Virtuelle Dokumentenansichten

  • Dokumente erneut öffnen (MRU)

    Dokument erneut öffnen (MRU)
     
    "Dokumente erneut öffnen (MRU)" zeigt die zuletzt bearbeiteten Dokumente an. Zur Zeit werden ca. 25 Dokumente angezeigt. Aufrufen können Sie es über die Buttonleiste über der Verzeichnisliste (gelb markiert). Wenn Sie zu einem Dokument wechseln wollen, klicken Sie einfach auf den Titel des Dokumentes.
    In der Suche können Sie nach innerhalb der Liste suchen. Zum einem natürlich innerhalb des Titels des Dokumentes, aber auch nach dem Dokumententyp indem Sie die Erweiterung der Dokumente eingeben. z.B. "doc" für alle MS Word - Dokumente oder "xls" für alle Excel Dokumente.

    Weitere Funktionen

    Suche anwendenSuche anwenden Lädt alle Dokumente aus der MRU Liste in die Dokumentenliste. Anwendungsfall: Sie wollen gleich mehrere Dokumente wieder zur Bearbeitung öffnen. Dann klicken Sie auf diesen Button und die Dokumente werden in der Dokumentenliste angezeigt, wo Sie gleich mehrere Dokumente markieren und auschecken können.
  • Dokumente auf der Pinnwand

    Dokumente auf der Pinnwand
     
    "Dokumente auf der Pinwand" zeigt alle Dokumente an, die Sie an die Pinwand geheftet haben. Man kann die Pinwand auch als Favoriten verstehen. Aufrufen können Sie es über die Buttonleiste über der Verzeichnisliste (gelb markiert). Wenn Sie zu einem Dokument wechseln wollen, klicken Sie einfach auf den Titel des Dokumentes.
    In der Suche können Sie nach innerhalb der Liste suchen. Zum einem natürlich innerhalb des Titels des Dokumentes, aber auch nach dem Dokumententyp indem Sie die Erweiterung der Dokumente eingeben. z.B. "doc" für alle MS Word - Dokumente oder "xls" für alle Excel Dokumente.

    Weitere Funktionen

    Suche anwendenSuche anwenden Lädt alle Dokumente aus der aktuellen Ansicht in die Dokumentenliste. Anwendungsfall: Sie wollen gleich mehrere Dokumente wieder zur Bearbeitung öffnen. Dann klicken Sie auf diesen Button und die Dokumente werden in der Dokumentenliste angezeigt, wo Sie gleich mehrere Dokumente markieren und auschecken können.
  • Erweiterte Suche & Virtuelle Dokumentenansichten

    Erweiterte Suche & Virtuelle Dokumentenansichten 1
     
    Sie können Dokumente nach mehreren Parametern filtern und diese Ergebnisliste in einem virtuellen Ordner abspeichern. Der virtuelle Ordner ist pro Benutzer definierbar. Wählen Sie den gewünschten Ordner aus, aus dem sie Dokumente anzeigen wollen. Wählen Sie aus der oberen Leiste Dokumente/ Erweiterte Suche. Erstellen Sie nun im Suchfenster jene Parameter, die den gewünschten Filterkriterien entsprechen. Um eine Zeile hinzuzufügen klicken Sie auf den  Einfügen-Button rechts oben. Um eine Zeile zu entfernen auf den Lösch-Button im rechten oberen Rand. Nach jeder fertig gestellten Eingabe je Zeile, bestätigen Sie diese mit dem Häkchen. Wollen Sie die Anzeige der Ergebnisse sehen, klicken Sie auf "Anwenden". Wollen Sie die Liste als virtuellen Ordner speichern, wählen Sie als virtuellen Ordner speichern. Sie werden nun aufgefordert einen Namen für den virtuellen Ordner zu vergeben. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK.

    Zurücksetzen

    Mit "Zurücksetzen" löschen Sie alle Eingabe und Sie können mit einer leeren Maske beginnen.

    Alle Ordner durchsuchen

    Es kann im aktuellen oder in allen Ordnern gesucht werden. Soll in allen Ordner gesucht werden, klicken Sie bitte diese Option an.

    Verknüpfte Dokumente ausblenden

    Schließt Dokumentenverknüpfungen von der Anzeige der Suchergebnisse aus.

    Archiv einschließen

    Schließt das Archiv in die Suche mit ein.

    Virtueller Ordner

    Erweiterte Suche & Virtuelle Dokumentenansichten 2
    Den erstellten virtuellen Ordner finden Sie in der Baumstruktur unter "Virtuelle Dokumentenansichten". Markieren Sie die gewünschte Liste und klicken in den grünen Pfeil – es öffnet sich die Liste, die sich jedes Mal erneut aktualisiert. Selbst erstellte virtuelle Ansichten können auch bearbeitet werden. Im Allgemeinen sieht nur der Ersteller die virtuelle Ansicht. Der Ersteller kann jedoch, so er über die entsprechende Berechtigung verfügt, die virtuelle Ansicht auch für alle sichtbar machen, sodass diese von allen genutzt werden kann.
  • Übersicht - Virtuelle Dokumentenansichten

    Virtuelle Dokumentenansichten - Auswahl
    Virtuelle Dokumentenansichten sind gespeicherte Such-anfragen, sie Sie sich auch über die Erweiterte Suche selbst erstellen können. Aufrufen können Sie die "virtuellen Dokumentenansichten" über die Buttonleiste oben oder über den Verzeichnisbaum.

