MS Excel Kopf und Fußzeile

Hier wird beschrieben, wie für MS Excel Dokumente die Kopf und Fußzeile sowie die Seiteneinrichtung eingestellt werden kann. Um Änderungen vorzunehmen, gehen Sie in den Servereinstellungen auf "MS Office" und suchen rechts nach der MS Excel Vorlage.

Mit einem Doppelklick auf den Eintrag bzw. "Bearbeiten" kommen Sie in die Bearbeitungsmaske.

Einstellen der Kopf und Fußzeilen

In der Bearbeitungsmaske sind die einzelnen Bereiche der Kopf und Fußzeile abgebildet. Geben Sie in den 6 Bereichen (Kopfzeile – links, mittig und rechts, sowie analog Fußzeile) die Codes ein die dargestellt werden sollen. Soll ein Bereich in der ursprünglichen Art dargestellt werden, dann lassen Sie den Bereich frei. Sollen bestehende nicht mehr benötigte Informationen zurückgestellt werden geben sie "(null)" - mit Klammern aber ohne Anführungszeichen ein. Wir möchten natürlich auch darauf hinweisen, dass Sie uns jederzeit kontaktieren, wenn Sie hier Hilfe benötigen.

Übersicht der Variablen

@cpos	Funktion/Position des Erstellers
Damit diese Werte im Dokument angezeigt werden können, müssen diese bei den Kontakten unter "Position" auch erfasst sein.
@apos	Funktion/Position des Prüfers
@ppos	Funktion/Position des Freigebenden
@title	Bezeichnung des Dokumentes
@t	Bezeichnung des Dokumentes
@version	Aktuelle Version des Dokumentes
@vn	Aktuelle Version des Dokumentes
@vo	Versionsnummer der Vorversion
@code	Dokumentencode
@cn	Ersteller des Dokumentes
@cd	Datum der Erstellung
@co	Datum der Erstellung der Vorversion
@an	Prüfer des Dokumentes
@ad	Datum der Prüfung
@pn	Freigebender des Dokumentes
@pd	Datum der Freigabe
@ppn	Vorfreigebender des Dokumentes
@ppd	Datum der Vorfreigabe
@vf	Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
@vt	Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
@folder	Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
@history	Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
@process	Prozess des Dokumentes
@barcode	Barcode für das Dokument
@dtshort	Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
@dtlong	Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
@codetitle	Code und Titel in einer Zelle mit "-" getrennt. Gebunden ist es besser, da dadurch die Größe der Zelle besser genutzt werden kann.

Von MS Excel bereitgestellte Parameter

Achtung: Diese Parameter unterscheiden sich zum Teil von den gewohnten Parametereinsstellungen.

&A	Seitenzahl
&B	Tabellenblatt (Name des Sheets)
&D	Datum
&S	Seite
@U	Uhrzeit

Standardeinstellungen

Soll z.b. in der Mitte der Kopfzeile der Dokumentencode und die Dokumentenbezeichnung dargestellt werden, so geben Sie @code @title ein.
Wollen Sie Schriftgrad und Schriftart ändern, so geben Sie diese Parameter folgendermaßen ein: &12 für den Schriftgrad. Standardmäßig ist es Schriftgrad 7 also &7. Die Schriftart muss ebenfalls mit dem Zeichen & beginnen und in Anführungszeichen gesetzt werden.

Logo in Kopf oder Fußzeile

Soll ein Firmenlogo in der Kopf oder Fußzeile angezeigt werden, so muss folgendermaßen vorgegangen werden. Das Logo muss sich als Grafikdatei im System befinden. Ist das Logo noch nicht im System so importieren Sie dieses. Geben Sie folgendes in der entsprechenden Zeile ein:
logo:dokumenten-id;parameter;
Über den Bezeichner logo: erkennt das Programm das hier ein Logo eingefügt werden soll. Dokumenten-id ist die 17-stellige eindeutige Dokumenten-ID. Sie können diese in den Dokumenteneigenschaften oder über den Menüpunkt <Link in die Zwischenablage kopieren> ermitteln. Fügen Sie die ID an der entsprechenden Position ein. In diesem Beispielfall ist die ID: 20120629152657550.
Parameter: Zusätzlich zur Formatierung des Logos können Sie auch die Höhe oder Breite des Logos angeben. Um die Höhe auf 20 Pixel zu setzen geben Sie h=20 ein um die Breite auf 100 pixel zu setzen geben Sie w=10; ein.

Barcode am Dokument

Sie können am Dokument auch einen Barcode ausgeben um gedruckte Ausgaben leichter im System zu finden und zu identifizieren. Wenn Sie z.B. in der rechten Kopfzeile einen Barcode haben wollen, so geben Sie im entsprechenden Eingabefeld *@barcode* ein. Die Sternchen sind wichtig, da diese dem Barcode Lesegerät Anfang und Ende des Barcodes angeben.
Sollten Sie noch keine Barcode Schrift haben, so können Sie sich z.b. hier eine gratis Barcode Schrift runterladen. Geben Sie den Namen der Barcode Schrift in dementsprechenden Feld ein z.B. &"IDAutomationHC39M,Standard" und geben Sie die Schriftgröße an. Bei der hier verwendeten Schrift ist &8 also Schriftgröße 8 die Minimalgröße. Kleiner ist diese Schrift nicht verfügbar. Bitte berücksichtigen Sie auch, dass die Schrift zu klein werden kann, wenn das Excelsheet skaliert wird, da in dem Fall auch die Kopf und die Fußzeile skaliert wird. Überprüfen Sie aus dem Grund umgehend, ob der Barcode auch vom Scanner gelesen werden kann. Wir empfehlen den Barcode nur in der Kopfzeile einzusetzen, da zumindest bei der hier verwendeten Schrift, ein Spacing nach unten geht, was dann zur Folge haben kann, dass der Barcode in den Daten angezeigt wird.

Seiteneinrichtung

Neben der Definition der Kopf und Fußzeile können auch die Seitenränder definiert werden. Bleiben die Werte auf 0 gestellt, so werden keine Änderungen am Dokument vorgenommen. Werden Werte größer 0 eingetragen, so werden diese auf das Dokument angewandt. Die Werte sind in Pixel. Je nach Layout der Kopf und Fußzeile sollten diese Werte eingestellt werden und werden auf alle Dokumente angewandt.

Demo 1

Kopfzeile links: Logo in 20 Pixel Größe
Kopfzeile mitte: Code und Titel. Titel wird automatisch umgebrochen
Kopfzeile rechts: Barcode
Fußzeile links: Erstellt, Geprüft, Freigeben (mehrzeilig)
Fußzeile mitte: Ordner
Fußzeile rechts: Versionsnummer und Seitenangaben.