Alle im DLS verwalteten Dokumente können auch per E-Mail versendet werden. Wählen Sie aus den Dokumenten das zu Versendende aus. Klicken Sie auf den Button "Mail" um das Dokument per E-Mail zu versenden. Mit dieser Methode können sie nur ein Dokument versenden.

Entwurf senden

Ist das Dokument im Entwurf, also nicht freigegeben, dann ist die Checkbox "Entwurf senden" aktiv und Sie können diese anwählen. Setzen sie das Häkchen nicht, so wird die freigegebene Version gesendet, so eine existiert sprich die Versionsnummer größer Eins ist. BItte beachten Sie auch, dass das Dokument eingecheckt sein muss, damit Sie es versenden können.

Freigegebene Version senden

Wollen sie die freigegebene Version senden, so muss zumindest eine freigegebene Version vorhanden sein. Gehen Sie wie oben beschrieben vor und haken Sie "Entwurf senden" nicht an.

Dokument als PDF senden

Wenn sie die PDF Version eines MS Office Dokumentes versenden wollen, so muss das Dokument freigegeben sein und ein PDF von dem Dokument muss erstellt worden sein. Dann ist diese Option anklickbar und kann gewählt werden. Anstatt des MS Office Dokumentes wird dann die PDF Version an das Dokument angehängt.

Sende Dokument als Anhang

Wenn sie das Dokument an Personen senden wollen, die keinen Zugang zu ihrer DLS Installation haben, so müssen Sie das Dokument als Anhang mitsenden. Ansonsten reicht, wenn Sie den Link versenden, dann können die Empfänger das Dokument über das DLS öffnen. Ab Version 15.1 kann auch überprüft werden, ob das Dokument nicht zu groß zum Versenden ist. Dafür müssen in den Servereinstellungen, die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden und es muss natürlich auch bekannt sein, was die maximale Dateigröße ist, die verarbeitet werden kann.

Empfänger

Wenn Sie auf die Seite der Empfänger wechseln, können Sie die Empfänger der Mail bearbeiten. Automatisch werden jene Mail Adressen in die Empfängerliste aufgenommen, die im Verteiler des Dokumentes sind. Sollen einige aus der Liste die Mail nicht erhalten, so löschen Sie diese Empfänger einfach raus. Zusätzlich haben sie die Möglichkeit:

• einzelne Personen über die Kontakte hinzuzufügen
• Mail Adressen manuell hinzuzufügen
• Mail Adressen mit Copy&Paste hinzuzufügen

Bestätigen sie mit "OK" um den Mail Versand einzuleiten. Je nach Einstellung am Server kann es bis zu 15 Minuten dauern bis der Versand gestartet wird. Die Mail wird immer auch den den Ersteller geschickt, damit überprüft werden kann, ob die Mail auch verarbeitet wurde. Ist beim Versand ein Fehler aufgetreten, dann sollte eine Mail mit einer Fehlermeldung kommen.

Mails zu Dokument

Wollen Sie wissen, wer wann an wen ein Mail zu dem Dokument gesendet hat lesen Sie bitte hier weiter: Mails für Dokument  

• Dokument im DLS öffnen
• Setup

Dokument im DLS öffnen

Ab Version 8.5 wird in den vom DLS verschickten Mails ein Link mit der Bezeichnung <Dokument im DLS öffnen> mitgeschickt. Klickt man auf diesen Link und hat das DLS auf dem PC installiert, so wird das Dokument automatisch im DLS geöffnet. Damit dies möglich ist, müssen jedoch untenstehende Schritte durchgeführt werden.

Setup

Wählen Sie aus dem Hauptmenü den Eintrag <Einstellungen> im Menü <Erweitert> und klicken Sie auf den Registereintrag <Links>

Protokoll registrieren:

Damit das Dokument im DLS geöffnet werden kann, muss dem Betriebssytem mitgeteilt werden, dass es diesen Link mit dem DLS verknüpfen soll. Klicken Sie bitte den Button <Protokoll registrieren> um die Verknüpfung in der Registry einzutragen.

Dokument automatisch öffnen:

Ist diese Checkbox aktiviert, so wird das Dokument automatisch geöffnet und das DLS navigiert nicht nur zu dem Dokument.

DLS mit letztem Profil automatisch öffnen:

Diese Option ist nur relevant, wenn Sie das DLS in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden oder das DLS als Berater verwenden.

