Ab 06/2016 können Sie auch im Webinterface nach Ordnern suchen. Klicken Sie dazu im neu erstellten Menü auf die Schaltfläche „Ordner suchen“. Es öffnet sich ein neues Fenster indem Sie einen Suchbegriff eingeben können. Geben Sie den Suchbegriff ein und klicken Sie auf den Button „Suchen“. In der Liste darunter werden die Ergebnisse angezeigt. Wenn Sie auf einen Eintrag im Ergebnis klicken, dann wird im darunterliegenden Browserfenster der Ordner geöffnet und die Dokumente angezeigt. Schließen Sie das Suchfenster.

Die Dokumente der Unterordner konnten schon in früheren Versionen angezeigt werden, wurden aber ab 6/2016 verlegt. Mit der Funktion können Sie einen Ordner anklicken und wenn Sie diese Funktion aktivieren, dann werden alle Dokumente des gewählten Unterordner angezeigt, um einen besseren und schnelleren Überblick zu bekommen. Wenn Sie die Funktion aktivieren, dann ändert sich das Icon und mit einem weiteren Klick wird diese Funktion wieder deaktiviert.

Ab 06/2016 können Sie auch im Webinterface auch die virtuellen Ordner verwenden. Virtuelle Ordner sind gespeicherte spezielle Abfragen, die entweder vorgegeben sind, oder vom Benutzer über den Windows Client erstellt werden können. Klicken Sie dazu im neu erstellten Menü auf die Schaltfläche  „Virtuelle Ordner“. Es öffnet sich ein neues Fenster indem die virtuellen Ordner angezeigt werden. In der angeführten Liste werden neben der Bezeichnung des virtuellen Ordners auch angezeigt, ob es ein allgemein gültiger virtueller Ordner ist (System), oder vom Benutzer über den Windows Client erstellt wurde. Wählen Sie einen Eintrag aus der Liste und klicken Sie auf das Icon vor dem Listeneintrag. In dem darunterliegenden Browserfenster werden die Dokumente angezeigt. Nun können Sie entweder einen anderen Eintrag wählen, oder das Fenster schließen. Die virtuellen Ordner können hier noch nicht manipuliert werden. Es können also keine neuen erstellt werden oder vorhandene gelöscht werden.

Filter aufheben

Die Ansicht ist aktiv, bis Sie auf "Filter aufheben" klicken. Wenn Sie also einen andern Ordner anklicken, dann werden dennoch die Dokumente aus dem virtuellen Ordner angezeigt. Erst mit einem Klick auf den Button "Filter aufheben" werden die Dokumente wieder in der normalen Ansicht angezeigt.

Ab 06/2016 können Sie auch im Webinterface die erweiterte Suche verwenden. Mit der erweiterten Suche können Sie nach mehreren Suchbegriffen in verschiedenen Feldern suchen. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie die Suchabfrage definieren können.

• Feld: Wählen Sie hier das Feld aus, in dem Sie suchen wollen. Sie können entweder aus der Liste wählen, oder per Tastatur eingeben.
• Operand: Wählen Sie hier den Operanden aus, mit dem gesucht werden soll. Der Operand ist abhängig vom Feld, in dem gesucht werden soll.  Also ja nach Feld können hier unterschiedliche Optionen angezeigt werden.
• Suchtest: Geben Sie hier den Begriff ein, nachdem Sie suchen wollen.

Mit den Button "Speichern" wird die Zeile gespeichert. Mit "Zurücksetzen" können Sie die Eingabe löschen, solange Sie diese nicht gespeichert haben. Sollten Sie die Eingabe bereits gespeichert haben, so können Sie die Zeile mit einem Klick auf das Minus vor der Zeile die Zeile löschen. Mit einem Klick auf den Button "Alles löschen" werden alle Zeilen gelöscht und die Suche kann neu gestartet werden. Mit den Button „Filter anwenden“ werden im darunterliegenden Browserfenster die entsprechenden Dokumente angezeigt. Sie können nun das Fenster schließen, oder die Suche verfeinern oder ändern und dann schließen Weitere Optionen:

• Archiv einschließen: Mit dieser Option werden auch die archivierten Dokumente angezeigt, die der Suche entsprechen.
• Referenzen oder Links ausblenden: Je nach Installation wird „Referenzen ausblenden“ oder „Links ausblenden“ angezeigt. Wird diese Option angeklickt, so werden interne Verknüpfungen ausgeblendet und in der Ergebnisliste der Dokumente nicht angezeigt.

