Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Haben Sie einen Ordner als Bilderordner definiert, so können Sie die Bilder zuerst runter rechnen lassen (verkleinern). Geben Sie hier die maximale Breite und maximale Höhe ein. Wenn Sie dann Fotos per Drag&Drop importieren, werden diese automatisch verkleinert. Ist der Ordner nicht als Bilderordner definiert, so haben die Einstellungen hier keinen Einfluss auf den Import. In dem Fall werden sie in Originalgröße importiert. Unter Set-Bezeichnung können Sie noch einen Text eingeben, der beim Import dem Dateinamen vorangestellt wird.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Ansicht der Dokumente

• Archivierte Ordner und Dokumente anzeigen: Blendet archivierte Ordner im Ordnerbaum und Dokumente in der Dokumentenliste ein oder aus. Damit können Sie archivierte Ordner und Dokumente komplett ausblenden, um ihr System schlanker halten. Laden Sie den Verzeichnisbaum neu (F5), um Änderungen, ohne einen Neustart des Programms zu sehen.
• Dokumente der Unterordner in Liste anzeigen: Speichert eigentlich nur die Einstellung von "Folder View" - also ob die Dokumente der Unterordner angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
• Dokumente als PDF betrachten: Öffnet bei einem Doppelklick auf den Eintrag in der Dokumentenliste das Dokument als PDF, wenn ein solches erstellt wurde und nicht das Office Dokument.
• Speed Tipps in den Dokumentenliste anzeigen: Zeigt eine Infobox mit zusätzlichen Informationen zum Dokument an, wenn man den Mauszeiger über das Icon zum Dokument stellt
• Icongröße: Hier kann eingestellt werden, ob die Icons in der Dokumentenliste klein (16px) sein sollen, oder ob die Größe aus den Windows Einstellungen übernommen werden soll.

Ordner

• Ordner mit den Dokumenten verschieben: Zeigt bei Suchergebnissen, die sich über mehrere Ordner erstrecken immer den Ordner im Verzeichnisbaum an, in dem sich das Dokument befindet.
• Dokumente der Unterordner in Liste anzeigen: Muss eigentlich nicht gesetzt werden, da dies über die entsprechende Funktion im Programm aktiviert werden kann
• Mit geschlossenen Ordnern starten: Normalerweise wird gespeichert, welche Ordner beim Verlassen des Programms geöffnet waren. Hier kann man konfigurieren, dass das nicht gespeichert werden soll und die Ordner immer geschlossen - also ohne die Unterordner - angezeigt werden sollen
• Ordnerpfad in der Dokumentenliste anzeigen: Zeigt in der Dokumentenliste den Verzeichnispfad an, in dem sich das aktuelle Dokument befindet. Erhöht die Übersicht, wirkt sich aber auf die Geschwindigkeit negativ aus.

Verschiedenes

• Überarbeitungsmarkierungen im Dokument zurücksetzen: Bei der Freigabe von Dokumenten können die Überarbeitungsmarkierungen von MS Word Dokumenten zurückgesetzt werden. Hier können Sie voreinstellen, ob dies standardmäßig der Fall sein soll.
• Dokumente beim Einchecken auf Änderungen überprüfen: Das kann eine sehr lästige Option werden. Wenn Sie ein Dokument auschecken - nicht ändern - und wieder einchecken, dann kommt eine entsprechende Meldung, dass das Dokument nicht verändert wurde. Diese Meldung war nach einem Problem mit einem Kunden leider notwendig. Sie könne diese Meldung aber deaktivieren, sodass diese nicht mehr angezeigt wird. Es sei denn Sie neigen auch dazu Dokumente, die über das DLS ausgecheckt wurden zu ändern und dann am Desktop oder ähnlichem abzuspeichern.
• MS Office Dokumente über OLE öffnen: Deaktivieren Sie diese Option, wenn es beim Betrachten von Dokumenten zu Problemen kommt.
• QM - Info senden an MS Office Dokumente deaktivieren: Diese Option ist dann notwendig, wenn Sie Dokumente prüfen und freigeben wollen, aber kein MS Office am Computer installiert haben.

Neue Version

Bei "Neue Version" können Sie einstellen, ob bei der Erstellung einer neuen Version zu einem Dokument, das Dokument gleich zum Bearbeiten ausgecheckt wird. Des weiteren können Sie angeben, ob bei MS Word, die Überarbeitungsmarkierungen gesetzt werden sollen. Also die Änderungen im MS Word Dokument markiert werden sollen.

Checkout - Checkin

• Entwurf sichern vor erneutem Checkout: Haben Sie diese Option aktiviert, so werden in dem Unterverzeichnis der Entwürfe in dem Verzeichnis "Backup" Sicherungskopien angelegt, jedes mal, wenn Sie ein Dokument auschecken.
• Auschecken bei Doppelklick: Gibt an, ob das Dokument ausgecheckt wird, wenn es 1tens in Überarbeitung, also nicht freigegeben, ist, und zum anderen Sie eine Funktion in der Prüflogik haben. Damit wird bei einem Doppelklick auf den Eintrag in der Dokumentenliste nicht die freigegebene Version, sondern das Dokument in Überarbeitung geöffnet. Ist dieser Eintrag deaktiviert, dann haben Sie nicht die Berechtigung diese Option zu aktivieren. Wenden Sie sich in dem Fall an einen Administrator, damit Sie diese Berechtigung bekommen.
• Dokumente beim Verlassen des Programms einchecken: Diese Option sollte eigentlich immer aktiv sein. Damit checkt das Programm alle Dokumente wieder ein, wenn Sie es beenden. Damit bleiben keine Dokumente ausgecheckt und gesperrt. Solange Sie nämlich ein Dokument ausgecheckt haben, kann es ein anderer nicht bearbeiten.