Protokoll beim Start registrieren:

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Das heißt mit jedem Start des Programms wird das Protokoll in der Registry neu eingetragen. Wenn es aber Windows - Berechtigungsprobleme gibt, dann kann man diese Option deaktivieren, damit es beim Start nicht zu einem Fehler kommt.

Technische Info

Das zu registrierende Protokoll heißt dlssvr://
Ein Link ist wie folgt aufgebaut:
dlssvr://documentid/option

documentid ist die id des Dokumentes, das geöffnet werden soll
option kann den Wert <draft>, wenn es sich um ein Dokument im Entwurfsmodus handelt, oder <published>, wenn es sich um ein freigegebenes Dokument handelt.

Internet

• Website: Gibt den Link zum DLS - Webinterface an. Dieser kann an Mitarbeiter weitergegebe werden bzw. kann im Hauptmenü unter "Hilfe - Webinterface" das Webinterface aufgerufen werden.
• Dokumene: Url zum Laden von Dokumenten. Dieser wird für "Weblink an Office Dokumente senden" verwendet.
• Logo: Link zum Firmenlogo für die Mails
• Dashbord: Dokumenten-ID für das Dashbord/Startseite. Siehe auch: Startseite selbst erstellen

Webinterface

• Webinterface aktiviert: Switch um das Webinterface zu aktivieren oder zu deaktivieren
• IP blockieren nach: Gibt an, nach wie vielen erfolglose Login und Dokumentenaufrufen eine Internet IP geblockt werden soll
• Standard Upload Ordner: Im Webinterface kann man auch Dokumente hochladen. Hier wird angegeben in welchem Ordner diese abgelegt werden sollen.
• Blockierte Erweiterungen: Gibt an welche Dateitypen über das Webinterface nicht abgerufen werden dürfen.
• Dokumentenupload aktivieren: Aktiviert/Deaktiviert die angegebene Funktion
• Checkout, Checkin, Prüfen aktivieren: Aktiviert/Deaktiviert die angegebene Funktionen im Webinterface.
• Login für das Laden von Dokumenten: Gibt an, ob der Benutzer eingeloggt sein muss, um einen Link aufrufen und das Dokument laden zu können.

Maileinstellungen

• Max. Mail Größe: Mailserver haben oft Limits für Größe eine Mail oder Anhänge. Hier kann man dieses Limit eingeben. Dann werden Dokumente, die größer sind nicht an die Verständigungsmail angehängt und die Mails bleiben dann nicht hängen bzw werden diese nicht zurückgewiesen.
• Versenden von Mail Anhängen aktivieren: Hier kann man das Anhängen der Dokumente an die Verständigungsmails komplett deaktivieren. Das kann sinnvoll sein, wenn zum einem alle Mitarbeiter Zugang zum System haben und es nicht gewünscht wird, dass Kopien der Dokumente im Unternehmen gibt. Weiters entlastet es den Mailserver.

Dokumente - Sicherheit

Einstellungen für die Dokumentensicherheit wie unten angezeigt. Sie können Einträge aktvieren oder deaktivieren und die Bezeichnungen ändern.

Sicherheitsstufe

Hier können Sie die Bezeichnungen für die Sicherheitsstufen der Benutzer anpassen.

Verteilersicherheit

Hier können Sie die Bezeichnungen für die Sicherheitsstufen der Verteilergruppen anpassen.

Dokument Status

Hier können Sie die Bezeichnungen der Dokumentenstati anpassen.

Zusätzliche Verantwortlichkeiten

• 4te Funktion aktivieren: Aktiviert nach Ersteller, Prüfer und Freigebenden einen weiteren - 2ten Prüfer bzw. 4te Funktion.
• 5te Funktion aktivieren: Aktiviert nach Ersteller, Prüfer und Freigebenden einen weiteren - 3ten Prüfer bzw. 5te Funktion.
• Änderungsantrag senden an: Hier kann man einen zentrale Stelle (Kontakt) definieren, die alle Änderungsanträge zugestellt bekommt.

Sollten diese zusätzlichen Verantwortlichkeiten nicht reichen, dann können Sie unter "Verschiedenes" die Funktion Weitere Prüfer aktivieren. Dann schaltet das Layout der Verantwortlichkeiten um, und sie können so viele Prüfer definieren, wie Sie benötigen. Etwaige Eingaben hier in dieser Maske sind dann hinfällig.

Zentrale Vorprüfung

Hier kann eine gesamte Gruppe (Verteilergruppe) zur Vorprüfung aktiviert werden, um inhaltliche oder Layoutchecks etc zu machen bevor das Dokumente weiter in den Prüflauf kommt.

