Die Dokumenteneigenschaften werden in einem eigenen Fenster geöffnet. In dem Fenster gibt es ein eigenes Menü mit folgenden Funktionen.

• Eigenschaften: Zeigt die allgemeinen Informationen zum Dokument an und Sie können hier ebenfalls die Dokumente öffnen und betrachten.
• History Chart: Zeigt die Vorversionen des Dokumentes an und Sie können diese hier ebenfalls betrachten.
• Kommentare: Listet, so vorhanden Kommentare zu dem Dokument an und Sie haben hier auch die Möglichkeit einen neuen Kommentar zu einem Dokument zu erstellen.
• Links: Zeigt an, ob es weiterführende oder aufrufende Dokument zu einem Dokument gibt. Änderungen können hier keine vorgenommen werden.
• Mails: Zeigt die versendeten Mails zu einem Dokument an. Sie haben hier auch die Möglichkeit das Dokument per Mail zu versenden.
• Ereignisse: Zeigt eine Übersicht mit allen Ereignissen zu dem Dokument an. Also unter anderem wann ein Dokument erstellt, bearbeitet, betrachtet wurde.
• CC-List: Zeigt den Verteiler zu einem Dokument an. Sie können hier sehen, wer Zugriff zu einem Dokument hat und das Dokument betrachten kann. Änderungen können hier keine vorgenommen werden.
• Änderungsanträge: Zeigt eine Liste mit allen Änderungsanträgen zu einem Dokument an. Sie haben hier auch die Möglichkeit einen Änderungsantrag zu erstellen, der denn in die neue Version einfließen kann.

Symbole in den Eigenschaften:

	PDF öffnen: Wenn diese Symbol angezeigt wird, dann wurde ein PDF von der freigegeben Version des Dokumentes erstellt. Klicken Sie auf das Symbol, um das PDF Dokument aufzurufen.
	Dokument öffnen: Klicken Sie dieses Symbol an, wenn Sie die freigegebene Version des Dokumentes betrachten wollen.
	Entwurf öffnen: Mit dieser Funktion können Sie den Entwurf des Dokumentes betrachten, ohne es auszuchecken und wieder einchecken zu müssen.
	Checkout: Mit dieser Funktion können Sie das Dokument auschecken. Aber Achtung: "Einchecken" ist weniger kompfortabel, als im Windows Client. Sie sollten das Dokument nur auschecken, wenn Sie wirklich Änderungen vornehmen wollen und müssen. Nur zum Prüfen des Dokumentes sollten Sie besser "Entwurf betrachten" wählen.

Funktionen:

	Prüfen: Wenn in den Servereinstellungen Prüfen über das Webinterface aktiviert ist, dann können Sie das Dokument hier prüfen und zum nächsten Prüfer oder Freigebenden senden. Bei Office Dokumente wird dieser Schritt aber nicht in das Office Dokument übertragen. Das passiert erst dann, wenn über den Windows Client das Dokument wieder ausgecheckt wird. Hintergrund dafür sind technische Gründe.
	Zurückweisen: Ananlog zum Prüfen, können Sie das Dokument auch zurückweisen, wenn es Fehler enthält oder nicht den Vorgaben entspricht.

Unter „History Chart“ werden die Vorversionen des Dokumentes angezeigt. Die Anzeige erfolgt nur in einer Übersicht. Details können zur Zeit keine angezeigt werden. Durch einen Klick auf das Symbol in der ersten Spalte haben Sie die Möglichkeit die Vorversion des Dokumentes zu öffnen und zu betrachten.

Unter "Kommentare" können Sie die Kommentare und Anmerkungen zu einem Dokument betrachten und  solche auch erstellen. Um einen neuen Kommentar zu erstellen, klicken Sie auf "Neuer Eintrag". Es öffnet sich ein neues Fenster, indem Sie in einem Feld Text eingeben können.  Mit "Speichern" wird der Kommentar gespeichert und Sie kommen wieder zur Übersicht.

In den Mails können Sie sehen, welche Mails zu dem Dokument versendet worden sind. Mit einem Klick auf das Kuvert - Symbol können Sie sich die Details zu der Mail ansehen. Um das Dokument per Mail zu senden klicken Sie auf "Neuer Eintrag".

