Die erweiterte KVP Erstellung für Q-Beauftragte und Personen des Managements soll den betreffenden Personen das Erfassen eines KVPs vereinfachen, indem gleich die Klassifikation und die Planung der Maßnahmen erfolgen können. Sinn dahinter, ist, dass zum Beispiel beim Abarbeiten eines Auditberichtes, gleich alle Schritte bis zur Maßnahmenumsetzung gesetzt werden können.
Das Erfassen eines neuen KVPs gliedert sich je nach Servereinstellungen in folgende Schritte:
- Allgemeine Daten
- Klassifikation
- Akut- oder Sofortmaßnahmen
- Dokumente und Anhänge
- Verantwortlichkeiten
- Abschluss und Verständigung der Beteiligten
Allgemeine Daten
Die Maske für die allgemeinen Daten kann unterschiedlich zu der abgebildeten sein. Je nach Servereinstellungen kann die Anzahl der Felder variieren und auch die Feldbezeichnungen können sich unterscheiden. Generell gilt aber: Die KVP-Nummer wird automatisch hochgezählt und muss nicht geändert werden. Wenn Sie die Jahreszahl in der Nummer haben wollen, dann müssen Sie in einem neuen Jahr die erste Nummer manuell eingeben. Ab dann wird weiter automatisch gezählt. Erfasst ein Benutzer seinen ersten KVP, dann muss er den Fachbereich selbst wählen. Diesen Wert merkt sich das System und gibt ihn beim nächsten automatisch vor. Der Benutzer muss nur einen Titel angeben. Alle andern Felder sind optional anzugeben und können auch später vom Q-Beauftragten bei der Klassifikation nacherfasst werden. Wird die Checkbox "KVP anonym erfassen" angezeigt, dann können Sie diese Checkbox anklicken und der KVP wird erfasst ohne, dass die Mitarbeiter wissen, dass dieser von Ihnen kommt. Wird diese Checkbox nicht angezeigt, dann ist diese Option in den Servereinstellungen nicht aktiviert. Die allgemeinen Daten sind nicht so umfassend, wie beim einfachen KVP, da in diesem Fall diese Felder im Reiter "Klassifikation" zusammengefasst sind.
Navigation:
Mit der Schaltfläche "Weiter" kommen Sie zur nächsten Eingabemaske. Wollen Sie nochmal zurück, dann können Sie auf die Menüeinträge klicken. Bitte beachten Sie, dass bei ein paar Masken bestimmte Felder ausgefüllt sein müssen, damit Sie zur nächsten Seite kommen.
Akutmaßnahmen
Haben Sie im Reiter "Allgemein" alle relevanten und bekannten Daten erfasst und auf den Button "Weiter" geklickt, dann kommen Sie zu den Akut- oder Sofortmaßnahmen. Je nach Unternehmen können diese eine unterschiedliche Begrifflichkeit haben. Hier kann eine oder mehrere Maßnahmen erfasst werden. Ob Sie alle durchgeführten Tätigkeiten in einem Feld auflisten, oder auf mehrere Datensätze aufteilen, bleibt Ihnen überlassen.
Klassifikation
Im Reiter „Klassifikation“ können Sie gleich all jene Felder erfassen, die ansonsten bei einem „einfachen KVP“ extra in dem Schritt „Klassifikation“ erfasst werden müssen. Bitte beachten Sie hier wiederum, dass je nach Servereinstellungen Ihre Eingabemaske von der hier abgebildeten abweichen kann.
Dokumente und Anhänge
Zum KVP können Dokumente und Anhänge erfasst werden, um den KVP besser zu dokumentieren. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion in den Servereinstellungen aktiviert sein muss. Dort können Sie auch einstellen, wie viele Anhänge maximal erlaubt sind und auch die maximale Größe der Anhänge limitieren. Anhänge können einfach per Drag&Drop aufgenommen werden.