Wollen Sie sehen, welche Mails zu einem Dokument versendet wurden, so markieren Sie das entsprechende Dokument in der Liste und klicken Sie auf den Button wie eingezeichnet.

Es erscheint ein Fenster in dem alle Mails angezeigt wurden, die zu dem Dokument versendet wurden. Im oberen Teil finden Sie die Liste der Mails im unteren die Details zu der Mail. Mit Sender, Empfänger, Zusatztext und mehr. In der Liste unter "Fehler" können Sie einsehen, ob es einen Fehler beim Mailversand gab

Dokumenteneigenschaften

Alternativ können Sie auch die gesendeten Mails über die Dokumenteneigenschaften betrachten.

Alle gesendeten Mails

Sie haben auch die Möglichkeit, so Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen alle gesendeten Mails einzusehen. Dazu können Sie im DLS im Hauptmenü den Eintrag <Gesendete Mails> aufmachen. In der dort dargestellten Liste bekommen Sie einen Überblick über alle Mails, die über das DLS verschickt wurden. Sie können hier auch einsehen, ob Mails noch in der Warteschlange hängen, oder ob es Fehler bei der Zustellung gab. Weitere Informationen finden Sie hier

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Hier könne Sie die Voreinstellungen vornehmen, bei welchen Aktionen Mails versendet werden sollen. Unter "Sende Dokument als Anhang" können Sie angeben, ob das Dokument standardmäßig mit der Mail mitgesendet werden soll. Wenn die Dokumente zumeist an interne Personen gehen, die Zugriff auf das System haben, dann ist es eigentlich nicht notwendig, es per Mail mitzusenden. Dann kann man Bandbreite und Datenmenge sparen, indem man nur die Verständigung sendet. Es ist auch anzumerken, dass die hier immer die letzte Auswahl gespeichert wird. Wenn Sie also während des Prüfen die Mail an den Freigebenden deaktivieren, dann bleibt diese ausgeschaltet bis sie diese wieder aktivien.

Wird immer wieder die selbe Mail verschickt, sprich eine Mail hängt, dann liegt das zumeist daran, dass eine Mail Adresse nicht gültig ist. Sie können schnell reagieren, indem Sie im Menü "Erweitert" auf den Eintrag "Gesendete E-Mails" klicken, dann in der Auswahlliste "Nicht gesendete Mails" wählen und in der Liste den Eintrag, der immer wieder gesendet wird, löschen. Das geht über das Menü der rechten Maustaste. Prüfen sie vielleicht vorher im Feld "An:" ob die Adressen, die hier eingetragen sind, alle gültig sind.

Ab der Version 11.1 können mehrere Dokumente auf einmal vom DLS aus versendet werden. Es muss nun nicht mehr der Weg über Export der Dokumente und dann der Versand vom Standard - Mailclient aus, gegangen werden. Dazu wurde der Mail Button um ein Untermenü erweitert. Dieser enthält 2 Punkte.

• Dokumente zur Queue hinzufügen: Wählen Sie aus der Dokumentenliste, die zu versendenden Mails und klicken Sie auf diesen Button. Damit werden die Dokumente in eine Liste übernommen. Wenn Sie gleich mehrere Dokumente auf einmal ausgewählt haben, so geht gleich ein Fenster zum Versenden der Mails auf. Schließen Sie dieses Fenster wieder, wenn Sie noch weitere Dokumente aufnehmen wollen. Dazu wählen Sie die nächsten Dokumente aus der Liste und klicken Sie erneut diesen Eintrag.
• Mehrere Dokumente per Mail versenden: Mit einem Klick auf diesen Eintrag können Sie das Fenster zum Versenden der Mails öffnen. Es werden nun alle Dokumente angezeigt, die Sie in die Queue aufgenommen haben.

In dem Fenster zum Versenden der Dokumente werden nun die Dokumente zum Versenden angezeigt. Wenn Sie Dokumente in der Liste haben, die Sie doch nicht versenden wollen, so können Sie diese noch löschen. Rechts wird Ihnen die Größe des Dokumentes angezeigt, wobei diese von der tatsächlichen Größe abweichen kann. Am Server werden die Dokumente komprimiert abgelegt und damit sind Sie einen gewissen Prozentsatz kleiner. Noch dazu kommt, dass die Anhänge, wenn sie per Mail versendet werden, noch codiert werden und dadurch größer werden. Die Größe ist dahingehend wichtig, da es oft Grenzen beim Versand von Mails gibt. Sprich es können nicht unlimitiert Dokumente versendet werden. Unter der Dokumentenliste wird noch mal die Gesamtgröße angezeigt. Für die Dokumente gelten zur Zeit folgende Regeln:

• Gibt es ein PDF von dem freigegebenen Dokument so wird das PDF verschickt.
• Gibt es kein PDF und eine freigegebene Version so wird diese versendet.
• Gibt es kein PDF und keine freigegebene Version so wird der Entwurf versendet.

