Begriffe und Konventionen

cosAssist - Onlinehandbuch
Verwendete Begriffe aus der EDV
 
Button oder Schaltfläche:
Ein Button oder Schaltfläche ist ein Element eines Formulars, das eine bestimmte Funktion ausführt, sobald der Benutzer mit der Maus auf diesen Button klickt. Die Aktion, die der Button ausführt, kann durch Text oder ein Symbol beschrieben werden.
Register:
Ein Register od. manchmal auch Seitenreiter genannt ist ein Steuerungselement, das ein Formular seitenweise strukturiert.Zwischen den Seiten kann man wechseln, indem man auf den entsprechenden Eintrag im Register klickt.
Kontrollfeld od. Checkbox:
Ein Kontrollfeld besteht aus einem Kästchen und einem beschreibenden Textelement. Der Benutzer des Formulars kann ein Kontrollfeld aktivieren und deaktivieren, wodurch er zwischen den logischen Werten Ja und Nein umschaltet. Kontrollfelder werden häufig in Gruppen zusammengefaßt, um eine Auswahl von Optionen anzubieten, die der Benutzer nach Bedarf ein- und ausschalten kann. In einer solchen Gruppe sind alle Kombinationen möglich, d.h. es können alle, nur bestimmte oder keines der Kontrollfelder gleichzeitig aktiviert sein.
Optionsfeld od.Radiobutton:
Jedes Optionsfeld (oft auch Auswahlfeld genannt) in einer Gruppe stellt eine bestimmte Option dar, wobei sich die einzelnen Optionen gegenseitig ausschließen. Optionsfelder werden zu Gruppen zusammengefaßt, in denen jeweils nur ein Optionsfeld gewählt werden kann.
Kombinationsfeld:
Ein Kombinationsfeld ist eine Kombination aus einem Eingabefeld und einem Listenfeld. Der Benutzer des Formulars kann hier entweder einen Wert direkt eingeben oder aus der Liste wählen.
Eingabefeld:
Ein zur Eingabe von Werten vorgesehenes Steuerungselement.
Editor oder Memo:
Ein Steuerungselement für Editoren dient zur Anzeige des Inhalts einer Textdatei oder eines Memofeldes. Die in einem solchen Steuerungselement angezeigten Daten können vom Benutzer des Formulars bearbeitet werden, es sei denn, die Bearbeitung wird ausdrücklich ausgeschlossen.
Standardmäßig verwendete Elemente
 
Datensatz anhängen [Strg+N]
Durch Auswahl dieser Option wird in der Tabelle ein neuer Datensatz angelegt.
Datensatz speichern [Strg+S]
Durch Auswahl dieser Option können Sie die am aktuellen Datensatz vorgenommenen Änderungen speichern.
Bearbeitung abbrechen:
Durch Auswahl dieser Option lassen sich die am aktuellen Datensatz vorgenommenen Änderungen rückgängig machen, so daß der Datensatz wieder die ursprünglichen Werte enthält. Dies geschieht ohne Sicherheitsabfrage.Diese Option muß verwendet werden, bevor der Cursor auf einen anderen Datensatz gesetzt wird. Nachdem der betreffende Datensatz gespeichert wurde, können die ursprünglichen Werte nicht wiederhergestellt werden.
Datensatz löschen:
Durch Auswahl dieser Option wird der Datensatz an der Cursorposition gelöscht. Vor dem Löschvorgang kommt zumeist eine Sicherheitsabfrage. Gelöschte Datensätze können nicht mehr wiederhergestellt werden.
Einen Satz vor:
Setzt den Datensatzzeiger um einen Datensatz vor.
Letzter Datensatz:
Setzt den Datensatzzeiger auf den letzten Datensatz.
Einen Satz zurück:
Setzt den Datensatzzeiger um einen Datensatz zurück.
Erster Datensatz:
Setzt den Datensatzzeiger auf den ersten Datensatz.
Eingabe von Daten
 
TAB Wechselt um nächsten Eingabefeld.
Umschalt+TAB Wechselt zum vorherigen Eingabefeld.
Pos1 Geht zum Beginn des Eingabefeldes.
Ende Geht zum Ende des Eingabefeldes.
Strg + Pfeil rechts Im Eingabefeld ein Wort nach rechts.
Strg + Pfeil links Im Eingabefeld ein Wort nach links.
Anmerkung:
Die einfachste Navigation von einem zum nächsten Eingabefeld erfolgt per TAB- Taste. Mit der Eingabe- Taste kann nicht zwischen den einzelnen Eingabefeldern navigiert werden.
 
Sortieren und Suchen
 
In den meisten Formularen ist eine standardisierte Sortierungs und Suchkomponente eingebaut.
Um die Listansicht in einem Formular nach einem bestimmten Kriterium (Kundennummer, Name, Umsatz etc) zu sortieren ist nur der gewünschte Begriff aus der Liste zu wählen. Das kann durch Auswahl aus der Liste per Maus, oder per Tastatur erfolgen. Zumeist reicht die Angabe des ersten Buchstaben, um die Liste zu sortieren. Wird der selbe Begriff nochmals gewählt, so wird die Sortierungsreihenfolge aufsteigend auf absteigen und vice versa geändert.
Um die Einträge der Liste auf ein bestimmtes Kriterium zu beschränken, so ist zuerst in der DropDown Box das Kriterium zu wählen, dann ist in dem nebenstehenden Eingabefeld der Suchbegriff einzugeben. Dabei wird nicht zwischen Groß und Kleinschreibung unterschieden.