    Übersicht

    Übersicht - Virtuelle Dokumentenansichten
     
    In der Übersichtsliste befinden sich bereits einige Einträge, die standardmäßig bei der Installation mitgeliefert werden. Zu erkennen sind diese in der Spalte „Erstellt von“ durch den Eintrag „System“. Folgende Einträge sind Folgende Einträge sind hierbei enthalten:
    • Abgelaufene Dokumente: Zeigt alle Dokumente in allen Ordnern an, deren „Gültig bis“ Datum das aktuelle Datum überschritten haben und somit den Status „Abgelaufen“ haben.
    • Alle Arbeitsdokumente: Zeigt alle Dokumente an, die über die Dokumenteneigenschaften als "Arbeitsdokument" markiert sind.
    • Alle ausgecheckten Dokumente: Zeigt alle Dokumente an, die aktuell von den Benutzern ausgecheckt sind.
    • Alle MS Excel Dokumente: Zeigt alle Dokumente an, die mit MS Excel erstellt wurden und die entsprechende Dateierweiterung haben.
    • Alle MS Excel Dokumente ohne QM-Info: Zeigt alle MS Excel Dokumente an bei denen nicht aktiviert ist, dass die QM - relevanten Informationen übertragen werden.
    • Alle MS Word Dokumente ohne QM-Info: Zeigt alle MS MS Word Dokumente an bei denen nicht aktiviert ist, dass die QM - relevanten Informationen übertragen werden.
    • Alle PDF Dokumente: Zeigt alle PDF Dokumente an
    • Alle verlinkten Dokumente:
    • Bewegungsdokumente:
    • Dokumente mit Links zu archivierten Dokumenten: Zeigt alle Dokumente an, die Verweise auf archivierte Dokumente haben. Dahingehend wichtig, da ja die Dokumente auf nicht gültige Dokumente verweisen und die Benutzer vielleicht auch nicht die Möglichkeit haben die verlinkten Dokumente zu öffnen
    • Dokumente mit Links zu gelöschten Dokumenten: Zeigt alle Dokumente an, die Verweise auf gelöschte Dokumente haben. Dahingehend wichtig, da ja die Dokumente auf nicht gültige Dokumente verweisen und die Benutzer auch nicht die Möglichkeit haben die verlinkten Dokumente zu öffnen
    • Dokumente mit Schutz: Alle Word oder Excel Dokumente die einen speziellen Dokumentenschutz haben.
    • Dokumente nicht freigegeben: Zeigt alle Dokumente an, die noch nicht freigeben sind. Also die entweder im Entwurf oder zur Prüfung sind. Abgelaufene Dokumente werden hierbei nicht angezeigt.
    • Dokumente ohne Ordner: Zeigt alle Dokumente an, denen kein gültiger Ordner zugewiesen ist.
    • Dokumente ohne Verteilergruppe: Zeigt alle Dokumente an, denen keine Verteilergruppe zugewiesen ist. Also die entweder öffentlich sind, oder denen im Verteiler einzelne Personen und keine Gruppen zugewiesen wurden.
    • Dokumente seit 28 Tagen im Prüflauf: Zeigt alle Dokumente an, bei denen der Prüflauf eingeleitet wurde, dieser aber noch nicht abgeschlossen ist.
    • Dokumente, die innerhalb von 30 Tagen ablaufen: Zeigt alle Dokumente an, die in den kommenden 30 Tagen ablaufen
    • Excel in Bearbeitung: Zeigt alle MS Excel Dokumente an, die nicht freigegeben sind.
    • In den letzten 30 Tagen erstellt: Zeigt alle Dokumente an, die in den letzten 30 Tagen erstellt wurden.
    • In den letzten 30 Tagen freigegeben: Zeigt alle Dokumente an, die in den letzten 30 Tagen freigegeben wurden.
    • MS Word ohne Vorlage: Zeigt alle MS Word Dokumente an, denen keine Vorlage zugewiesen wurde.
    • MS Word Querformat: Zeigt alle MS Word Dokumente an, die im Querformat angelegt sind. Das kann wichtig werden, wenn man die Vorlagen neu zuweisen muss. Hier müssen aber alle Dokumente einmal indiziert werden, damit diese Information in die Datenbank übernommen werden kann.
    • Powerpoint: Alle Powerpoint Dokumente.
    • Word Dokumente mit nicht aktueller Vorlage: Alle MS Word Dokumente deren Vorlage nicht aktuell ist.
    • Private Dokumente: Alle Dokumente, die die Sicherheitsstufe "privat" haben, also die nur der Ersteller sehen kann.
    • Öffentliche Dokumente: Zeigt alle Dokumente an, die die Sicherheitsstufe "öffentlich“ haben und somit von allen Benutzern eingesehen werden können.
    • Zurückgezogene Dokumente: Alle Dokumente, die den Status zuückgezogen haben

    Allgemeine Funktionen

    Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
    Dokumentenansicht öffnenDokumentenansicht öffnen Ruft die gewählte Dokumentenansicht auf und zeigt die entsprechenden Dokumente in der Liste an.
    BearbeitenBearbeiten Ruft die gewählte Dokumentenansicht zur Bearbeitung auf, wobei nur jene bearbeitet werden können, die von Ihnen selbst erstellt wurden. Kommt eine Meldung mit "Diese Ansicht kann nicht bearbeitet werden. Bitte löschen und neu ablegen", dann handelt es sich um eine Ansicht in einem älteren Format. Diese können nicht mehr bearbeitet werden.
    LöschenLöschen Löscht die gewählte Ansicht,wobei nur eine selbst erstellte Ansicht gelöscht werden kann.
    AktualisierenAktualisieren Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar