Genereller Überblick

Gibt an wie viele Dokumente zur Zeit aktiv, im Archiv oder gelöscht sind. "Verknüpfungen" gibt an wie viele interne Verknüpfungen es zu Dokumenten im System gibt.

Dokumente nach Erweiterung

Gibt an wie viele MS Word, Excel, PDF zur Zeit aktiv vorhanden sind. Archivierte, gelöschte Dokumente und Verknüpfungen werden hier nicht berücksichtigt.

Dokumente nach Dokumententyp

Dokumententypen (AA, VA, SOP, Formblatt etc) können über die Servereinstellungen definiert und den Dokumenten zugewiesen werden. Wenn diese Zuordnung erfolgt ist, kann hier ausgewertet werden wie viele Dokumente der verschiedenen Typen vorhanden sind. Archivierte, gelöschte Dokumente und Verknüpfungen werden ebenfalls nicht berücksichtigt.

Datenbankgröße

Gibt die aktuelle Größe der gesamten Datenbank am SQL Server an. Wichtig wenn man eine SQL Express Version mit 10 GB Begrenzung hat

Dokumente zu Vorlage

Ereignisreport täglich

Damit lassen sich für diverse Alarme für Ereignisse festlegen. Man legt fest, was die maximalen Ereignisse pro Tag sein sollen und bekommt eine Verständigung per Mail, wenn die Grenze überschritten wird.

Ereignisreport monatlich

Damit lassen sich für diverse Alarme für Ereignisse festlegen. Man legt fest, was die maximalen Ereignisse pro Monat sein sollen und bekommt eine Verständigung per Mail, wenn die Grenze überschritten wird.

Aktivitätsstatistik

In der Aktivitätsstatistik kann man sich eine jährliche oder monatliche Auswertung über alle Ereignisse im DLS erstellen lassen. Mit einem Doppelklick auf z.B. alle exportierten Dokumente bekommen Sie ein eine tabellarische und optische Auswertung zu dem Ereignis und können über das Info Icon auch gleich alle Einträge zu dem Event in dem Zeitraum betrachten. Exportieren lassen sich die Daten natürlich auch.

Chart und Info

In den Chartansicht können Sie zwischen jährlicher und monatlicher Skalierung wählen. Mit einem Klick auf den blauen Info - Button können Sie sich auch die Ereignisse anzeigen lassen.

Listenansicht

• Letzter Login: Wann hat sich der Benutzer zuletzt eingeloggt.
• Dokumente: Auf wie viele Dokumente in Summe hat der Benutzer Zugriff.
• Einzeln: Zeigt die Anzahl der Dokumente an, auf die der Benutzer nicht über eine Verteilergruppe sondern als Einzelkontakt im Verteiler ist.
• Verteilergruppen: Gibt die Verteilergruppen an, in denen der Benutzer enthalten ist.

Weitere Funktionen:

	Einzeldokumente...	Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste, bei denen der Benutzer als Einzelkontakt im Verteiler enthalten ist. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Dokumente zu sehen bekommen, für die Sie auch im Verteiler sind.
	Alle Dokumente...	Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Dokumente zu sehen bekommen, für die Sie auch im Verteiler sind.
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
	Aktualisieren	Berechnet die Werte neu und aktualisiert die Ansicht
	Filter	Filter auf die Liste setzen
	Filter zurücksetzen	Hebt den Filter auf und zeigt wieder die gesamte Liste an.

Dokumente mit Einzelzugriff:

Die Funktion "Dokumente mit Einzelzugriff" öffnet ein Fenster in dem alle Dokumente angezeigt werden, bei dessen Verteiler der Benutzer auch oder ausschließlich als Einzelkontakt enthalten ist. Die Dokumente sind hier nach Ordner sortiert und zusätzlich kann man sehen, welche Verteilergruppe der Ordner als Standard hat.

Funktionen -Dokumente mit Einzelzugriff

	Alle ausklappen	Zeigt alle Dokumente zu den Ordnern an. Sie können auch auf einen Ordner doppelklicken um die Dokumente zu dem Ordner zu sehen.
	Alle einklappen	Verbirgt die Dokumente und zeigt nur die Ordner an.
	Zu Dokument wechseln	Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
	Aktualisieren	Aktualisiert die Ansicht
	Export MS Excel	Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.

Dokumente mit Benutzer

Wie "Dokumente mit Einzelzugriff" jedoch werden alle Dokumente für den Benutzer angezeigt.

Aufruf

Die Benutzerstatistik kann in der Benutzerliste aufgerufen werden. Wenn Sie nur einen bestimmten Benutzerkreis oder einzelnen Benutzer betrachten wollen, setzen Sie zuerst einen Filter bevor Sie die Funktion aufrufen.