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Abgelaufene Dokumente

Laufen Dokumente ab und es besteht eine Weiterleitung, dann werden die Mails und die Tasks nun bei dem Benutzer auf den die Weiterleitung eingerichtet ist geleitet. Damit soll sicher gestellt werden, dass auch jene Dokumente zeitgerecht verlängert werden können, wenn der Ersteller des Dokumentes aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, oder für längere Zeit nicht verfügbar ist.

Benutzerdefininerte Dokumententasks bei Mehrfachfreigabe

Bei der Mehrfachfreigabe wurde implementiert, dass auch hier die benutzerdefininerten Tasks erstellt werden.

Benutzerdefininerte Dokumententasks

 
Das Layout zum Konfigurieren vom benutzerdefinierten Tasks wurde überarbeitet und sollte nun übersichtlicher sein. Es ist auch ein Punkt hinzugekommen. Unter "Mögliche nicht erstellte Tasks" wird überprüft, ob der Task vielleicht bei einem Dokument nicht erstellt wurde. Es wird verglichen, ob die Erstellung des letzten Tasks vor dem letzten Freigabedatum liegt.

Bearbeiter beim Ordner hinterlegen

 
Ab dieser Version können schon beim Ordner Bearbeiter hinterlegt werden. Damit müssen diese nicht für jedes Dokument extra definiert werden. Bearbeiter können ein Dokument auch auschecken wenn die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiviert sind. Ansonsten können nur Personen, die im Prüflauf hinterlegt sind, die Dokumente bearbeiten.

Dokumente kopieren

Wird bei ein Dokument kopiert und der Verteiler des Dokumentes wird ebenfalls übernommen, so werden nun im Ursprungsdokument definierte Bearbeiter ebenfalls mit übernommen.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Hier werden nun ebenfalls die Bearbeiter übernommen, wenn konfiguriert ist, dass der Verteiler vom Vorgabedokument übernommen werden soll.Beziehungsweise werden die Bearbeiter auch vom Ordner übernommen, so in diesem welche eingestellt sind. Auch wurde behoben, dass das Dokument von der freigegebenen Version und nicht vom Entwurf erstellt wird.

Dokumente prüfen, freigeben etc.

 
In den Dokumentenaktionen wie prüfen und freigeben, wurden nun die Funktionen eingebaut, dass man hier auch noch mal das Dokument auschecken oder den Entwurf betrachten kann. Der Unterschied zwischen auschecken und Entwurf betrachten ist, dass beim Auschecken das Dokument geändert werden kann während beim Entwurf betrachten das nicht der Fall ist. Der Vorteil beim Entwurf betrachten ist jedoch, dass hier das Dokument nicht gesperrt wird.

Tagesmails (Daily Mail)

Die Tagesmails wurden dahingehend überarbeitet, dass im keine Mails versendet werden, wenn keine Tasks anstehen und auch im Mailkörper werden nur mehr Sektionen angezeigt in denen aktive Einträge sind. Sind also keine Jobs etc fällig, dann werden diese Sektionen auch nicht mehr angezeigt.

Suchen und ersetzen

 
Suchen und ersetzen wurde erweitert indem man nun auch im Dokumentencode Suchen und ersetzen kann. Dazu kann man in dem neu eingeführten Feld auswählen, ob man den Dokumententitel oder den Dokumentencode für die Aktion verwenden will.

Dokumentenkategorien in MS Word

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass nun auch die Kategorien zu einem Dokument an das MS Word Dokument gesendet werden und dort angezeigt werden können. Hintergrund ist, dass hier die Kategorien verwendet werden sollen um den Gültigkeitsbereich eines Dokuments zu erfassen und diesen Gültigkeitsbereich dann auch im Dokument anzugeben.

Archivierte Dokumente

Sind Dokumente archiviert, so können ab dieser Version diese nicht mehr ausgecheckt und/oder geprüft werden. Bei Dokumenten, die nicht freigegeben archiviert wurden, kann man weiterhin den Entwurf betrachten.

Checkout abbrechen

Für die Funktion "Checkout abbrechen" gibt es nun eine Regel in den Sicherheitseinstellungen. Damit können auch nicht Admins für andere Benutzer den Checkout abbrechen.

Verteiler: Bearbeiter definieren

Hat man beim Verteiler einen Bearbeiter definiert (nur möglich, wenn die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert sind) dann wurde dieser nicht zurückgestellt, wenn man die Bearbeitung des Verteilers abgebrochen hat.

Neue virtuelle Ansicht

Bei den virtuellen Dokumentenansichten ist ein neuer Eintrag mit der Bezeichnung "Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen" hinzugekommen.

Prüfung der Datenbankversion

Beim Login wird nun überprüft, ob die Datenbankversion mit der Programmversion übereinstimmt. Damit kann man mit einer neueren Version des Clients nicht mehr mit einer alten Datenbankversion arbeiten. Sollte hier eine entsprechende Meldung erscheinen, so wenden Sie sich bitte an uns. Es muss dann die Struktur der Datenbank aktualisiert werden.

Hochformat und Querformat

 
Nach und nach werden nun die Dokumenteneigenschaften von MS Word und MS Excel ausgelesen. Dadurch kann bei MS Word Dokumenten festgestellt werden, ob das Format des betreffenden Dokumentes Hoch oder Quer ist. Das hat den Vorteil, dass beim Anwenden von Vorlagen es nicht mehr so leicht vorkommen kann, dass man z.B eine Querformatvorlage auf ein hochformatiges Dokument anwendet. Das war immer wieder ein Ärgernis und damit können wir das hoffentlich einer Lösung zufügen. Wenn Sie also auf Dokumente eine Hochformatvorlage anwenden wollen und es sind Dokumente im Querformat dabei, dann löschen Sie diese einfach aus der Liste und verarbeiten Sie dies in einem zweiten Schritt.

Kontakte archivieren

Wenn Kontakte archiviert werden sollen, weil z.b. ein Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen ist, dann kann man nun auch gleich festlegen, ob der archivierte Kontakt aus den Benutzern und Verteilergruppen gelöscht werden soll. Er wird aber nicht aus den Dokumenten etc gelöscht. Hier bleibt er weiterhin enthalten. Aus dem Grund ist es auch weiterhin notwendig eine Benutzerumleitung anzulegen.

Kontakte im Hauptmenü

Die Kontakte haben auch einen Eintrag im Hauptmenü bekommen, der angezeigt wird, sobald die Kontakte aufgerufen werden. Damit muss nicht mehr alles über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden. Auch wurde ein Menüpunkt eingeführt mit dem dem leichter die archivierten Kontakte anzeigen oder ausblenden kann. Im Allgemeinen kann das auch über die Benutzereinstellungen unter "Kontakte" eingestellt werden, wo auch noch konfiguriert werden kann, ob bei der Suche in den Kontakten auch in den archivierten Kontakten gesucht werden soll.

Dokumente erneut öffnen

 
Das Verhalten dieses Punktes wurde geändert und hoffentlich verbessert. Es wurden die ausgecheckten und betrachteten Dokumente zusammengefasst und in einer Liste angezeigt. Aktuell werden die letzten 25 Einträge jener Dokumente angezeigt, die zuletzt ausgecheckt oder betrachtet werden. Damit soll vermieden werden, dass man nicht in zwei Listen nachsehen muss, weil man nicht mehr weiss, ob man das Dokument zuletzt bearbeitet oder nur betrachtet hat. Aus dem Hauptmenü ist der entsprechende Menüpunkt entfernt worden um Platz für neue Funktionen zu schaffen.

Pinwand

 
Wahrscheinlich relativ unbekannt ist die Funktion, dass man Dokumente an eine "Pinwand" heften kann. In der Dokumentenliste ist auf der linken Buttonleiste ein gleich aussehendes Icon mit dem man Dokumente zur Pinwand hinzufügen kann. Aufgabe bzw. Zweck dieser Funktion ist, dass man Dokumente, die man immer wieder braucht an eben diese Pinwand heften und damit leichter aufrufen kann, ohne danach zu suchen. Bisher musste man dazu über die Startseite gehen, damit man zu Pinwand Einträgen kommt. Das wurde nun vereinfacht, indem man gleich hier mit dem entsprechenden Icon diese aufrufen kann. Will man Dokumente von der Pinwand entfernen, so muss man dies weiterhin über die Startseite machen.

Nicht gesendete Mails und Tasks

 
Nachdem wir vor einiger Zeit bei einem Kunden wieder mal feststellen mussten, dass der Mailversand nicht funktioniert hat und das keinem aufgefallen ist, haben wir nun mal testweise eine Anzeige eingebaut, die angibt ob und wie viele Mails nicht verschickt wurden. Das haben wurde dann gleich ausgebaut und nun werden auch noch angezeigt, wie viele Tasks offen sind. Damit kann man dies auch gleich auf einen Blick sehen. In weiterer Folge können hier noch weitere Parameter angezeigt werden. Die Anzeige wird im Übrigen ca. alle 10 Sekunden aktualisiert.

Suche in den virtuellen Dokumentenansichten

 
Nachdem die Liste der virtuellen Dokumentenansichten immer länger wird, haben wir auch hier eine Suche bzw eine Filter Funktion eingebaut.

Tastaturkürzel - Shortcuts

Einige Tastaturkürzel bzw Shortcuts haben sich geändert bzw wurden vereinheitlicht. Die Liste der aktullen Shortcuts entnehmen Sie bitte hier.

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