Hier wird beschrieben, wie für MS Word Dokumente die Kopf und Fußzeile eingestellt werden kann. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Bei den MS Word Dokumenten werden die Informationen über Ersteller, Prüfer, Freigebenden etc. über Felder angezeigt. Die Felder können frei im Dokument plaziert werden. Hier wird der Vorgang mit MS Word 2010 beschrieben.
Einfügen der Feldinformationen in das Word Dokument
Klicken Sie auf die Stelle im Dokument, an der ein Feld eingefügt werden soll. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Feld.
Wählen Sie in der Liste Kategorien die Kategorie DocProperty aus. Auf der rechten Seite unter <Eigenschaft> finden Sie alle verfügbaren Felder. Wählen Sie dad gewünschte Feld und klicken Sie auf <OK>. Das Feld wird an der gewählten Stelle eingefügt.
Gültige Felder ab Version 14.1
Neu:
DLSCreatorPosition
Funktion bzw Position des Erstellers
DLSApproverPosition
Funktion bzw Position des Prüfers
DLSApprover2Position
Funktion bzw Position des zweiten Prüfers
DLSPublisherPosition
Funktion bzw Position des Freigebenden
DLSCCList
Verteiler des Dokumentes
Bisher schon verfügbar
DLSTitle
Bezeichnung des Dokumentes
DLSnewVersNr
Aktuelle Version des Dokumentes
DLSoldVersNr
Versionsnummer der Vorversion
DLSCode
Dokumentencode
DLSCreator
Ersteller des Dokumentes
DLSNewCreated
Datum der Erstellung
DLSOldCreated
Datum der Erstellung der Vorversion
DLSApprover
Prüfer des Dokumentes
DLSApproved
Datum der Prüfung
DLSPublisher
Freigebender des Dokumentes
DLSPublished
Datum der Freigabe
DLSPrePublisher
Vorfreigebender des Dokumentes
DLSPrePublished
Datum der Vorfreigabe
DLSValidFrom
Gültig von (ab wann das Dokument gültig ist)
DLSValidTo
Gültig bis (bis wann das Dokument gültig ist)
DLSFolderPath
Gesamter Pfad des Dokumentes
DLSBarCode
Barcode mit der ID und Versionsnummer des Dokumentes
DLSFolder
Bezeichnung des Ordners in dem das Dokument gespeichert ist
DLSHistory
Letzter Änderungsgrund des Dokumentes
DLSProcess
Prozess des Dokumentes
DLSBarcode
Barcode für das Dokument
DLSDocTypeShort
Dokumententyp kurz (z.B. AA, FB, VO, HB)
DLSDocTypeLong
Dokumententyp lang (z.B. Arbeitsanweisung, Formblatt, Handbuch)
Um die Felder im Dokument anzuzeigen markieren Sie das gesamte Dokument und drücken Sie <Umschalt+F9> Dann werden dei Felder mit ihrem Bezeichner angezeigt. Drücken Sie nur F9 um die Felder zu aktualisieren. Ein Dokument mit allen verfügbaren Feldern finden Sie hier zum Download. Damit können Sie die Felder auch einfach in Ihr Dokument kopieren.