Filter aufheben

Die Ansicht ist aktiv, bis Sie auf "Filter aufheben" klicken. Wenn Sie also einen andern Ornder anklicken, dann werden dennoch die Dokumente aus dem virtuellen Ordner angezeigt. Erst mit einem Klick auf den Button "Filter aufheben" werden die Dokumente wieder in der Normansicht angezeigt.

Bevor Sie im Webinterface arbeiten können,  müssen Sie sich einloggen. Dazu brauchen Sie Benutzername und Passwort. Wenn Sie diese Daten nicht haben, so können Sie sich diese zusenden lassen, indem Sie den entsprechenden Link anklicken. Haben Sie die Daten, so geben Sie diese ein und bestätigen Sie mit "Login" Zusätzlich können Sie auch die Option anklicken, dass sich das System die Zugangsdaten merkt, dann müssen Sie diese Daten nicht bei jedem Aufruf eingeben.

Wenn Sie die Zugangsdaten nicht haben, dann können Sie sich diese zusenden lassen, indem Sie ihre Mail Adresse eingeben und auf „Senden“ klicken. Prüfen Sie dann das Postfach in Ihrem E-Mail Programm nach einer entsprechenden Mail. Sollten Sie innerhalb von 20 min. nichts bekommen, prüfen Sie vielleicht auch Ihren Spam Ordner. Sollte das auch nicht erfolgreich sein, so wenden Sie sich an einen Kollegen mit „Admin“ Berechtigung, der kann Ihnen diese Daten auch geben bzw auch ihr Passwort zurückstellen.

In der einfachen Suche nach Dokumenten (oder Filter) haben Sie 2 Dropdown Boxen, ein Eingabefeld und 2 Schaltflächen.

• In der ersten Dropdown Box können Sie auswählen, ob Sie im aktuellen Ordner oder in allen Ordnern suchen wollen.
• In der zweiten Dropdown Box können Sie das Feld wählen, in dem Sie suchen wollen.
• In dem Eingabefeld geben Sie den Suchbegriff ein, nach dem Sie suchen wollen.
• Mit der Schaltfläche „Filter setzen“ wird die Suche ausgeführt.
• Mit der Schaltfläche „Filter aufheben“ wird der Filter aufgehoben und es werden die Dokumente wieder dem Verzeichnis entsprechend angezeigt. Die „Filter aufheben“ ist auch dann zu verwenden, wenn Sie einen virtuellen Ordner aufgerufen haben, oder über die "erweiterte Suche" einen Filter gesetzt haben.

Die Option, das bei einem Wechsel des Ordners, der Filter aufgehoben wird, wie es im Windows Client möglich ist, gibt es hier noch nicht.

 

In der Dokumentenliste werden folgende Informationen angezeigt:

• Status: Zeigt an, welchen Status das Dokument aktuell hat (Entwurf, Freigegeben etc.)
• Version: Aktuelle Versionsnummer
• Freigegeben: Wann das Dokument freigegeben wurde
• Dokumentencode: Code des Dokumentes. Je nach Installation kann hier auch eine andere Bezeichnung stehen.
• Dok. Typ: Ist Dokumententyp, der anzeigt, ob von welchem Typ das Dokument ist. (Verfahrensanweisung, Arbeitsanweisung etc)
• Titel: Titel (Bezeichnung des Dokumentes). Der Titel des Dokumentes ist mit den Eigenschaften des Dokumentes

Symbole in der Dokumentenliste:

	PDF: Wenn diese Symbol angezeigt wird, dann wurde ein PDF von der freigegeben Version des Dokumentes erstellt. Klicken Sie auf das Symbol, um das PDF Dokument aufzurufen.
	Kommentare: Wird dieses Symbol angezeigt, so sind Kommentare zu dem Dokument vorhanden. Klicken Sie auf das Symbol, um die Kommentare anzuzeigen.
	Links: Wird dieses Symbol angezeigt, dann sind weiterführende oder aufrufende Dokumente vorhanden. Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Links anzuzeigen und die weiterführenden Dokumente zu betrachten.
	Dokumente: Diese Symbol wird abhängig vom der Art des Dokumentes angezeigt. Also ob es sich bei dem Dokument um ein Word, Excel, Powerpoint etc. handelt. Klicken Sie auf das Icon, um die freigegebene Version des Dokumentes zu öffnen.