Die Funktionen können über die Buttonleiste oben oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
 | Export MS Excel |
Kopiert die Liste mit den Anhängen in ein MS Excel Dokument |
 | Drucken |
Druckt die Dokumente in der Liste |
 | Betrachten |
Öffnet das Dokument zum Betrachten. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag können Sie das Dokument ebenfalls öffnen. |
 | Importieren |
Öffnet ein Dialogfenster zum Importieren eines Dokumentes zum KVP |
 | Löschen |
Löscht ein Dokument zum KVP. Achtung - der Vorgang kann zurzeit noch nicht rückgängig gemacht werden. |
Verantwortlichkeiten
Wenn in den
Servereinstellungen - Fachbereich die Verantwortlichkeiten bereits vordefiniert wurden, so werden diese hier angezeigt, können aber noch verändert werden.
Maßnahmen - Planung
Im Reiter „Maßnahmen – Planung“ können gleich die Maßnahmen zum KVP geplant und erfasst werden. Wobei dies hier optional ist. Die Maßnahmenplanung muss nicht zu diesem Zeitpunkt erfolgen, sondern kann auch zu einem späteren Zeitpunkt von einer anderen Person durchgeführt werden.
Funktionen der Schaltflächen:
 | Einfügen |
Fügt eine neue Maßnahme ein. |
 | Speichern |
Speichert die Maßnahme. |
| Papierkorb |
Löscht die Maßnahme |
 | Änderungen verwerfen |
Verwirft die Eingaben |
 | Info |
Ruft die Metadaten bzw. Informationen zum KVP auf. |
Erfassen der Maßnahmen:
Über den Button "Einfügen" legen Sie eine neue Maßnahme an. Das Feld Erstellt am/von wird automatisch vom eingeloggten Benutzer übernommen. Den Eintrag „von“ kann man noch ändern, falls man in Vertretung arbeitet. Die Felder Umsetzer, Prozeßverantwortlicher werden automatisch übernommen, wenn für den klassifizierten Fachbereich in den Servereinstellungen standardmäßige Funktionen eingestellt wurden. Das Feld "Umsetzer" kann angepasst werden, wenn jede Maßnahme von einem anderen Umsetzer ausgeführt werden muss. Das Feld „Titel“ (der Maßnahme) wird automatisch aus dem Titel des KVP erstellt, kann aber ebenfalls überschrieben werden. Das hat den Grund, dass man diesen nicht noch mal erfassen muss, wenn bereits im Titel des KVPs sinngemäß die Maßnahme bereits enthalten ist. Im Textfeld unter dem Titel können Sie noch einen Langtext zur Maßnahme angeben und im Feld „Kriterien der Wirksamkeit“ ein paar Kriterien angeben, die erfüllt sein müssen, dass die Maßnahme als wirksam klassifiziert werden kann. Wurde die Maßnahme erfasst klicken Sie auf den Button „Speichern“. Sie müssen nicht alle Maßnahmen auf einmal erfassen. Sollten also noch Rückfragen, Meetings etc. notwendig sein, so klicken Sie einfach auf „Beenden“, um das Fenster zu schließen. Haben Sie aber alle Maßnahmen erfasst, dann klicken Sie auf den Button „Maßnahmenplanung als erledigt markieren“ um die Planung abzuschließen.
KVP Erstellung abschließen
Wurden alle Daten erfasst, kann die KVP Erstellung abgeschlossen werden. Je nach Fortschritt kann dem KVP gleich der richtige Status verpasst werden. Ist keine weitere Klassifizierung notwendig, so können Sie die Option "KVP als klassifiziert markieren" aktivieren. Sind auch bereits alle notwendigen Maßnahmen erfasst, so können Sie auch die Option "KVP Maßnahmen als geplant markieren" aktivieren. Mit „OK“ bestätigen Sie die Eingabe und nach einer entsprechenden Meldung schließt sich das Fenster. Der erfasste KVP sollte nun unter den von Ihnen erstellten aufscheinen. Dazu klicken Sie in der Ordnerliste links auf den Eintrag „Ersteller/in“ In diese Kategorie werden all jene KVPs angezeigt, bei dem Sie die Funktion des Erstellers innehaben.