Will man die Suche für ein Datum haben so muss die Eingabe nach dem Muster "dd.mm.yy" erfolgen. Will man z.B. alle Rechnungen aus dem Monat Jänner 2000 haben, so ist 01.00 einzugeben.

Bei Zahlen kann man folgende Operanden verwenden: <, >, =
Es ist immer nur ein Operand in einer Abfrage möglich.
In Formularen mit Listen kann man die Sortierung auch einfach dadurch setzen, dass man auf den Titel der entsprechenden Spalte klickt. Durch weiteres klicken auf die selbe Spalte wird die Sortierungsreihenfolge (A->X auf X->A) geändert.

Hersteller

cosAssist - Onlinehandbuch
 

Sowohl zum Anlegen von Rohstoffstammdaten als auch zum Anlegen von Verpackungen werden die Angaben des Herstellers benötigt. Ist der Hersteller noch nicht vorhanden, so muss er neu angelegt werden.
 
 
Alle blau unterlegten Feldbezeichnungen haben eine Funktion:

Telefon: Ist ein Modem angeschlossen an den Computer angeschlossen, so wird durch einen Mausklick auf die Feldbezeichnung die Nummer im Eingabefeld automatisch gewählt.

EMail: Ist eine Mail - Adresse angegeben, so wird mit einem Klick auf die Feldbezeichnung das Standardmailprogramm geöffnet und eine neue Mail angelegt.

Web: Ist eine URL angegeben, so wird diese mit einem Klick auf die Feldbezeichnung im Standardwebbrowser geöffnet

Anmerkungen: Unter Anmerkung kann man frei einen Text angeben.
 
Suchen nach Herstellern
 
Die Schnellsuche reicht für 95% aller Suchvorgänge. Wie bereits erwähnt, wird beim Anlegen eines Kontaktes ein Suchbegriff aus Firma und Namen ermittelt. Wenn man in der Schnellsuche nun nach einem bestimmten Kontakt suchen will braucht man nur ein paar Zeichen der Firma oder des Namens eingeben und in der Liste rechts werden alle gefundenen Kontakte angezeigt. Groß und Kleinschreibung müssen nicht berücksichtigt werden. Geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Gesucht wird im Firmenname. In der darunter liegenden Liste werden nur mehr jene Hersteller angezeigt, die dem Kriterium entsprechen.
 
Hersteller anlegen
 
Durch Anklicken des '+' Buttons erscheinen leere Eingabefelder indem zuerst die Hersteller ID eingegeben werden muß. Hierbei handelt es sich um einen 4-stellige Kurzbezeichnung des Herstellers (z.B. VISC für VISCOM Software) Danach geben Sie Firma und Ansprechpartner ein. Bei der Eingabe der Postleitzahl und des Ortes sind alle österreichischen und deutschen Postleitzahlen, sowie Orte hinterlegt. Das vereinfacht die Eingabe.
 
Durch einen Klick auf den Button <post edit> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <cancel edit> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
 
Hersteller löschen
 
Um einen Kontakt zu löschen, wählen Sie diesen zuerst aus der Liste aus. Wählen Sie aus dem Menü <Bearbeiten> den Punkt <Datensatz löschen> oder klicken Sie auf den Button <Minus>.
   
 
Durch einen Klick auf den Button <Datensatz löschen> kann ein Hersteller gelöscht werden. Es können jedoch nur jene Hersteller gelöscht werden, die nicht weiter verarbeitet wurden.
 
Drucken der Herstellerliste
 
Durch einen Klick auf den Button <Abfrage drucken> kann die Herstellerliste auf den Drucker ausgegeben werden, wobei zu beachten ist, daß immer nur jene Daten ausgegeben werden, die in der Liste direkt sichtbar sind. Ausgegeben werden alle zum Hersteller erfaßten Daten

Produktionsrohstoffe

cosAssist - Onlinehandbuch
 
Allgemeines
 
Diese Datenbank wird in der Menüleiste <Service> durch Auswahl des Begriffes <Produktionsrohstoffe> geöffnet.
Suchen eines bereits vorhandenen Rohstoffes
 
Die vorliegende Liste ist nach Artikelnummern bzw. Handelsnamen sortiert. Die Auswahl der Sortierung erfolgt durch Anklicken des Begriffes <Artikelnummer> oder <Handelsname>. Die vorliegende Liste kann auch durch Auswahl des Button <Drucken> ausgedruckt werden. Durch Eingabe des Suchbegriffes (wahlweise Artikelnummer oder Handelsname) kann ein bereits in dieser Datenbank vorhandener Produktionsrohstoff gesucht werden. Der Cursor springt automatisch auf den gefundenen Begriff.
Anlegen eines neuen Produktionsrohstoffes
 


Durch Anklicken des Buttons <Datensatz einfügen> erscheinen leere Eingabefelder zur Erfassung folgender Daten, wobei bei allen rot bezeichneten Eingabefelder die Daten erfasst werden müssen: · Artikelnummer · Handelsname des einzugebenden Rohstoffes (Erster Buchstabe muss groß geschrieben werden, ansonsten wird er in der Liste als letzter Datensatz gereiht)· Hersteller (Eingabe oder Auswahl in der Liste)· Art des Rohstoffes (Eingabe oder Auswahl in der Liste)· Bestellnummer · Preis Euro (Preis des Produktionsrohstoffes pro Einheit).
 