Dokumente

Folgende Optionen finden Sie im Bereich Dokumente

• Alle Ordner anzeigen: Standardmäßig sieht der Benutzer nur Ordner in den er auch Zugang zu Dokumenten hat. Admins sehen jedoch alle Ordner, aber auch nur Dokumente, bei denen sie auch im Verteiler sind. Wenn es bestimmte Benutzer oder Gruppen geben soll, die auch alle Ordner sehen sollen, dann kann diese Option hier aktiviert werden. Manchmal ist es auch von Vorteil diese Option bei bestimmten Benutzern oder Gruppen dann zu aktivieren, wenn eine Vielzahl von Ordnern gibt. (>30.000) Damit lässt sich der Ordneraufbau beschleunigen.
• Archivierte Dokument aktivieren
• Dokument - Kommentar anlegen: Damit kann der Benutzer einen Kommentar zu einem Dokument anlegen.
• Dokument als Vorlage definieren: Der Benutzer kann jedes beliebige Dokument zu einer Vorlage machen.
• Dokument bearbeiten (auschecken): Der Benutzer kann Dokumente zum Bearbeiten auschecken und auch wieder einchecken.
• Dokument drucken: Benutzer kann Dokumente aus dem DLS raus drucken. Achtung – Auch wenn diese Option nicht gewährt wird, so kann der Benutzer dennoch das Dokument aus der Zielanwendung gedruckt werden.
• Dokument exportieren: Benutzer kann eines oder mehrere Dokumente aus dem DLS exportieren. Hier kann man einschränkend agieren, da öfters von Kunden zu hören ist, dass sich Mitarbeiter alle Dokumente aus dem System exportiert haben. Übrigens wird der Export mitgeloggt und kann nachvollzogen werden.
• Dokument importieren: Benutzer kann bestehende Dokumente in das System importieren.
• Dokument in anderen Ordner verschieben
• Dokument kopieren
• Dokument löschen
• Dokument mit Drag und Drop importieren
• Dokument neu erstellen
• Dokument per Mail versenden
• Dokument reaktivieren: Berechtigt den Benutzer ein abgelaufenes oder zurückgezogenes Dokument zu reaktivieren und gültig zu setzen.
• Dokument zurückziehen: Berechtigt den Benutzer nicht mehr gültige Dokumente zurückzuziehen. Damit bekommt das Dokument den Status "zurückgezogen“ und die Benutzer können darüber informiert werden, dass das Dokument nicht mehr gültig ist.
• Dokumente archivieren: Berechtigt den Benutzer einzelne Dokumente über die Dokumenteneigenschaften zu archivieren. Diese Dokumente bekommen dann den Status "archiviert“
• Dokumente mit Drag und Drop freigegeben importieren: Ist diese Option aktiv, dann kann der Benutzer mit gedrückter Umschaltaste beim Import, die Dokumente gleich freigegeben importiert werden und müssen nicht mehr gelenkt werden. Wenn ein Benutzer also viele PDF Dokumente importiert, die nicht geprüft und freigegeben werden müssen, so ist es sinnvoll wenn der Benutzer die Möglichkeit hat, diese gleich freigegeben zu importieren.
• Dokumentendetails bearbeiten: Kann die Dokumenteneigenschaften öffnen und ändern.
• Dokumentenereignisse betrachten: Ist diese Option aktiviert, so kann der Benutzer die Dokumentenereignisse in den Dokumenteneigenschaften betrachten. Also er kann genau nachvollziehen, wer ein Dokument erstellt, gelesen, geprüft etc. hat
• Dokumentenliste drucken
• Dokumentenliste exportieren (MS Excel)
• Dokumentenvorlagen betrachten: Berechtigt den Benutzer in die Dokumentenvorlagen einzusehen und je nach weiterer Berechtigung auch zu bearbeiten
• Gesendete Mails einsehen: Berechtigt den Benutzer Einsicht über die gesendeten Mail zu einem Dokument zu nehmen.
• History Chart betrachten: Kann Übersicht der alten Versionen zu einem Dokument öffnen und auch die Dokumente betrachten.
• Kann checkout von Dokumenten von anderen Benutzern abbrechen: Mit dieser Berechtigung können Admins das Recht auch an andere übergeben, dass Dokumentencheckouts abgebrochen werden können. Damit können Dokumente, die von Benutzern gesperrt wurden, wieder bearbeitet werden. Aber hier immer Achtung: "Checkout abbrechen" kann immer auch Datenverlust bedeuten.
• Kann Datumsänderungen beim Prüfen und Freigeben vornehmen: Mit dieser Berechtigung können nicht nur Admins bei der Prüfung und Freigabe, Änderung am Aktionsdatum vornehmen.
• Kann Dokumente auschecken, auch wenn er nicht im Prüflauf ist: Wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind, können nur Personen, die im Prüflauf sind (Ersteller, Prüfer, Freigebender) das Dokument auschecken. Mit dieser Einstellungen kann man das Recht, ein Dokument auszuchecken, ausweiten.
• Kann Dokumente für andere prüfen und freigeben: Benutzer oder eine Gruppe kann berechtigt werden, Dokumente in Stellvertretung für einen anderen Benutzer zu prüfen oder freizugeben. Bisher war das Admins vorbehalten.
• Kann Dokumente ohne 4 Augenprinzip erstellen und lenken: Ist in den Servereinstellungen der Schalter "4 Augen Prinzip aktivieren" eingeschaltet, dann kann man eine Gruppe von Benutzern von dieser Einschränkung ausnehmen. Diese können dann Dokumente selbst Erstellen und Freigeben, ohne dass ein zweiter das Dokument geprüft hat.
• Kann Dokumentenentwürfe betrachten: Mit dieser Option kann der Benutzer Dokumentenentwürfe betrachten. Also er kann Sie nicht auschecken, aber er kann den aktuellen Entwurf lesen.
• Links bearbeiten: Kann die Links, aufrufende und weiterführende Dokumente, zu einem Dokument betrachten und diese Dokumente auch öffnen.
• Links betrachten: Kann die Links, aufrufende und weiterführende Dokumente, zu einem Dokument bearbeiten
• Mehrfachfreigabe von Dokumenten: Mit diese Option kann der Benutzer mehrere Dokumente auf einmal freigeben. Benötigt wird das zumeist, wenn man z.B. bemerkt, dass alle Bedienungsanleitungen nicht freigegeben importiert wurden und nun 100 Dokumente nicht freigegeben sind und diese nicht einzeln durchprüfen will.
• Mehrfachbearbeitung von Dokumenten: Ermöglicht einer Gruppe von Benutzern Einstellungen für mehrere Dokumente auf einmal vorzunehmen.
• Mehrfachfreigabe von Dokumenten: Ermöglicht einer Gruppe von Benutzern mehrere Dokumente auf einmal freizugeben.
• MS Office Tools: Berechtigt den Benutzer Zugriff auf die MS Office Tools, wo Dokumenten andere Vorlagen zugewiesen werden können, oder VBA - Makros auf Dokumente angewendet werden können.
• Neue Version abbrechen
• Neue Version erstellen: Berechtigt den Benutzer eine neuer Version zu einem Dokument zu erstellen.
• Ordner - Vorgabewerte bearbeiten: Berechtigt den Benutzer in den Ordnereigenschaften die Werte für Prüfer und Freigebenden, sowie die Voreinstellungen für den Dokumentenverteiler zu ändern.
• Ordner - Vorgabe benutzerdefinierte Tasks bearbeiten: Berechtigt die Gruppe in den Voreinstellungen für den Ordner Änderungen bei den benutzerdefinierten Tasks vorzunehmen. Wenn dann in dem Ordner ein neues Dokument erstellt wird, dann bekommt es automatisch den benutzerdefinierten Task zugewiesen.
• Ordner als Archiv markieren: Berechtigt den Benutzer ganze Ordnerbäume und die sich darin befindlichen Dokumente zu archivieren.
• Ordner anlegen, wenn in Sicherheitseinstellungen aufgenommen: Berechtigt den Benutzer neue Ordner anzulegen, wenn er in den Ordnereigenschaften im Register "Sicherheit" als vertrauenswürdig aufgenommen wurde.
• Ordner löschen: Berechtigt den Benutzer Ordner zu löschen, so sie keine Unterordner haben oder sich Dokument in dem Ordner befinden.
• Ordner neu anlegen
• Ordner umbenennen
• Ordner verschieben: Berechtigt den Benutzer einzelne Ordner oder ganze Bäume in einen andern Unterordner zu verschieben.
• Ordnereigenschaften betrachten
• Ordnerlayout ändern: Berechtigt den Benutzer in den Ordnereigenschaften im Register "Layout" Änderungen am Icon und an der Schriftfarbe vorzunehmen.
• PDF erstellen:: Berechtigt den Benutzer ein PDF von einem Office Dokument zu erstellen.
• QM- Info senden: Berechtigt den Benutzer Daten wie Erstellt, Geprüft und Freigegeben an das MS Office Dokument zu senden.
• Verteiler betrachten
• Verteiler ändern: Kann den Verteiler für ein Dokument ändern, damit andere Benutzer Zugriff zu dem Dokument bekommen oder der Zugriff entzogen wird.
• Verteiler für mehrere Dokumente ändern: Berechtigt den Benutzer den Verteiler gleich für mehrere Dokumente zu ändern.
• Vorlage auf freigeben Dokumente anwenden: Berechtigt den Benutzer geänderte Vorlagen auf freigegebene Dokumente anzuwenden. Wenn z.B. sich das Logo geändert hat und nicht alle Dokumente aus diesem Grund eine neue Version bekommen und geprüft und freigegeben werden sollen.

