Version 14.1

Hier finden Sie Informationen zur aktuellen Version 14.1. Folgende Änderungen und Neuerungen sind in der Version 14.1 eingeflossen.

Berechtigungsmatrix

Bei den "Servereinstellungen - Zugangseinstellungen" kann nun eine Berechtigungsmatrix erstellt werden. Damit können leichter die Berechtigungen für die einzelnen Sicherheitsstufen verglichen und angepasst werden. Die Matrix wird unabhängig vom Programm geöffnet, sodass man einfach Änderungen vornehmen kann und mit "Aktualiseren" die Matrix neu erstellen kann. Weiters kann man die gesamte Matrix in ein MS Excel Dokument exportieren.

MS Word Kopf und Fußzeile

Ab dieser Version können der Verteiler des Dokumentes und Funktion bzw Position des Erstellers, Prüfers und Freigebenden in den Word Dokumenten angezeigt werden. Die entsprechenden Felder entnehmen Sie bitte hier.

MS Excel Kopf und Fußzeile

Ab dieser Version können Funktion bzw Poition des Erstellers, Prüfers und Freigebenden in den Excel Dokumenten angezeigt werden. Die entsprechenden Variablen sind @cpos, @apos und @ppos die in den Servereinstellungen eingetragen werden müssen. Weitere Informationen finden Sie hier.

Berechtigungsmatrix für Benutzer

In der Benutzerliste ist ebenfalls eine neue Funktion hinzugekommen, mit der man eine Berechtigungsmatrix für Benutzer erstellen kann. Hier können Sie mehrere Benutzer wählen und die Sicherheitseinstellungen vergleichen. Wählen Sie keinen konkreten User aus, so wird für alle in der Liste eine entsprechende Übersicht erstellt, was bei einer größeren Anzahl von Benutzern länger dauern kann.

Anzeige des Ordnerpfades

Die Anzeige des Ordnerpfades über der Dokumentenliste hat es schon mal gegeben, war aber seit der Reimplementierung noch nicht vorhanden, da wir diese recht erst neu entwickeln mussten und das nicht Priorität hatte. Ab dieser Version ist diese nun wieder verfügbar und kann über die Benutzereinstellungen aktiviert werden. Es besteht die Möglichkeit, dass die Art der Anzeige in den kommenden Versionen noch geändert wird, da wir noch nicht zu 100% damit zufrieden sind. V.a. bei langen Pfaden, die länger als der vorhande Platz sind, muss wahrscheinlich noch optimiert werden.

Speed tipp

Seit der Neuimplementierung war der Speed tipp, der erscheint, wenn man die Maus über das Dokumentenicon stellt, nicht verfügbar. Das wurde in dieser Version wiederum aktiviert.

Mehrfachfreigabe

Bei der Mehrfachfreigabe können nun durch einen Klick auf die Bezeichnung "Gültig von/bis" die Datumseinstellungen zurückgesetzt werden.

Arbeitsdokumente in Statussuche

Wird in der einfachen und der erweiterten Suche nach Dokumenten mit einem bestimmten Status gesucht, so werden nun nicht mehr die Arbeitsdokumente in das Suchergebnis miteinbezogen.

Geöffnete Dokumente im Vordergrund

Immer wieder kommt es vor, dass Dokumente nicht im Vordergrund sondern hinter dem DLS geöffnet werden oder wenn z.b. das MS Word zuerst minimiert wurde, dass dann auch ein weiteres Dokument minimiert geöffnet wird und man zuweilen nicht mitbekommt, dass das Dokument geöffnet wurde. Wir hoffen nun, dass wir das Problem nachhaltig lösen konnten und ein geöffnetes Dokument immer in den Vordergrund gehoben wird.

Verteiler in Dokumenten

Ab dieser Version ist es nun auch möglich den gesamten Verteiler in die Dokumente zu übertragen. Das wurde auf Kundenwunsch umgesetzt. Wir weisen nur darauf hin, dass, wenn man sich hierzu entschließt, die Informationen immer an die Office Dokumente gesendet werden müssen, wenn sich der Verteiler ändert. Es muss auch darauf hingewiesen werden, dass aufgrund der technischen Gegebenheiten maximal 250 Zeichen übertragen werden können. Ist der Verteiler größer, so wird er abgekürzt. Die Anzeige erfolgt in der Art, dass zuerst die Verteilergruppen und danach die Einzelkontakte angezeigt werden, also jene Personen, die nicht über eine Gruppe im Verteiler sind.

Mehrfachbearbeitung von Dokumenten

Bisher war es nur möglich, dass Administratoren die Eigenschaften von mehreren Dokumenten auf einmal ändern konnten. Um auch anderen Benutzern diese Möglichkeit zu geben wurde die Möglichkeit eingearbeitet, die Berechtigung über die Sicherheitseinstellungen zu vergeben.

Dokumententyp zurückstellen

Die Möglichkeit einen bereits vergebenen Dokumententyp für ein Dokument zu löschen oder zurück zustellen war oft mit einigen Schwierigkeiten verbunden. Aus dem Grund wurde ein Popup Menü eingeführt, mit dem es nun einfacher ist, den Dokumententyp wieder zu entfernen.

Doppelklick in Dokumentenliste

Führt man nun bei einem Arbeitsdokument in der Dokumentenliste einen Doppelklick aus, so wird gleich der Entwurf geöffnet, auch wenn man keine Funktion in dem Dokument hat, da ja davon auszugehen ist, dass bei einem Arbeitsdokument immer der Entwurf gewünscht wird.

Bildanzeige bei Bilderordner

Die Bilderanzeige bei Bilderordner wurde überarbeitet. Neben den Pfeiltasten für die Navigation durch die Bilder wurden folgende Optionen hinzugefügt:

1. Bild kann lokal als Kopie gespeichert werden.
2. Bild kann per MS Outlook versendet werden (So MS Outlook installiert)
3. Bild kann in dem Standardbildbetrachtungsprogramm betrachtet werden.
4. Bild kann mit Drag&Drop gleich in ein Mailprogramm oder auf den Desktop etc. eingefügt werden

Statistiken bzw. Übersichtslisten zur Restrukturierung

Mit dieser Version wird es auch für Administratoren Werkzeuge geben, die es einfacher machen sollen, sich einen Überblick zu verschaffen wer Zugriff auch welche Ordner und Dokumente hat und welche Standardvorgaben bei den Ordnern und Dokumenten eingestellt sind. Weitere Informationen folgen in Kürze.

Dokumentenvorlagen

Bei den Dokumentenvorlagen wurden folgende Punkte umgesetzt.

1. Wurde ein Datenbankfehler behoben, der auftrat, wenn man direkt in den Vorlagen ein Dokument kopieren wollte und der Vorlage kein Ordner zugewiesen war.
2. Wenn man in den Dokumentenvorlagen die Suchen/Filter aufruft, so wird nur mehr in den Vorlagen gesucht.
3. Ein Fehler wurde behoben, wenn man aus den Dokumentenvorlagen direkt ein neues Dokument erstellt hat. Hier konnte es vorkommen, dass die Parameter von der Vorlage nicht richtig übernommen wurden.