Falls der Hersteller des Produktionsrohstoffes noch nicht in der Datenbank vorhanden ist, muss er zuerst angelegt werden. siehe Anleitung.
Eingaben übernehmen oder löschen
 
Durch einen Klick auf den Button <Übernehmen> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <Bearbeiten abbrechen> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
 
Durch einen Klick auf den Button <Datensatz löschen> kann ein Produktionsrohstoff gelöscht werden. Es können jedoch nur jene Produktionsrohstoffe gelöscht werden, die nicht weiter verarbeitet wurden (Fertigprodukte, Produktentwicklung).
 
Nach erfolgtem Anlegen eines Rohstoffes erfolgt die Angabe der Zusammensetzung dieses Rohstoffes. Dazu wird in der Produktionsrohstoffliste der Produktionsrohstoff ausgewählt, für den die Eingabe der Zusammensetzung gewünscht wird. Durch Anklicken des Registereintrages <Zusammensetzung> erscheint dann das Fenster zur Eingabe der einzelnen Rohstoffe, aus denen sich der Produktionsrohstoff zusammensetzt. Der Name des Rohstoffes, für den die Eingabe erfolgt, ist in der Überschrift des Fensters ersichtlich.
 
Wenn Sie die Eingabe alle notwendigen primären Rohstoffe abgeschlossen haben, so kontrollieren Sie bitte, dass die Summe auch 100% ergibt.
 
Sollte die Summe nicht 100% ergeben, so wählen Sie einen Rohstoff aus und klicken Sie auf den blauen Label. Dieser Rohstoff wird dann automatisch auf 100% aufgerechnet.
  Hinweis:
In der Zusammensetzung des Produktionsrohstoffes sollten keine Konservierungsmittel und Antioxidantien angegeben werden, die zur Stabilisierung des Produktionsrohstoffes verwendet werden. Diese Angaben erfolgen später im Datenblatt der Rohstoffspezifikation.
 
In der vorliegenden Liste sind alle eingegebenen Rohstoffe mit Namen- und Prozentangaben ersichtlich. Eventuelle Änderungen werden durch Auswahl des zu ändernden Rohstoffes, der gewünschten Änderung und anschließender Speicherung durchgeführt.
Produktangaben
 
Dieses Fenster wird durch Anklicken des Registereintrages <Produktangaben> aktiviert. Hier können folgende Details zum Produktionsrohstoff angegeben werden: · Produktbeschreibung (Eingabe von ganzen Texten) · Verwendung/Dosierung (Eingabe von ganzen Texten)· Anwendungsgebiet/Suchbegriffe (nur Eingabe von Stichwörtern, nach diesen später auch gesucht werden kann), z.B.: Emulgator O/W, unreine Haut, etc.· Sicherheitsdatenblatt (eventuell Eingabe von Bemerkungen, z. B.: siehe Anlage)
Lagerung
 
Hier erfolgen Angaben zur Haltbarkeit und zur Lagerung des ausgewählten Produktionsrohstoffes.
Datenblätter
 
In der Menüleiste ist die Auswahl verschiedener Datenblätter zur Angabe weiterer Details eines Produktionsrohstoffes möglich. Bei Öffnen eines Datenblattes erscheint der Name des jeweils ausgewählten Produktionsrohstoffes in der Überschrift des Fensters. Um Änderungen im Datenblatt zu speichern, klicken Sie auf <OK> oder <Übernehmen>. Bei <OK> wird nach dem Speichern das Fenster geschlossen, während bei <Übernehmen> das Fenster geöffnet bleibt. Um vorgenommene Änderungen nicht zu speichern klicken Sie auf <Abbrechen>. Falls zu einzelnen Punkten keine Daten vorhanden sind, müssen keine Eingaben, wie "nicht vorhanden" oder ähnliches gemacht werden. Beim Drucken bzw. Erstellen des Dossiers werden die leeren Felder automatisch mit dem Terminus "k.A." für keine Angaben ausgefüllt.
Daten zur Analytik
 
Im allgemeinen Teil dieses Datenblattes werden Aussehen, Dichte, Siedepunkt, etc. mit Anführung der jeweiligen Analysemethode angegeben. Hier ist, mit Ausnahme der Löslichkeit, nur die Eingabe von Stichwörtern möglich. Durch Anklicken des Registereintrages <Fettsäureverteilung und QM- Daten> erscheint die Eingabemaske für qualitätsrelevante Daten und für die Fettsäureverteilung des Produktionsrohstoffes.
Angaben zum Fertigungsprozess
 
Hier erfolgt die Angabe zur Herkunft des Ausgangsmaterials durch Auswahl des vorgegebenen Begriffes (pflanzlich, tierisch, petrochemisch oder andere Herkunft) und der Beschreibung der Herkunft mit Hilfe von Stichwörtern. Des weiteren ist hier die Angabe von eventuellen Rückständen, Lösungsmitteln und Katalysatoren im Fertigprodukt in Textform möglich. Die Beschreibung des Herstellungsprozesses erfolgt ebenfalls in Textform.
Rohstoffspezifikation
 