System

Folgende Optionen finden Sie im Bereich System

• Benutzerliste einsehen: Damit kann unterbunden werden, dass Benutzer die Benutzerliste mit den Usernamen etc. sehen. Im Normalfall braucht nur jene Person die zu sehen, die auch die Benutzer anlegt und verwaltet
• Benutzerumleitung: Mit dieser Berechtigung lassen sich die Benutzerumleitungen verwalten (anlegen und löschen)
• Dokumentenaufgaben (Document Tasks)
• Dokumentenaufgabe (Document Task) weiterleiten
• Gesendete Mails einsehen: Berechtigt den Benutzer Einsicht über alle Mails zu allen Dokumenten zu nehmen. Diese Funktion sollte leitenden Personen vorbehalten bleiben
• Logdatei
• Mülleimer einsehen: Benutzer kann damit sehen, wer welches Dokument, Kontakt etc. gelöscht hat.
• Mülleimer ausleeren: Benutzer kann damit die Dokumente endgültig löschen. Damit können sie im System nicht mehr wiederhergestellt werden.
• Mülleimer – wiederherstellen: Versehentlich gelöschte Dokumente können damit wieder hergestellt werden.
• PDF- Queue einsehen: Diese Funktion ist mittlerweile obsolet, da zumeist die PDFs nicht mehr auf dem Server sondern direkt am Client erstellt werden. Hier kann man auf jeden Fall einstellen, ob der Benutzer sehen darf, welche Dokumente in der PDF Queue sind und noch nicht erstellt wurden.
• SA – Tools: Ist ein Satz von Funktionen zur Integritätsprüfung und weiteren verschiedenen Tests. Diese Option sollte dem Admin vorbehalten bleiben.
• Servereinstellungen: Berechtigt den Benutzer Zugriff auf die Servereinstellungen. Also jene Einstellungen mit denen das System generell konfiguriert wird. Wie empfehlen, dass nur Admins diese Berechtigung haben.
• Systemereignisse: Berechtigt den Benutzer Zugriff auf die Systemereignisse. Systemereignisse sind alle Ereignisse, die sich keinem Dokument zuordnen lassen. Darunter fallen z.B. wer sich wann eingeloggt und ausgeloggt hat, wer welchen Ordner angelegt etc.
• Verteilergruppen einsehen: Damit kann unterbunden werden, dass Benutzer die Verteilergruppen sehen können.

Verteilergruppen

Folgende Optionen finden Sie im Bereich Verteilergruppen

• Verteilergruppe anlegen: Lässt neue Verteilergruppen erstellen
• Verteilergruppe bearbeiten: Vergibt die prinzipielle Berechtigung, ob Verteilergruppen bearbeitet werden können. Ob der Benutzer eine konkrete Verteilergruppe geändert werden kann, wird in den Einstellungen der Verteilergruppe selbst reglementiert.
• Verteilergruppe einem Ordner zuweisen
• Verteilergruppe löschen
• Verteilergruppen - Dokumente einsehen: Lässt den Benutzer einsehen, welche Dokumente dem Verteiler zugeordnet sind.
• Verteilergruppen - E-Mail senden: Lässt den Benutzer eine E-Mail an die Verteilergruppe senden.
• Verteilergruppen - Ordner anlegen und bearbeiten: Die Verteilergruppen lassen sich bei größeren Installationen auch in Ordner strukturieren. Hier kann die entsprechende Berechtigung vergeben werden.
• Verteilergruppen drucken: Lässt eine Liste aller Verteilergruppen drucken
• Verteilergruppen kopieren: Lässt eine Verteilergruppe kopieren und somit neu anlegen

Kontakte

Folgende Optionen finden Sie im Bereich Kontakte

• Kontakte - Verteiler einsehen
• Kontakte anlegen
• Kontakte bearbeiten
• Kontakte einsehen
• Kontakte exportieren
• Kontakte importieren
• Kontakte löschen

Unter "Verschiedenes" finden Sie einige Einstellungsmöglichkeiten, die nicht einer Kategorie zuzuordnen sind.