Dokument per Mail versenden:

Um ein Dokument per Mail zu versenden klicken Sie in den Mails zu dem Dokument auf „Neuer Eintrag“. Damit öffnet sich ein neues Fenster. Unter „Senden an“ sind schon alle Mail Adressen der Personen im Verteiler angeführt. Das ist eine Liste in einem Textfeld. Unter Einstellungen können Sie noch entscheiden, ob Sie das Dokument in dem Mail anhängen wollen. Das ist v.a. dann sinnvoll, wenn die Mail an Personen geht, die keinen Zugang zum System haben. Des Weiteren können Sie noch „Empfangsbestätigung anfordern“ aktivieren. Dann bekommen Sie vom E-Mailsystem eine Rückmeldung, ob die Mail zugestellt werden konnte und gelesen wurde. Bestätigen Sie mit "Senden" wenn die Mail geschickt werden soll. Das Versenden selbst läuft asynchron. Das heißt es kann bis zu 20 min. dauern, bis die Mail verschickt wird.

Im Verteiler wird angezeigt, wer über den Verteiler Zugang zu dem Dokument hat. Es kann sein, dass ein Name öfter vorkommt, da eine Person über verschiedene Verteilergruppen Zugang zu einem Dokument haben kann. Zusätzlich wird noch angezeigt, welche Funktion die Person zuletzt bei dem Dokument ausgeführt hat. Änderungen am Verteile können hier keine vorgenommen werden. Dafür müssen Sie den Windows Client verwenden.

Unter "Links" werden  "Weiterführende Dokumente" und "Aufrufende Dokumente" angezeigt. In der Liste wird neben dem Dokumententitel, dem Code und der Versionsnummer wird auch das Icon des Dokumentes angezeigt. Durch einen Klick auf dieses Icon kann man das weiterführende Dokument öffnen und betrachten. Klickt man auf den Dokumententitel werden die Links dieses Dokumentes in einem neuen Fenster angezeigt.

Wenn diese Funktion über die Servereinstellungen aktiviert ist, dann können Sie über das Webinterface auch Dokumente auschecken. Aber bitte beachten Sie, dass hier einiges mehr zu bedenken ist, als wenn Sie das Dokument über den Windows Client auschecken. Sie müssen, wenn Sie das Dokument über das Webinterface auschecken immer darauf achten, dass die 17- stellige ID beim Speichern im Dateinamen bleibt. Das ist ein Sicherheitsfeature, damit sich gestellt werden kann, dass Sie das richtige Dokument nach dem Bearbeiten auch wieder einchecken und nicht versehentlich ein falsches Dokument einzuchecken versuchen. Sie können ein Dokument auch nur dann auschecken, wenn Sie eine Funktion bei dem Dokument haben. Also entweder Ersteller oder Prüfer sind. Wenn Sie also "Checkout" klicken und sich das Dokument gleich in der Office Anwendung öffnet, so stellen Sie sicher, dass Sie das Dokument beim Speichern nicht umbenennen und den Dateinamen so belassen wie er vorgeschlagen wurde. Nach dem Auschecken wird die Option in der Maske auf "Checkin" geändert.
Wenn Sie mit der Bearbeitung des Dokumentes fertig sind, so können Sie das Dokument wieder einchecken, indem Sie auf den Button "Checkin" klicken. Es erscheint eine Maske bei der Sie das Dokument von der Festplatte wählen können. Wie schon erwähnt muss beim "Checkin" das Dokument die ID im Dateinamen haben. Wenn Sie das richtige Dokument gewählt haben, so bestätigen Sie mit "Senden". Das Dokument wird wieder eingecheckt und nach erfolgreicher Verarbeitung mit einer entsprechenden Meldung bestätigt.

Unter "Ereignisse" ist ein Überblick über alle Ereignisse zu einem Dokument zu sehen. Man kann hier nachvollziehen, wer ein Dokument erstellt, gelesen, bearbeitet, geprüft hat.

Unter "Änderungsanträge" können alle Änderungsanträge zu einem Dokument betrachtet werden und auch ein neuer Antrag erstellt werden. Um einen neuen Antrag zu erstellen klicken Sie auf "Neuer Eintrag". Es wird ein Textfeld angezeigt, in dem Sie Ihre Änderungswünsche zu dem Dokument erfassen können. Bestätigen Sie die Eingabe mit "Speichern" und Sie kommen zurück zur Liste, wo Ihr Antrag nun ebenfalls aufscheinen sollte.