Dieses Eingabefenster dient einerseits zur Erfassung allgemeiner Daten wie Aktivgehalt, Wassergehalt, Zusätze von Konservierungsmitteln, Antioxidantien oder anderer Zusätze (mit Angabe des Namens des jeweiligen Zusatzes, sowie Prozentangaben). Des weiteren können im Datenblatt der Rohstoffspezifikation mikrobiologische Daten, wie Gesamtkeimzahl und Hefen eingetragen werden. Bei Abwesenheit pathogener Keime genügt ein Anklicken des angegebenen Begriffes <Abwesenheit pathogener Keime>. Eventuell vorhandene Rückstände wie 1,4-Dioxan, Ethylenoxid, Formaldehyd, etc. werden in die jeweiligen Eingabemasken in ppm eingetragen. Die Angabe von vorhandenen Schwermetallen, Pestiziden, polyaromatischen Kohlenwasserstoffen oder sonstigen Verunreinigungen erfolgt im rechten unteren Teil des Fensters, wobei jeweils ein eigenes Eingabefeld nach Auswahl des gewünschten Begriffes durch Anklicken des Registereintrages ausgewählt wird.
 
Falls in einem Produktionsrohstoff ein zusammengesetztes Konservierungsmittel, Antioxidant oder ähnliches verwendet wurde, werden im rechten oberen Teil des Fensters Detailinformationen dazu eingegeben. Nach Anklicken der einzelnen Begriffe (Konservierungsmittel, Antioxidantien, Lösemittel oder anderer Zusätze) wird die Eingabemaske zur Eintragung von Details über die Zusätze (Prozentangaben und Bezeichnung) geöffnet.
Toxikologie
 
In diesem zweiseitigen Datenblatt können detaillierte Angaben zur toxikologischen Bewertung des Produktionsrohstoffes eingegeben werden. Die Eingabe erfolgt je nach Größe des Eingabefeldes in Stichwörtern oder in Textform.
Erfahrungen am Menschen
 
Hier erfolgt die Eingabe von Daten zur Hautreizung und Sensibilisierung des Produktionsrohstoffes oder anderer Beobachtungen.
Ökologie
 
Die erste Seite dieses Datenblattes dient zur Eingabe von ökologischen Daten. Die Angaben zur biologischen Abbaubarkeit erfolgen in Textform. Des weiteren können auf der zweiten Seite allgemeine Hinweise zur Entsorgung erfolgen.
Kopieren eines Produktionsrohstoffes
 
Wenn eine Reihe von Produktionsrohstoffen ähnlich aufgebaut sind, und sich nur in ein paar Teilbereichen unterscheiden, so werden die Daten für einen Produktionsrohstoff erfasst, dieser kopiert und entsprechend ausgebessert. Um einen Produktionsrohstoff zu kopieren, wählen Sie den zu kopierenden aus der Liste aus, und wählen Sie aus dem Menü <Bearbeiten> den Menüpunkt <Datensatz kopieren> aus. Bei dem nun folgenden Kopiervorgang, der je nach Rechner bis zu einigen Sekunden dauern kann, wird eine Kopie sämtlicher Daten zu diesem Produktionsrohstoff angelegt. In der Liste selbst wird ein neuer Eintrag mit gleichlautender Artikelnummer und Bezeichnung angelegt, jedoch steht bei der Artikelnummer in Klammer (Kopie) dabei. Wählen Sie nun diesen Eintrag aus der Liste und benennen Sie diesen entsprechend um. Sie können diese Methode auch wählen, wenn Sie den selben Produktionsrohstoff von verschiedenen Herstellern oder Händlern beziehen.
Spezifikation erstellen
 
In der vorliegenden Liste erhält jeder neu angelegte Rohstoff automatisch die Bezeichnung DG in der ersten Spalte. Dies ist ein Hinweis darauf, dass die Daten angelegt, aber noch nicht generiert, d.h. in entsprechende Form gebracht wurden. Diese Rohstoffe müssen vor dem Anlegen eines Dossiers, bzw. vor dem Ausdrucken über den Befehl <Datei> <Spezifikation erstellen> generiert werden. Das Programm startet automatisch die Software Microsoft Word, die alle erforderlichen Vorlagen enthält und die entsprechenden Daten aus dem cosAssist übernimmt.
  Der Produktionsrohstoff wird automatisch als Word- Dokument mit der Herstellerkurzbezeichnung und einer fortlaufenden Nummer angelegt. Rohstoffe, die in der Rohstoffliste mit <OK> bezeichnet sind, können zur Dossiererstellung bzw. für Ausdrucke direkt verwendet werden. Bei nachträglichen Änderungen von Daten eines Produktionsrohstoffes erhält dieser wieder automatisch die Bezeichnung DG. Damit ist jederzeit ersichtlich, dass Änderungen vorgenommen worden sind und eine Generierung vor dem endgültigen Ausdruck eines Dossiers notwendig ist.
  Hinweis:
Gegenüber vorherigen Versionen ist das manuelle Erstellen der Spezifikationen nicht notwendig. Der cosAssist generiert beim Erstellen eines Dossiers die fehlenden Spezifikationen automatisch mit
  Hinweis:
Das Layout der Vorlagen dieser Datenblätter kann auch geändert werden. Lesen Sie dazu unter <Vorlagen definieren> nach.
Deklaration des Produktionsrohstoffes
 
Unter dem Menüpunkt <Deklaration des Rohstoffes> wird vom Programm automatisch die entsprechende INCI/CTFA bzw. INCI/EU - Bezeichnung auf Grund seiner Einzelrohstoffe erstellt.
 
Klicken Sie auf den Button <In die Zwischenablage kopieren>, wenn Sie die erstellte Deklaration in einer anderen Anwendung verwenden wollen.
Produktionsrohstoff enthalten in
 
Durch Auswahl des Begriffes <Service> <enthalten in Endprodukt> kann festgestellt werden, in welchen Fertigprodukt der ausgewählte Produktionsrohstoff eingearbeitet wird. Das Programm erstellt automatisch eine druckbare Liste aller Fertigprodukte, in denen der Produktionsrohstoff in welcher Konzentration eingesetzt wird. Dadurch ist bei Änderungen von Rohstoffen (Positivliste - Kosmetikverordnung) leicht ersichtlich, welche Fertigprodukte betroffen sind.
Drucken der Produktionsrohstoffe
 
Durch einen Klick auf den Button <Abfrage drucken> können die Produktionsrohstoffe in Listenform auf den Drucker ausgegeben werden, wobei zu beachten ist, dass immer nur jene Daten ausgegeben werden, die in der Liste direkt sichtbar sind. Das heißt, wenn ein Filter gesetzt ist, werden nur die gefilterten Daten auf den Drucker ausgegeben.Auf dem Ausdruck sind folgende Informationen zu sehen: · Artikelnummer· Hersteller· Handelsname· Art des Rohstoffes
Importieren von Produktionsrohstoffdaten
 
Die Firma VISCOM bemüht sich immer mehr Produktionsrohstoffe zu erfassen, und Ihnen zur Verfügung zu stellen. In absehbarer Zeit werden alle von uns erfassten Produktionsrohstoffe über das Internet abgerufen werden können. Um diese sodann in Ihr System zu bekommen benötigen Sie dieses Modul. Starten Sie den Import indem Sie im Hauptmenü unter <Datei> den Menüpunkt <Importieren> anklicken.
 
Bevor ein Import erfolgen kann, muss das Importverzeichnis ausgewählt werden. Über den Button <Importverzeichnis wählen> bekommen Sie ein Fenster, indem das entsprechende Verzeichnis gewählt werden kann. Wenn das Verzeichnis gewählt wurde, so erscheinen in der Liste jene Einträge, die in dem Importverzeichnis gefunden wurden.
 
Unter dem Titel <Neu> finden Sie zu jedem Produktionsrohstoff eine Checkbox. Wenn diese angekreuzt ist, so handelt es sich um einen neuen Produktionsrohstoff, der noch nicht in Ihrer Datenbank enthalten ist.
 
Wenn Sie einen Produktionsrohstoff gezielt importieren wollen, so können Sie auch nach diesem suchen. Geben Sie dazu unter <Suchen> den gewünschten Handelsnamen ein. Es werden in der Liste dann nur mehr die gefundenen Einträge angezeigt.
Um einen Produktionsrohstoff zu importieren wählen Sie diesen aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button <OK>.
 
Wenn Sie alle neuen Produktionsrohstoffe importieren wollen, klicken Sie die entsprechende Checkbox an und bestätigen Sie mit <OK>.

Kunden und Kontakte

cosAssist - Onlinehandbuch
 

Bei Produktentwicklung und Fertigprodukte können den einzelnen Produkten bzw. Produktentwicklungen der Kunde zugewiesen werden, der das Produkt bekommt oder für den das Produkt entwickelt wird.
 
Alle blau unterlegten Feldbezeichnungen haben eine Funktion:

Telefon: Ist ein Modem angeschlossen an den Computer angeschlossen, so wird durch einen Mausklick auf die Feldbezeichnung die Nummer im Eingabefeld automatisch gewählt.

EMail: Ist eine Mail - Adresse angegeben, so wird mit einem Klick auf die Feldbezeichnung das Standardmailprogramm geöffnet und eine neue Mail angelegt.

Web: Ist eine URL angegeben, so wird diese mit einem Klick auf die Feldbezeichnung im Standardwebbrowser geöffnet

Anmerkung: Unter Anmerkung kann man frei einen Text angeben.
   
Suchen nach Kunden und Kontakten
 
Unter <Suchen> geben Sie an, nach was gesucht werden soll. Gesucht kann nach fast jedem Feld werden. Im Eingabefeld rechts davon geben Sie den Suchbegriff an. Drücken Sie die Eingabetaste um die Suchabfrage zu starten.


Klicken Sie im Menü <Bearbeiten> auf den Eintrag <alle anzeigen> um die Suchabfrage aufzulösen und wieder alle Datensätze anzuzeigen.
Kunden und Kontakte anlegen
 
Durch Anklicken des '+' Buttons erscheinen leere Eingabefelder. Es muss zumindest Nachname oder Firma angegeben werden, damit die Eingabe akzeptiert wird und gespeichert werden kann. Bei der Eingabe der Postleitzahl und des Ortes sind alle österreichischen und deutschen Postleitzahlen, sowie Orte hinterlegt. Das vereinfacht die Eingabe.
 