Funktionen:

• Dokument öffnen: Durch einen Klick auf das Dokumenten-Icon können Sie das Dokument öffnen
• Eigenschaften öffnen: Durch einen Klick auf den Dokumententitel können Sie die Eigenschaften öffnen, so Sie die Berechtigung haben.
• Sortierung: In den Tabellenüberschriften können Sie auch die Sortierung der Liste ändern. Klicken Sie einfach auf die kleinen Pfeile.

Die Dokumenteneigenschaften werden in einem eigenen Fenster geöffnet. In dem Fenster gibt es ein eigenes Menü mit folgenden Funktionen.

• Eigenschaften: Zeigt die allgemeinen Informationen zum Dokument an und Sie können hier ebenfalls die Dokumente öffnen und betrachten.
• History Chart: Zeigt die Vorversionen des Dokumentes an und Sie können diese hier ebenfalls betrachten.
• Kommentare: Listet, so vorhanden Kommentare zu dem Dokument an und Sie haben hier auch die Möglichkeit einen neuen Kommentar zu einem Dokument zu erstellen.
• Links: Zeigt an, ob es weiterführende oder aufrufende Dokument zu einem Dokument gibt. Änderungen können hier keine vorgenommen werden.
• Mails: Zeigt die versendeten Mails zu einem Dokument an. Sie haben hier auch die Möglichkeit das Dokument per Mail zu versenden.
• Ereignisse: Zeigt eine Übersicht mit allen Ereignissen zu dem Dokument an. Also unter anderem wann ein Dokument erstellt, bearbeitet, betrachtet wurde.
• CC-List: Zeigt den Verteiler zu einem Dokument an. Sie können hier sehen, wer Zugriff zu einem Dokument hat und das Dokument betrachten kann. Änderungen können hier keine vorgenommen werden.
• Änderungsanträge: Zeigt eine Liste mit allen Änderungsanträgen zu einem Dokument an. Sie haben hier auch die Möglichkeit einen Änderungsantrag zu erstellen, der denn in die neue Version einfließen kann.

Symbole in den Eigenschaften:

	PDF öffnen: Wenn diese Symbol angezeigt wird, dann wurde ein PDF von der freigegeben Version des Dokumentes erstellt. Klicken Sie auf das Symbol, um das PDF Dokument aufzurufen.
	Dokument öffnen: Klicken Sie dieses Symbol an, wenn Sie die freigegebene Version des Dokumentes betrachten wollen.
	Entwurf öffnen: Mit dieser Funktion können Sie den Entwurf des Dokumentes betrachten, ohne es auszuchecken und wieder einchecken zu müssen.
	Checkout: Mit dieser Funktion können Sie das Dokument auschecken. Aber Achtung: "Einchecken" ist weniger kompfortabel, als im Windows Client. Sie sollten das Dokument nur auschecken, wenn Sie wirklich Änderungen vornehmen wollen und müssen. Nur zum Prüfen des Dokumentes sollten Sie besser "Entwurf betrachten" wählen.

Funktionen:

	Prüfen: Wenn in den Servereinstellungen Prüfen über das Webinterface aktiviert ist, dann können Sie das Dokument hier prüfen und zum nächsten Prüfer oder Freigebenden senden. Bei Office Dokumente wird dieser Schritt aber nicht in das Office Dokument übertragen. Das passiert erst dann, wenn über den Windows Client das Dokument wieder ausgecheckt wird. Hintergrund dafür sind technische Gründe.
	Zurückweisen: Ananlog zum Prüfen, können Sie das Dokument auch zurückweisen, wenn es Fehler enthält oder nicht den Vorgaben entspricht.

Unter „History Chart“ werden die Vorversionen des Dokumentes angezeigt. Die Anzeige erfolgt nur in einer Übersicht. Details können zur Zeit keine angezeigt werden. Durch einen Klick auf das Symbol in der ersten Spalte haben Sie die Möglichkeit die Vorversion des Dokumentes zu öffnen und zu betrachten.

Unter "Kommentare" können Sie die Kommentare und Anmerkungen zu einem Dokument betrachten und  solche auch erstellen. Um einen neuen Kommentar zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Eintrag". Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie in einem Feld Text eingeben können.  Mit "Speichern" wird der Kommentar gespeichert und Sie kommen wieder zur Übersicht.

In den Mails können Sie sehen, welche Mails zu dem Dokument versendet worden sind. Mit einem Klick auf das Kuvert - Symbol können Sie sich die Details zu der Mail ansehen. Um das Dokument per Mail zu senden klicken Sie auf "Neuer Eintrag".

