschluss und Verständigung der Beteiligten
Allgemeine Daten
Die Maske für die allgemeinen Daten kann unterschiedlich zu der abgebildeten sein. Je nach Servereinstellungen kann die Anzahl der Felder variieren und auch die Feldbezeichnungen können sich unterscheiden. Generell gilt aber: Die KVP-Nummer wird automatisch hochgezählt und muss nicht geändert werden. Wenn Sie die Jahreszahl in der Nummer haben wollen, dann müssen Sie in einem neuen Jahr die erste Nummer manuell eingeben. Ab dann wird weiter automatisch gezählt. Erfasst ein Benutzer seinen ersten KVP, dann muss er den Fachbereich selbst wählen. Diesen Wert merkt sich das System und gibt ihn beim nächsten automatisch vor. Der Benutzer muss nur einen Titel angeben. Alle andern Felder sind optional anzugeben und können auch später vom Q-Beauftragten bei der Klassifikation nacherfasst werden. Wird die Checkbox "KVP anonym erfassen" angezeigt, dann können Sie diese Checkbox anklicken und der KVP wird erfasst ohne, dass die Mitarbeiter wissen, dass dieser von Ihnen kommt. Wird diese Checkbox nicht angezeigt, dann ist diese Option in den Servereinstellungen nicht aktiviert.
Navigation:
Mit der Schaltfläche "Weiter" kommen Sie zur nächsten Eingabemaske. Wollen Sie nochmal zurück, dann können Sie auf die Menüeinträge klicken. Bitte beachten Sie, dass bei ein paar Masken bestimmte Felder ausgefüllt sein müssen, damit Sie zur nächsten Seite kommen.
Akutmaßnahmen
Haben Sie im Reiter "Allgemein" alle relevanten und bekannten Daten erfasst und auf den Button "Weiter" geklickt, dann kommen Sie zu den Akut- oder Sofortmaßnahmen. Je nach Unternehmen können diese eine unterschiedliche Begrifflichkeit haben. Hier kann eine oder mehrere Maßnahmen erfasst werden. Ob Sie alle durchgeführten Tätigkeiten in einem Feld auflisten, oder auf mehrere Datensätze aufteilen, bleibt Ihnen überlassen.
Dokumente und Anhänge
Die Funktionen können über die Buttonleiste oben oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
 | Export MS Excel | Kopiert die Liste mit den Anhängen in ein MS Excel Dokument |
 | Druckt die Dokumente in der Liste | |
 | Betrachten | Öffnet das Dokument zum Betrachten. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag können Sie das Dokument ebenfalls öffnen. |
 | Importieren | Öffnet ein Dialogfenster zum Importieren eines Dokumentes zum KVP |
 | Löschen | Löscht ein Dokument zum KVP. Achtung - der Vorgang kann zurzeit noch nicht rückgängig gemacht werden. |
Lösungsvorschlag
Beim Lösungsvorschlag, kann, wie die Bezeichnung schon sagt, der Ersteller seine Idee zur Lösung des Problemes dokumentieren. Es gibt hier nur ein Feld für Langtext in dem der Lösungsvorschlag frei eingegeben werden kann. Der Lösungsvorschlag wird auch später bei der Maßnahmenplanung angezeigt.
KVP Erstellung abschließen
Wurden alle Daten erfasst, kann die KVP Erstellung abgeschlossen werden. Je nach Maileinstellungen in den Servereinstellungen wird nun angegeben, wer über den neuen KVP informiert werden soll. In dem obigen Beispiel wird der Q- Beauftragte auf jeden Fall informiert und der Ersteller hat auch keinen Einfluss darauf, sprich kann die Einstellung nicht ändern. Anders verhält es sich bei den anderen Funktionen, wo zwar eine Einstellung vorgegeben ist, der Ersteller aber noch Einfluss nehmen kann, ob diese auch wirklich eine Mailverständigung bekommen. Ist bei einer Funktion, wie oben beim Prozessinhaber, keine E-Mail hinterlegt, dann bekommt er natürlich auch keine Mail. Weiter kann sein, dass bei dem Fachbereich den Funktionen keine Personen zugeordnet sind. In dem Fall prüfen Sie bitte ebenfalls in den Servereinstellungen den entsprechenden Bereich.
Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe und nach einer entsprechenden Meldung schließt sich das Fenster. Der erfasste KVP sollte nun unter den von Ihnen erstellten aufscheinen. Dazu klicken Sie in der Ordnerliste links auf den Eintrag „Ersteller/in“ In diese Kategorie werden all jene KVPs angezeigt, bei dem Sie die Funktion des Erstellers innehaben.