Durch einen Klick auf den Button <post edit> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <cancel edit> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
Kunden und Kontakt löschen
 
Um einen Kontakt zu löschen, wählen Sie diesen zuerst aus der Liste aus. Wählen Sie aus dem Menü <Bearbeiten> den Punkt <Datensatz löschen> oder klicken Sie auf den Button <Minus>.
 
Drucken der Liste
 
Durch einen Klick auf den Button <Abfrage drucken> kann eine Liste der Kunden und Kontakte auf den Drucker ausgegeben werden, wobei zu beachten ist, dass immer nur jene Daten ausgegeben werden, die in der Liste direkt sichtbar sind.

Verpackungen

cosAssist - Onlinehandbuch
 
Allgemeines
 
Diese Datenbank wird in der Menüleiste <Service> durch Auswahl des Begriffes <Verpackungen> geöffnet. In der vorliegenden Liste werden alle bereits eingegebenen Daten über Verpackungen aufgelistet.
Suchen
 
Ein Suchen ist entweder nach Artikelnummer oder nach Artikelname möglich (Auswahl des Sortiermodus durch Anklicken des Begriffes Artikelnummer bzw. Artikelname).
Filtern/Sortieren
 
Innerhalb der Verpackungen kann nach folgenden Kriterien gesucht werden: · Artikelnummer· Verpackungsname· Hersteller Durch einen Klick auf den Menüeintrag <Alle anzeigen> werden wieder alle Einträge aufgelistet.
Anlegen von Verpackungen
 
Das Anlegen von neuen Verpackungen unterteilt sich in zwei Schritte Auf der ersten Seite werden die allgemeinen Daten zur Verpackung erfasst. Durch einen Klick auf den Button <Datensatz einfügen> wird ein leeres Formular generiert, in dem folgende Daten erfasst werden:· Artikelnummer· Verpackungsname· Hersteller· Bestellnummer (wahlweise)· Unbedenklichkeitserklärung der Verpackung· Konstruktionszeichnungen· Preis Euro (Preis der Verpackung). Die Umrechnung in NW erfolgt automatisch, wenn der Umrechnungskurs richtig definiert wurde· Preis NW (Preis in Nationalwährung = ATS, DM oder SFR) Die Umrechnung in Euro erfolgt automatisch, wenn der Umrechnungskurs richtig definiert wurde Die rot definierten Felder müssen erfasst werden.
 
Durch einen Klick auf den Button <Übernehmen> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <Bearbeiten abbrechen> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
Kopieren von Verpackungen
 
Wenn eine Reihe von Verpackungen ähnlich aufgebaut ist, und sich nur in ein paar Teilbereichen unterscheiden, so werden die Daten für eine Verpackung erfasst, diese kopiert und entsprechend ausgebessert. Um eine Verpackung zu kopieren, wählen Sie die zu kopierenden aus der Liste aus, und wählen Sie aus dem Menü <Bearbeiten> den Menüpunkt <Datensatz kopieren> aus. Bei dem nun folgenden Kopiervorgang, der je nach Rechner bis zu einigen Sekunden dauern kann, wird eine Kopie sämtlicher Daten zu dieser Verpackung angelegt. In der Liste selbst wird ein neuer Eintrag mit gleichlautender Artikelnummer und Bezeichnung angelegt, jedoch steht bei der Artikelnummer in Klammer (Kopie) dabei. Wählen Sie nun diesen Eintrag aus der Liste und benennen Sie diesen entsprechend um.
Löschen von Verpackungen
 
Durch einen Klick auf den Button <Datensatz löschen> kann eine Verpackung mit allen Verpackungsdetails gelöscht werden. Es können jedoch nur jene Verpackungen gelöscht werden, die nicht für ein Fertigprodukt verarbeitet wurden.
   

Endprodukte

cosAssist - Onlinehandbuch
 
Allgemeines
 
In diesem Modul können die Endprodukte verwaltet und die entsprechenden Dossiers erstellt werden. Die Datenbank der Endprodukte wird in der Menüleiste <Service> durch Auswahl des Begriffes <Endprodukte> geöffnet.
Sortierung
 
Sie können die Sortierung der angezeigten Liste der Endprodukte ändern, indem Sie die entsprechende Schaltfläche klicken. Zur Auswahl stehen:
  • Artikelbezeichnung
  • Artikelnummer
  • Dossiererstellungsdatum
  • Rezepturbezeichnung
  • Rezepturnummer
Suchen
 
Sie können innerhalb der angezeigten Liste nach einem bestimmten Endprodukt suchen. Die Suche ist direkt von der Art der Sortierung abhängig. Wenn Sie zum Beispiel nach einer Artikelnummer suchen wollen, so klicken Sie zuerst die entsprechende Sortierung an und geben Sie danach die Artikelnummer ein, wobei schon oft ein Teil der Artikelnummer genügt.
Allgemeine Daten
 
Durch Anklicken des Buttons <Datensatz einfügen> erscheinen leere Eingabefelder zur Erfassung folgender Daten, wobei bei allen rot bezeichneten Eingabefelder die Daten erfasst werden müssen:? Artikelnummer, die eindeutig sein muss.? Artikelname? Rezepturnummer (sollten Sie keine eigenen Rezepturnummer für die einzelnen Artikeln haben, so können Sie auch den Artikelnamen nochmals eingeben,? Rezepturname? Bestellnummer ? Herstellungsverfahren? Kunde/Kontakt: Wenn das Endprodukt einem Kunden zugeordnet werden soll, so können Sie diesen hier angeben.
 