Dokument per Mail versenden:

Um ein Dokument per Mail zu versenden klicken Sie in den Mails zu dem Dokument auf „Neuer Eintrag“. Damit öffnet sich ein neues Fenster. Unter „Senden an“ sind schon alle Mail Adressen der Personen im Verteiler angeführt. Das ist eine Liste in einem Textfeld. Unter Einstellungen können Sie noch entscheiden, ob Sie das Dokument in dem Mail anhängen wollen. Das ist v.a. dann sinnvoll, wenn die Mail an Personen geht, die keinen Zugang zum System haben. Des Weiteren können Sie noch „Empfangsbestätigung anfordern“ aktivieren. Dann bekommen Sie vom E-Mailsystem eine Rückmeldung, ob die Mail zugestellt werden konnte und gelesen wurde. Bestätigen Sie mit "Senden" wenn die Mail geschickt werden soll. Das Versenden selbst läuft asynchron. Das heißt es kann bis zu 20 min. dauern, bis die Mail verschickt wird.

Im Verteiler wird angezeigt, wer über den Verteiler Zugang zu dem Dokument hat. Es kann sein, dass ein Name öfter vorkommt, da eine Person über verschiedene Verteilergruppen Zugang zu einem Dokument haben kann. Zusätzlich wird noch angezeigt, welche Funktion die Person zuletzt bei dem Dokument ausgeführt hat. Änderungen am Verteile können hier keine vorgenommen werden. Dafür müssen Sie den Windows Client verwenden.

Unter "Links" werden  "Weiterführende Dokumente" und "Aufrufende Dokumente" angezeigt. In der Liste wird neben dem Dokumententitel, dem Code und der Versionsnummer wird auch das Icon des Dokumentes angezeigt. Durch einen Klick auf dieses Icon kann man das weiterführende Dokument öffnen und betrachten. Klickt man auf den Dokumententitel werden die Links dieses Dokumentes in einem neuen Fenster angezeigt.

In der Übersicht "Tasks" werden alle Aufgaben angezeigt, die ein Benutzer im Bereich der Dokumente hat. Also ob Dokumente zu prüfen sind, ob Dokumente freizugeben sind etc. Die Dokumententasks können auf verschiedene Arten aufgerufen werden.

• Über das neu eingeführte Buttonmenü
• Rechts oben in der Kopfzeile der Seite wird die Anzahl der offenen Tasks angezeigt. Aus diesen Eintrag können Sie ebenfalls klicken.
• Im Menü "Dokumente" gibt es ebenfalls einen Eintrag "Tasks"

Wurden die Tasks aufgerufen, so wird eine Liste mit allen offenen Tasks für den Benutzer in der Dokumentation angezeigt. Wenn Sie auf das Icon in der ersten Spalte klicken, so wird der aktuelle Entwurf des Dokumentes geöffnet. Klicken Sie auf den Dokumententitel, so werden die Dokumenteneigenschaften geöffnet und Sie können den Task ausführen. Es ist zu beachten, dass nicht alle Tasks über das Webinterface ausgeführt werden können. Zur Zeit können über das Webinterface folgende Tasks ausgeführt werden:

• Dokument prüfen
• Dokument zurückweisen
• Dokumententest ausführen
• Benutzerdefinierten Dokumententask ausführen (in dem Fall öffnet sich ein anderes Fenster)

Wurde ein Task ausgeführt, so kann es vorkommen (ja nach Browser), dass die Liste nicht automatisch aktualisiert wird. Aktualisieren Sie diese im Bedarfsfall manuell.

Ist die Option Dokumentenupload aktivieren" in den Servereinstellungen aktiviert, dann können über das Webinterface neue Dokumente hochgeladen werden.
Von Vorteil kann das sein, wenn man einem Geschäftspartner einen Zugang gibt und dieser große Dateien oder Spezifikationen gleich direkt einspielen kann. Für jeden Benutzer kann in den Benutzereinstellungen ein Pfad angegeben werden, in das die Dokumente eingespielt werden sollen. Wird ein Dokument hochgeladen, so werden die Personen, die im Verteiler voreingestellt sind per Mail verständigt. Diese können danach das Dokument weiter bearbeiten oder in einen anderen Ordner verschieben. Um ein Dokument hochzuladen, klicken Sie auf "Datei wählen". Geben Sie danach einen Titel für das Dokument an. Zusätzlich können Sie auch noch einen Dokumentencode angeben. Unter "Anmerkungen" haben Sie ein Feld, in dem Sie freien Text erfassen können. Dieser Text wird in der Mail, die die anderen Benutzer erhalten, mitgeschickt. Klicken Sie nach dem Erfassen der Daten auf "Senden". Der Upload Prozess wird gestartet. Bei größeren Dokumenten wird ein Balken angezeigt, der Ihnen anzeigt, wie viel Prozent des Dokumentes hochgeladen ist. Schließen Sie dieses Fenster nicht, da sonst der Prozess abgebrochen wird. Nach dem Abschluss ist das Dokument im System und Sie sollten es auch in Ihrer Liste sehen können.

