Im Hauptmenü der Dokumente gibt es, wenn man die Berechtigung "Admin" hat, einen Punkt mit "Administration". Unter diesem findet sich der Punkt "Alle ausgecheckte Dokumente". Wenn Sie dieses Modul öffnen, werden alle ausgecheckte Dokumente von allen Benutzern angezeigt. Hier können Sie nicht nur sehen, wer was ausgecheckt hat, sondern den Checkout für einzelne Dokumente auch abbrechen.

Weitere Funktionen:

	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Info zum Dokument	Zeigt Basisinformationen zum Dokument an
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.
	Checkout abbrechen	Bricht den Checkout der gewählten Dokumente ab. Damit ist der Stand am Server wieder der Letztstand und das Dokument kann wieder von anderen bearbeitet werden. Etwaige Änderungen am Dokument, vom Benutzer, der es es ausgecheckt hatte, gehen verloren.

Wer hat meinen Checkout abgebrochen.

Wollen Sie wissen, ob und wer einen Checkout abgebrochen hat, so können Sie das in den Dokumenteneigenschaften sehen. Im Reiter "Dokumentenereignisse" wird auch angezeigt, wer wann einen Checkout abgebrochen hat. Jeder Abbruch wird dokumentiert.

Wenn Sie Dokumente auschecken, dann werden diese vom Server auf den lokalen Computer übertragen und dort zur Bearbeitung geöffnet. Mit Checkin werden die geänderten Dokumente wieder am Server gespeichert. Um alle Dokumente auf einmal einzuchecken, gibt es diese Funktion, die auch ausgeführt wird, wenn Sie das Programm beenden.

In dem Fenster wird zuerst der Status der einzelnen einzucheckenden Dokumente ermittelt. Es wird geprüft, ob die Dokumente eingecheckt werden können. Wenn alles OK ist, dann erscheint im Status die Meldung "Bereit zum Checkin".

Folgende Fehler bzw. Meldungen können erscheinen:

• Fehler: Datei ist in Bearbeitung
  Die Datei ist noch in MS Office oder MS Excel geöffnet und kann daher nicht eingecheckt werden. Schließen Sie die Datei in der Office - Anwendung und gehen Sie zum DLS zurück. Klicken Sie auf "Aktualisieren" und die Meldung sollte auf "Bereit zum Checkin" umspringen
• Fehler: Datei nicht gefunden
  Die einzucheckende Datei wurde nicht unter dem angegebenen Pfad gefunden.
• Fehler - ausgecheckt von Rechner:
  Das Dokument wurde zwar von Ihnen, aber auf einem anderen PC ausgecheckt. Das Programm prüft, von welchem Rechner das Dokument zur Bearbeitung ausgecheckt wurde und will es auch von diesem PC auch wieder einchecken, da es sonst passieren kann, dass vielleicht eine ältere Datei genommen wird. In dem Fall müssen Sie zu dem PC gehen von dem sie das Dokument ausgecheckt haben und es von dort einchecken. Anhand des Eintrags unter "Host" sehen Sie welcher PC das war.
• Fehler - ausgecheckt von Session:
  Wenn Sie diese Meldung sehen, dann kann man davon ausgehen, dass Sie das Programm in einer "Remote Deskop Session" geöffnet haben und die Session beendet oder abgebrochen wurde, ohne dass das Dokument eingecheckt wurde.

Funktionen

	Aktualisieren	Prüft die Dokumente neu und aktualisiert die Ansicht
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der aktuellen Liste in die Dokumentenliste.
	Dokumente einchecken	Startet das Checkin der Dokumente in der Liste.
	Checkout abbrechen	Bricht den Checkout der gewählten Dokumente ab. Weitere Informationen hier.

Einstellungen:

In den Benutzereinstellungen -> Dokumente finden Sie die Option "Dokumente beim Verlassen des Programms einchecken". Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Sollten die Dokumente beim Verlassen des Programms nicht eingecheckt werden, dann prüfen Sie, ob diese Option aktiviert ist.

In den Systemereignissen werden all jene Ereignisse angezeigt, die nicht direkt einem Dokument zugeordnet werden können. Also z.B. wann sich ein Benutzer einloggt, aus loggt, ein Ordner angelegt wird und ähnliches. Im Normalfall haben nur Admins die Berechtigung hier Einsicht zu nehmen. Die Ansicht ist nach Monaten gegliedert und verfügt auch über eine Suchfunktion, damit man z.B. herausfinden kann, wann wer einen Ordner gelöscht hat.