In den „Servereinstellungen - Mailvorlagen“ konfigurieren Sie die standardmäßigen Benachrichtigungen, die das System bei bestimmten Workflow-Ereignissen automatisch an die zuständigen Rollen (z. B. Umsetzer, Prüfer oder QM-Beauftragte) versendet.
Übersicht der systemseitigen Mailvorlagen
Jedem spezifischen Ereignis im KVP- und RPZ-Lebenszyklus ist eine feste Vorlagen-ID und eine Standard-Betreffzeile zugeordnet. Das System verwendet in den Betreffzeilen dynamische Variablen (wie @code für die KVP-Nummer oder @description für den Kurztitel), um die E-Mails im Postfach sofort eindeutig identifizierbar zu machen:
Bearbeitung von Mailtexten und Betreffzeilen
Um den Inhalt oder den Betreff einer Benachrichtigung anzupassen, klicken Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle doppelt an. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske, in welcher Sie den Textkörper der Mail frei gestalten und mit den systemseitigen Platzhaltern versehen können.
Änderungen übernehmen
Nachdem Sie Anpassungen an den Vorlagen vorgenommen haben, nutzen Sie die Steuerungselemente zum Abschließen:
 | OK | Button „OK“ (unten links): Verlässt den Konfigurationsbereich und stellt sicher, dass ab diesem Zeitpunkt alle automatischen System-Mails mit den aktualisierten Vorlagentexten generiert werden. |