In den Servereinstellungen zum Webinterface können Sie einige Einstellungen vornehmen, die nur das Webinterface betreffen. Sie müssen Admin Berechtigung haben, um diese Einstellungen ändern zu können.

• IP blockieren nach ungültigen Anfragen: Gibt an, nach wie viel Anfragen und Aufrufen von Dokumenten auf die der Benutzer keine Berechtigung hat, die IP den Benutzers blockiert werden soll.
• Blockierte Erweiterungen: Das sind ebenfalls Sicherheitseinstellungen. Hier wird definiert, welche Erweiterungen nicht über das Webinterface geöffnet werden dürfen, da diese Dateitypen negative Auswirkungen auf die Sicherheit haben können.
• Dokumentenupload aktivieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, dann können die User neue Dokumente über das Webinterface einspielen. Beim Benutzer kann eingestellt werden in welches Verzeichnis dieses Dokument eingespielt werden sollen. Somit kann für jeden Benutzer ein eigenes Upload Verzeichnis angegeben werden.
• Login für das Laden von Dokumenten: Ist diese Option aktiviert, dann muss der Benutzer eingeloggt sein, bevor er ein Dokument öffnen kann.
• Checkout, Checkin und Prüfen aktivieren: Ist diese Option aktiviert dann können Dokumente über das Webinterface geprüft und ausgecheckt werden.

Im Menü unter Einstellungen finden Sie den Menüpunkt "Passwort ändern". Wenn Sie diesen Punkt aufrufen finden Sie eine Maske in der Sie Ihr Passwort ändern können. Geben Sie das alte und das neue Passwort ein und bestätigen Sie noch mal das neue Passwort. Bestätigen Sie mit "Speichern". Wenn Sie das Passwort über den Webclient ändern, so ändern Sie auch das für den Windows - Client. Selbiges gilt natürlich auch in die andere Richtung.

Unter Benutzereinstellungen finden Sie einige Informationen über das System und zu Ihren Benutzerinformationen. Zusätzlich können Sie unter Einstellungen definieren, ob Sie archivierte Dokumente angezeigt bekommen wollen, oder ob diese in der Dokumentenanzeige ausgeblendet werden sollen.

Wenn diese Funktion über die Servereinstellungen aktiviert ist, dann können Sie über das Webinterface auch Dokumente auschecken. Aber bitte beachten Sie, dass hier einiges mehr zu bedenken ist, als wenn Sie das Dokument über den Windows Client auschecken. Sie müssen, wenn Sie das Dokument über das Webinterface auschecken immer darauf achten, dass die 17- stellige ID beim Speichern im Dateinamen bleibt. Das ist ein Sicherheitsfeature, damit sich gestellt werden kann, dass Sie das richtige Dokument nach dem Bearbeiten auch wieder einchecken und nicht versehentlich ein falsches Dokument einzuchecken versuchen. Sie können ein Dokument auch nur dann auschecken, wenn Sie eine Funktion bei dem Dokument haben. Also entweder Ersteller oder Prüfer sind. Wenn Sie also "Checkout" klicken und sich das Dokument gleich in der Office Anwendung öffnet, so stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument beim Speichern nicht umbenennen und den Dateinamen so belassen wie er vorgeschlagen wurde. Nach dem Auschecken wird die Option in der Maske auf "Checkin" geändert.
Wenn Sie mit der Bearbeitung des Dokumentes fertig sind, so können Sie das Dokument wieder einchecken, indem Sie auf den Button "Checkin" klicken. Es erscheint eine Maske bei der Sie das Dokument von der Festplatte wählen können. Wie schon erwähnt muss beim "Checkin" das Dokument die ID im Dateinamen haben. Wenn Sie das richtige Dokument gewählt haben, so bestätigen Sie mit "Senden". Das Dokument wird wieder eingecheckt und nach erfolgreicher Verarbeitung mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.