Weitere Funktionen:

	Mails per MS Outlook versenen	Die Dokumente werden nicht über den DLS Mailer versendet, sondern es wird eine neue E-Mail in MS Outlook erstellt und die Dokumente dort als Anhang hinzugefügt. Beachten Sie bitte, das MS Outlook bereits geöffnet sein sollte, da es sonst zu Fehlermeldungen kommen kann.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Suche anwenden	Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.

Empfängerliste

Bei der Auswahl bzw Eingabe der Empfänger stehen die selben Optionen zur Verfügung, wie beim bisherigen einfachen Mailversand. Das aber unterschiedliche Dokumente unterschiedliche Verteiler haben können werden keine Empfänger vorgegeben, sondern müssen zuerst erfasst werden.

• So können Verteilergruppen aufgenommen werden
• Einzelne Kontakte aufgenommen werden
• Mail Adressen per Hand eingegeben werden

Sind die Empfänger erfasst, so klicken Sie auf OK. Auf der nächsten Seite können Sie noch einen Betreff definieren und einen persönlichen Mailtext eingeben. Zusätzlich können Sie eine Empfangsbestätigung anfordern, was in dem Fall zu empfehlen ist. Ist alles erfasst, so klicken Sie erneut auf OK. Die Mail wird abgesetzt und versendet. Achtung: Damit der Mailversand von mehreren Dokumenten funktioniert, benötigen Sie auch die neuen Servertools.

Werden keine Mails verschickt, dann kann das mehrere Ursachen haben. Eine davon kann sein, dass der Fehler von einer einzelnen Mail verursacht wird, die vielleicht keinen oder einen ungültigen Empfänger aufweist oder zu groß ist. Um das zu prüfen können, rufen Sie im Menü Erweitert den Punkt Gesendete Mails auf und wählen Sie Nicht gesendete Mails. In der Liste rechts sollten nun alle Mails angezeigt werden, die noch nicht versendet wurden. Gehen Sie an das Ende der Liste und prüfen Sie, ob die Mail vielleicht keinen Empfänger oder einen falschen Empfänger hat. Sie können diese Mail über das Menü der rechten Maustaste löschen. Danach können Sie das Fenster verlassen. Warten Sie, ob nun die Mails verschickt werden. Ist nach einer halben Stunde noch immer keine Mail angekommen, so wenden Sie sich bitte an uns. Wir werden das dann weiter untersuchen. Wir arbeiten auch schon daran, dass eine fehlerhafte Mail nicht das ganze System aufhält.

In den "Gesendeten Mails" werden alle Mails zu den Dokumenten angezeigt. Hier können Sie überprüfen, wer, welche Mails gesendet hat, ob Mails noch nicht gesendet wurden, oder ob es zu Fehler bei der Zustellung der Mail kam. Aufrufen können Sie diese Funktion, indem Sie im Menü "Erweitert" auf den Eintrag "Gesendete Mails" klicken.

Funktionen:

• Nicht gesendete Mails: Links unten sehen Sie gleich ob und wie viele Mails noch nicht gesendet wurden. Im Registereintrag "Nicht gesendete Mails" können Sie sehen, welche Mails noch nicht gesendet wurden. Bei den nicht gesendeten Mails können Sie auch Einträge löschen, damit man versehentlich gesendete Mails noch abbrechen kann. Mails werden serverseitig versendet und es kann bis 15 Minuten dauern, bis die Mails versendet werden.
• Mails mit Fehler in der Zustellung: Zeigt an, welche Mails nicht zugestellt werden konnten. Die meisten Fehler treten auf, wenn einer der Empfänger nicht stimmt, oder das gesendete Dokument zu groß ist.

Aktionen:

• Löschen: Mails die noch in der Warteschlange zum versenden sind, können gelöscht werden.
• Mails erneut versenden: Versucht die markierte Mail(s) erneut zu versenden.
• Filter: Nach Mails mit bestimmten Kriterien suchen.
• Filter aufheben: Wieder alle Mails in dem Registereintrag anzeigen.
• Alle markieren: Markiert alle Einträge in der Liste.