Wenn Sie bereits ein Herstellungsverfahren erstellt haben, können Sie hier den Dateinamen eingeben oder auswählen indem Sie auf den Button <Herstellungsverfahren importieren> klicken.
 
  Unter Dossier kann der Dateiname definiert werden, unter dem das Dossier erstellt werden soll. Erfolgt keine Eingabe, so ermittelt der cosmetic Assistant automatisch einen Dateinamen. Dieser Dateinamen kann auch zu einem späteren Zeitpunkt geändert werden.
 
Durch einen Klick auf den Button <Übernehmen> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <Bearbeiten abbrechen> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
Anlegen der Rezeptur
 
Nachdem die allgemeinen Daten erfasst wurden, wird nun die Rezeptur erfasst. Klicken Sie mit der Maus auf den Registereintrag <Rezeptur>. Der Name des Endproduktes, für den die Rezeptur eingegeben wird, erscheint in der Überschrift des Fensters.
 
Durch Anklicken des Buttons <Datensatz einfügen> wird ein neuer Datensatz eingefügt.


Geben Sie nun die Artikelnummer oder den Handelsnamen des ersten Produktions-rohstoffes an. Dabei brauchen Sie nur die ersten paar Buchstaben der Handelsnamen einzugeben. Der Rest wird automatisch vom cosmetic Assistant ausgefüllt.
 
Nach dem der Handelsname Erfasst wurde, muss die Masse definiert werden. Der cosmetic Assistant errechnet automatisch die fehlende Prozentzahl auf 100 und gibt diese als Vorgabe. Markieren und geben Sie den gewünschten Wert ein.
 
Die Phase in der dieser Rohstoff zu verarbeiten ist kann ebenfalls erfasst werden. Geben Sie den entsprechenden Wert ein, oder klicken Sie mit der Maus auf den entsprechenden Pfeil des Wippreglers.
 
Durch einen Klick auf den Button <Übernehmen> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <Bearbeiten abbrechen> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
 
Um weitere Rezepturteile anzugeben, klicken Sie erneut auf den Button <Datensatz einfügen> und verfahren Sie wie bereits beschrieben. Nach jeder Bearbeitung beachten Sie bitte die Summenangabe am Ende der Liste. Diese sollte immer 100 anzeigen.
Bearbeiten der Rezeptur
 
Aus der Liste wird die zu ändernde Komponente ausgewählt und einfach gegen die neue Komponente getauscht. Es ist nicht notwendig die alte Komponente zuerst zu löschen und eine neue anzulegen.Genauso können Sie verfahren, wenn Sie die Einsatzmenge ändern wollen.
 
Ist eine Komponente zu löschen, klicken Sie auf den Button <Datensatz löschen>.
 
Ergibt nach einer Änderung die Summe nicht mehr 100 so können Sie eine Komponente auswählen und auf dem blauen Label <Masse> klicken. Diese Komponente wird vom cosmetic Assistant automatisch auf 100% aufgerechnet
Deklaration
 
Wenn die Rezeptur des Endproduktes erfasst wurde, kann die Deklaration nach INCI erstellt werden. Um die Deklaration zu erstellen muss zuerst auf den Registereintrag <Deklaration> geklickt werden.
 
Die Deklaration wird automatisch erstellt.  Die Einträge der Deklaration werden in absteigender Reihenfolge nach ihren Vorkommen im Endprodukt dargestellt. Kommen zwei Komponenten in gleichen Verhältnissen vor, so erfolgt die Reihung zufällig. Aus diesem Grund kann die automatisch erstellte Deklaration noch nachbearbeitet und umgruppiert werden.
 
Mit dem Button <In die Zwischenablage kopieren> kann die Deklaration in die Windows- Zwischenablage übernommen werden und anschließend in das Textverarbeitungsprogramm Microsoft Word oder jeder anderen Software (z.B. zur Erstellung von Etiketten) mit dem Befehl <Einfügen> (Strg+V) eingefügt werden.
Eigenschaften des Endprodukts
 
Zur Erstellung eines Dossiers sind noch weitere Angaben zum Endprodukt zu machen. Dafür klicken Sie auf den Registereintrag <Eigenschaften>.
Haltbarkeit
 
In dieses Fenster wird durch Anklicken des Registereintrages <Spezifikation> gewechselt. Der Name des Endproduktes, für den die Spezifikation erfolgt, erscheint in der Überschrift des Fensters. Es werden folgende Daten erfasst::
  • Aussehen
  • Farbe
  • Geruch
  • pH-Wert
  • Dichte
  • Viskosität
  • Brechungsindex
  • Waschaktive Substanzen
  • Bakteriologische Daten
  • Gesamtkeimzahl
  • Hefen und Pilze
  • Abwesenheit pathogener Keime (Anklicken, falls keine pathogenen Keime vorhanden sind)
  • Anwendung/Dosierung
  • Wirksamkeitsnachweis (falls notwendig)Je nach Größe des Textfeldes ist die Eingabe von Stichwörtern oder ganzer Texte möglich.
Prozess- und Qualitätskontrolle
 
