Im MS Word können Links zu anderen Dokumenten eingebettet werden, die dann im DLS geöffnet werden. Bitte beachten Sie auch die notwendigen Voraussetzungen im Setup des DLS, die notwendig sind, damit das möglich wird.

• Links im MS Word für Windows erstellen und Dokumente im DLS öffnen
• Voraussetzungen

Links im MS Word für Windows erstellen und Dokumente im DLS öffnen

Um einen Link zu setzen, suchen Sie zuerst aus der Dokumentenliste jenes zu dem der Link gesetzt werden soll. Sie können auch mehrere Dokumente aus der Liste wählen. Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie unter <Tools> den Eintrag <Link in Zwischenablage kopieren> Gehen Sie auf den Reiter <DLS - Links> und betrachten Sie die Einträge. "dlssvr://" steht für das Protokoll und die Nummer danach für die DokumentenID. Kopieren Sie die Links in die Zwischenablage und wechseln Sie zu MS Word. In MS Word geben Sie den Linktext ein (z.B. Dokumententitel) und wählen Sie aus dem Menü <Einfügen> den Eintrag <Hyperlink>. in dem Dialogfeld fügen Sie nun den Inhalt aus der Zwischenablage ein - sodass nur mehr der Text stehen bleibt und bestätigen Sie mit <OK>. Der Link ist fertig und mit einem Klick auf den Link kann nun das Dokument im DLS geöffnet werden.

Voraussetzungen

Wählen Sie aus dem Hauptmenü den Eintrag <Einstellungen> im Menü <Erweitert> und klicken Sie auf den Registereintrag <Links> Protokoll registrieren:
Damit das Dokument im DLS geöffnet werden kann, muss dem Betriebssytem mitgeteilt werden, dass es diesen Link mit dem DLS verknüpfen soll. Klicken Sie bitte den Button <Protokoll registrieren> um die Verknüpfung in der Registry einzutragen. Achtung: Es ist notwendig, dass Sie Administratorenrechte auf dem Rechner haben. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, so wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator.

Dokument automatisch öffnen:
Ist diese Checkbox aktiviert, so wird das Dokument automatisch geöffnet und das DLS navigiert nicht nur zu dem Dokument.

DLS mit letztem Profil automatisch öffnen:
Diese Option ist nur relevant, wenn Sie das DLS in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden oder das DLS als Berater verwenden.

Protokoll beim Start registrieren:
Diese Option ist ebenfalls nur relevant, wenn Sie das DLS in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden oder das DLS als Berater verwenden. Beachten Sie bitte, dass Sie Administratorenrechte auf dem Rechner haben.

Technische Info:
Das zu registrierende Protokoll heisst dlssvr://
Ein Link ist wie folgt aufgebaut:
dlssvr://documentid/option

documentid ist die id des Dokumentes, das geöffnet werden soll
option kann den Wert <draft>, wenn es sich um ein Dokument im Entwurfsmodus handelt, oder <published>, wenn es sich um ein freigegebenes Dokument handelt.

• Dokument im DLS öffnen
• Setup

Dokument im DLS öffnen

Ab Version 8.5 wird in den vom DLS verschickten Mails ein Link mit der Bezeichnung <Dokument im DLS öffnen> mitgeschickt. Klickt man auf diesen Link und hat das DLS auf dem PC installiert, so wird das Dokument automatisch im DLS geöffnet. Damit dies möglich ist, müssen jedoch untenstehende Schritte durchgeführt werden.

Setup

Wählen Sie aus dem Hauptmenü den Eintrag <Einstellungen> im Menü <Erweitert> und klicken Sie auf den Registereintrag <Links>

Protokoll registrieren:

Damit das Dokument im DLS geöffnet werden kann, muss dem Betriebssytem mitgeteilt werden, dass es diesen Link mit dem DLS verknüpfen soll. Klicken Sie bitte den Button <Protokoll registrieren> um die Verknüpfung in der Registry einzutragen.

Dokument automatisch öffnen:

Ist diese Checkbox aktiviert, so wird das Dokument automatisch geöffnet und das DLS navigiert nicht nur zu dem Dokument.