• Alternative Version der Vorlagenkopie verwenden: Diese Option sollten Sie nur unter Rücksprache mit uns aktivieren.
• Automatische Vorlagenübernahme aktivieren: Bei der automatischen Vorlagenübernahme wird bei der Erstellung einer neuen Version zu einem Dokument überprüft, ob die Vorlage geändert wurde. Wenn dies der Fall ist, wird die neue Vorlage automatisch übernommen.
• Automatischer Dokumentencode: Wenn man diese Funktion aktiviert, dann berechnet das System automatisch einen Dokumentencode aus dem Dokumententyp, um für die Dokumente eindeutige Code- Nummern zu bekommen.
• Bei automatischer Vorlagenübernahme auch MS Word Formatvorlagen übernehmen: Ab der Version 11.3 gibt es die Vorlagenüberwachung. Damit wird beim Checkout eines Dokumentes überprüft, ob sich die Dokumentenvorlage geändert hat. Wenn das der Fall ist, dann kann man die neue Vorlage auf das Dokument anwenden und Kopf und Fußzeile von der Vorlage übernehmen. Wenn man auch die MS Word Formatierungen übernehmen will, wie Standardschriftart etc., dann aktivieren Sie diese Option. Wenn Sie das nicht benötigen, dann deaktivieren Sie diese Option, weil dadurch der Ablauf viel schneller geht.
• Bei neuen Dokumenten die Gültigkeit auf den angegebenen Zeitraum beschränken: In den Ordnereigenschaften kann die Gültigkeitsdauer für neu erstellte Dokumente in dem Ordner angegeben werden. Wenn diese Option aktiviert ist, dann wird dieser Wert berücksichtigt.
• Bei neuer Version immer den aktuellen Benutzer als Ersteller nehmen: Ist die Option aktiviert, dann nimmt das System immer den angemeldeten Benutzer als Ersteller. Ist die Option deaktiviert, dann wird der originale Ersteller beibehalten.
• Benutzer Standard Passwort: Legen Sie hier das Standard Passwort für neue Benutzer fest.
• Benutzerseitige PDF Erstellung aktivieren: Keine Verwendung mehr. PDFs werden seit längerem immer auf Clientseite und nicht mehr auf Serverseite erstellt.
• DB - BinBackup: Wert wird von der Fa. VISCOM erfasst, so vorhanden und relevant.
• DLS.Touch Funktionen aktivieren: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie das DLS.Touch Interface verwenden wollen. Damit werden in den Benutzereinstellungen zusätzliche Felder aktiviert. DLS.Touch ist ein Interface, das speziell für Windows Industrie PCs entwickelt wurde und sich über Touch Monitore auch mit Handschuhen und in Feuchträumen bedienen lässt. Das Interface ist bei uns extra erhältlich.
• Dokumentenanzeigekommentare aktivieren: Genereller Schalter, um die Dokumentenanzeigekommentare zu aktivieren oder deaktivieren. Bei den Kommentaren zu Dokumenten, kann angegeben werden, ob ein Kommentar immer angezeigt werden soll, wenn man das Dokument öffnet. Man kann damit dem Leser zusätzliche Informationen vermitteln.
• Dokumentencode muss einzigartig sein: Legt fest, dass keine doppelten Dokumentencodes vorkommen dürfen.
• Dokumentenereignisse in den Dokumenteneigenschaften ausblenden: Spezielle Funktion für spezielle Anlässe ;-) Wenn Sie mehr wissen wollen, dann wenden Sie sich bitte an uns.
• Dokumentenreaktivierung mit neuer Versionsnummer: Wenn diese Option aktiviert ist, dann bekommen abgelaufene Dokumente eine neue Versionsnummer, wenn sie reaktiviert werden.
• Eigenen Kontakt bearbeiten aktivieren:Räumt dem Benutzer das Recht ein, seinen eigenen Kontaktdaten zu ändern auch wenn er laut den Sicherheitseinstellungen keine Kontaktdaten bearbeiten darf.
• Internen PDF - Betrachter verwenden:Mit der Funktion wird der eigens von uns entwickelte PDF - Betrachter/Editor verwendet.
• Kontakt in Jobs anzeigen: Damit werden in den Jobs ein zusätzliches Feld angezeigt, in dem der Kontakt zugeordnet werden kann, den der Job betrifft.
• Mailer: Aktivitätsstatistik per Mail senden: Aktiviert die Aktivitätsstatistik. Details folgen in Kürze.
• Weitere Prüfer aktivieren: Aktivieren Sie diese Option, um "unendlich“ viele Prüfer zu aktivieren. Damit ändert sich aber auch das Layout, bei der Darstellung der Funktionen beim Prüfen etc.
• Nachricht für ablaufende Dokumente an gesamten Verteiler senden: Sollte eigentlich selbsterklärend sein.
• Nachricht für ablaufende Dokumente auch an Freigebenden senden: Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie diese Option deaktivieren, dann wird die Erinnerungsmail für ablaufende Dokumente nur mehr an den Ersteller geschickt und nicht mehr auch an den Freigebenden.
• OLE Timeout MS Excel: Gibt die Zeit in Millisekunden an, die das DLS warten soll, bis es einen neuen Befehl an MS Excel sendet. Je kleiner der Wert ist, umso schneller werden die Daten gesendet. Nachteil MS Excel nimmt den Befehl nicht an und wirft eine Fehlermeldung. Sollten Sie auf einem langsamen System arbeiten, dann kann es sein, dass Sie den Wert erhöhen müssen.
• OLE Timeout MS Word: Lesen Sie den Eintrag oben und ersetzen Sie gedanklich Excel mit Word
• Office Dokumente in neues Dateiformat konvertieren: Wenn Sie diese Option aktivieren, dann können Sie beim Erstellen einer neuen Version Dokumente im alten Dateiformat in das neue Office Dateiformat ab 2003 konvertieren - Diese Option ist aus Sicherheitsgründen zur Zeit nicht aktiv.
• Standardwert für Änderungsgrund: Gibt den Standardwert für den Änderungsgrund bei der Neuanlage eines Dokumentes an.
• Versionsnummer für neue Dokumente: Manche Kunden fangen nicht bei Versionsnummer 1 sonder bei 0 an. Deswegen ist das hier auch einstellbar.
• Volltextsuche - Exklusion: Welche Dokumententypen (Erweiterungen) sollen bei der Volltextsuche nicht berücksichtigt werden (Videos, Fotos etc)
• Vorgabe Autocode Maske: Legen Sie fest, in welchem Format die Dokumentencodes automatisch erstellt werden sollen.
• Weitere Prüfer aktivieren: Schaltet das System auf Prüferliste um. Damit können Sie somit Prüfer festlegen, wie Sie brauchen.
• Überarbeitungsmarkierungen bei MS Word deaktivieren: Deaktiviert die Möglichkeit bei einer neuen Version eines MS Word Dokumentes sich Überarbeitungsmarkierungen anzeigen zu lassen.
• Überarbeitungsmarkierungen bei MS Word immer aktiv: Aktiviert immer die Überarbeitungsmarkierungen bei MS Word Dokumenten, wenn man eine neue Version erstellt.