Dieses Eingabefenster wird unter dem Registereintrag <PQ- Kontrolle> geöffnet. Hier ist die Eingabe folgender Informationen möglich
  • Inprozeßkontrolle
  • Endkontrolle

Es erfolgt hier die Angabe der durchgeführten Kontrollen, die Anzahl der Stichproben, Sollwerte, Meßmethoden, sowie des Verantwortlichen der Qualitätskontrolle, etc.
Herstellungsverfahren des Endproduktes
 
Innerhalb des Herstellungsverfahrens ist die Erstellung eines Fließschemas, sowie die Beschreibung des Herstellungsverfahrens innerhalb eines MS Word- Dokumentes möglich. Um ein Herstellungsverfahren zu erstellen muss wie folgt vorgegangen werden:
  • Wechseln Sie zur Eingabemaske für die allgemeinen Daten.
  • Prüfen Sie, ob ein Code definiert wurde.
  • Klicken Sie im Menü <Service> auf den Eintrag <Herstellungsverfahren>

MS Word wird gestartet und ein neues Herstellungsverfahren wird erstellt. Des weiteren werden Angaben über das Produkt, die Rezeptur etc. an das Word - Dokument gesendet. Sobald der Vorgang abgeschlossen ist, kann die Verarbeitungsvorschrift wie in einem konventionellen Word - Dokument erfasst werden. Nachdem alle Eingaben erfolgt sind, wird das Word - Dokument wie gewohnt gespeichert und geschlossen. Zur Bearbeitung eines bereits erstellten Herstellungsverfahrens gehen Sie analog vor.
Verpackungen des Endproduktes
  Aufnehmen von Verpackungen
 
Durch Auswahl des Registereintrages <Verpackungen> erscheint das Fenster zur Angabe der für das Endprodukt verwendeten Verpackungen. Der Name des Endproduktes, für das die Auswahl der Verpackung erfolgt, erscheint in der Überschrift des Fensters. Im rechten Bildrand sind alle bereits eingegebenen Verpackungen der Verpackungs- datenbank in Listenform aufgeführt.
 
Durch Anklicken des Buttons <Datensatz einfügen> wird ein neuer Datensatz eingefügt. Geben Sie nun die Artikelnummer oder den Artikelnamen des ersten Verpackungsteiles des Endproduktes an. Dabei brauchen Sie nur die ersten paar Buchstaben des Artikelnamens einzugeben. Der Rest wird automatisch vom cosmetic Assistant ausgefüllt.
 
Nach dem der Artikelnamen erfasst wurde, geben Sie noch die Anzahl der verwendeten Teile an.
 
Durch einen Klick auf den Button <Übernehmen> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <Bearbeiten abbrechen> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
 
Um die Verpackungsdetails zu einer Verpackung zu betrachten, muss zuerst die betreffende Verpackung aus der Liste gewählt werden. Über den Registereintrag <Verpackungsdetails> können die Komponenten der Verpackung angezeigt werden. Ein Ändern der Daten ist in diesem Bereich nicht möglich.
Detailzusammensetzung des Endproduktes
 
In der Detailzusammensetzung des Endproduktes erfolgt die detaillierte Aufstellung der eingegebenen Rezeptur. Der Name des ausgewählten Endproduktes wird in der Überschrift angegeben. Jeder Produktionsrohstoff ist in seine Einzelrohstoffe (Rohstoffstammdaten, INCI/CTFA - Namen) mit der Angabe der Zusammensetzung in Prozent aufgespaltet.

Durch den Button <Drucken> kann die Detailzusammensetzung auf den Drucker ausgegeben werden.
Änderungsdienst
 
Unter dem Menüpunkt <Änderungsdienst> kann ein History - Chart aller erfolgten Änderungen in Rezeptur oder Spezifikation eines Endproduktes erstellt werden. Dabei kann in das vorliegende Fenster eingetragen werden, wann und aus welchem Grund eine Änderung erfolgt ist.
Anlegen eines Änderungseintrages
 
Durch Anklicken des Buttons <Datensatz einfügen> wird ein neuer Datensatz eingefügt. Geben Sie nun das Datum der Änderung, die Versionsnummer sowie den Änderungsgrund an. Die Versionsnummer wird automatisch hoch gezählt, kann aber per Eingabe verändert werden.
 
Durch einen Klick auf den Button <Übernehmen> werden die vorgenommenen Eingaben gespeichert. Vor der Übernahme der Eingaben in die Datenbank wird noch geprüft, ob alle erforderlichen Eingaben erfolgt sind.
 
Durch einen Klick auf den Button <Bearbeiten abbrechen> werden die vorgenommenen Eingaben verworfen.
Drucken der Änderungsliste
 
Über <Änderungsdienst drucken> können alle Änderungen zu einem Dossier über die Zeit ausgedruckt werden.
Drucken der Endprodukte
 
Durch einen Klick auf den Button <Drucken> können die Daten der Endprodukte in Listenform auf den Drucker ausgegeben werden, wobei zu beachten ist, dass immer nur jene Daten ausgegeben werden, die in der Liste direkt sichtbar sind. Das heißt, wenn ein Filter gesetzt ist, werden nur die gefilterten Daten auf den Drucker ausgegeben.Auf dem Ausdruck sind folgende Daten zu sehen:
  • Artikelnummer
  • Handelsname
  • Rezeptnummer
  • Rezeptname