DLS mit letztem Profil automatisch öffnen:

Diese Option ist nur relevant, wenn Sie das DLS in einer Mehrbenutzerumgebung verwenden oder das DLS als Berater verwenden.

Protokoll beim Start registrieren:

Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Das heißt mit jedem Start des Programms wird das Protokoll in der Registry neu eingetragen. Wenn es aber Windows - Berechtigungsprobleme gibt, dann kann man diese Option deaktivieren, damit es beim Start nicht zu einem Fehler kommt.

Technische Info

Das zu registrierende Protokoll heißt dlssvr://
Ein Link ist wie folgt aufgebaut:
dlssvr://documentid/option

documentid ist die id des Dokumentes, das geöffnet werden soll
option kann den Wert <draft>, wenn es sich um ein Dokument im Entwurfsmodus handelt, oder <published>, wenn es sich um ein freigegebenes Dokument handelt.

Hier wird beschrieben, wie die Dokumentenverknüpfungen in MS Word und MS Office Dokumenten erstellt werden können. Dieses Dokument ist gültig ab der Version 9.1 der Software. Als Neuerung gilt, dass Links schneller an Dokumente geschickt werden können, dass Links in Dokumenten beim "QM- Info senden" automatisch im Dokument ausgelesen werden und in die Datenbank eingetragen werden, also beim "Lenken" die Links in der Datenbank aktualisiert werden,  und dass in Dokumenten gesetzte Links von einem oder mehreren Dokumenten eingelesen werden können, um den aktuellen Stand zu aktualisieren.

Verknüpfungen an Word und Excel senden

Um einen Link an eine MS Word oder ein MS Excel Dokument zu senden, gehen Sie zuerst in der Dokumentenliste zu dem Dokument zu dem Sie den Link erstellen wollen. Klicken Sie dann auf den Link - Button in der linken Buttonleiste und wählen Sie den entsprechenden Eintrag. Der Link wird nun an das Dokument geschickt, wobei zu beachten ist, dass wenn eine Wort oder eine Zelle mit Inhalt im Dokument markiert ist, das Wort oder die Zelle direkt verlinkt wird. Ist keine Auswahl vorhanden so wird der Link mit der aktuellen Dokumentenbezeichnung geschickt. Zu beachten ist bei diesem Vorgang auch, dass immer nur ein Word oder Excel offen ist. Nur so kann sichergestellt werden, dass das richtige Dokument beschickt wird. Sind mehrere zum Beispiel MS Word Dokumente offen, so kann es vorkommen, dass das System nicht genau weiß, welches Dokument zuletzt in Bearbeitung war und das falsche beschickt wird.

Link vs Weblink

Mit den "normalen" Links werden die Verknüpfungen erstellt, mit denen die Dokumente im Programm geöffnet werden. Klickt man also auf so einen Link, dann öffnet sich das DLS automatisch und es geht zu dem Dokument bzw je nach Einstellung öffnet es auch das Dokument. Bei den Weblinks werden die Links zum Webinterface vom DLS erstellt. Voraussetzung hier ist, dass das Webinterface geöffnet ist. Vorteil hier ist, dass man das DLS Programm nicht installiert haben muss, um einen Link zu öffnen.

Links aus bestehenden Dokumenten einlesen und aktualisieren

Wenn in den Servereinstellungen aktiviert, dann werden die Links bzw Verknüpfungen automatisch eingelesen, wenn die Dokumente geprüft oder freigegeben werden. Will man diese aber gleich in der Datenbank haben, dann kann man das auch manuell auslösen. Markieren Sie die Dokumente, die Sie verarbeiten wollen und klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag im Menü. Es werden dann die Links aus den Dokumenten eingelesen.

Server - Einstellungen

Arbeitet man gar nicht mit Dokumentenverknüpfungen, so kann man auch ausschalten, dass die Links aus den Dokumenten beim "QM- Info senden" ausgelesen werden. Da dieser Vorgang doch Zeit in Anspruch nimmt, kann man das ausschalten, so man diese Funktion nicht benötigt. In den Servereinstellungen kann man auch definieren, wie die Links gesendet oder in die Zwischenablage kopiert werden sollen.