Unter Mining - Volltextsuche wird angezeigt, wieweit die Volltextsuche die Dokumente indiziert hat. Es können hier nur Informationen ausgelesen werden. Angezeigt werden die verschiedenen Dateierweiterungen, wie viele Dokumente vorhanden sind und wie viele Dokumente davon für die Volltextsuche indiziert sind. In der letzten Spalte wird angezeigt, wann zuletzt ein Dokument mit der entsprechenden Erweiterung aktualisiert wurde.
MS Office Dokumente werden bei der Freigabe automatisch indiziert, wenn Sie jedoch Dokumente importieren, dann sollten die Volltextsuche auch gelegentlich manuell gestartet werden, damit diese Dokumente auch indiziert werden.

Unter Erweiterungen kann definiert werden, mit welcher Anwendung ein bestimmtes Dateiformat bearbeitet bzw. betrachten werden soll. Ist das bei Standard - MS Office Dokumenten nicht wirklich relevant, so kann es doch z.B. bei Bildern oder auch HTML Texten sinnvoll sein, eine andere Anwendung zum Bearbeiten als zum Betrachten zu verwenden. Um eine Zuordnung zu ändern, führen Sie einen Doppelklick auf einen Eintrag aus und geben Sie den Namen der Anwendung an. Am einfachsten ist es, wenn Sie von der Anwendung einen Link erstellen, diesen in das DLS Verzeichnis kopieren und dann hier eintragen.