DLS/Reporting

  • Statistik

    Genereller Überblick

    Statistiken - Genereller Überblick
     
    Gibt an wie viele Dokumente zur Zeit aktiv, im Archiv oder gelöscht sind. "Verknüpfungen" gibt an wie viele interne Verknüpfungen es zu Dokumenten im System gibt.

    Dokumente nach Erweiterung

    Statistiken - Dokumente nach Erweiterung
     
    Gibt an wie viele MS Word, Excel, PDF zur Zeit aktiv vorhanden sind. Archivierte, gelöschte Dokumente und Verknüpfungen werden hier nicht berücksichtigt.

    Dokumente nach Dokumententyp

    Statistiken - Dokumente nach Dokumententyp
     
    Dokumententypen (AA, VA, SOP, Formblatt etc) können über die Servereinstellungen definiert und den Dokumenten zugewiesen werden. Wenn diese Zuordnung erfolgt ist, kann hier ausgewertet werden wie viele Dokumente der verschiedenen Typen vorhanden sind. Archivierte, gelöschte Dokumente und Verknüpfungen werden ebenfalls nicht berücksichtigt.

    Datenbankgröße

    Statistiken - Datenbankgroesse
     
    Gibt die aktuelle Größe der gesamten Datenbank am SQL Server an. Wichtig wenn man eine SQL Express Version mit 10 GB Begrenzung hat

    Dokumente zu Vorlage

    Statistiken -Dokumenten zur Vorlage
     

    Ereignisreport täglich

    Statistiken - Ereignisreport täglich
     
    Damit lassen sich für diverse Alarme für Ereignisse festlegen. Man legt fest, was die maximalen Ereignisse pro Tag sein sollen und bekommt eine Verständigung per Mail, wenn die Grenze überschritten wird.

    Ereignisreport monatlich

    Statistiken - Ereignisreport monatlich
     
    Damit lassen sich für diverse Alarme für Ereignisse festlegen. Man legt fest, was die maximalen Ereignisse pro Monat sein sollen und bekommt eine Verständigung per Mail, wenn die Grenze überschritten wird.

    Aktivitätsstatistik

    Statistiken - Aktivitätsstatikstik
     
    In der Aktivitätsstatistik kann man sich eine jährliche oder monatliche Auswertung über alle Ereignisse im DLS erstellen lassen. Mit einem Doppelklick auf z.B. alle exportierten Dokumente bekommen Sie ein eine tabellarische und optische Auswertung zu dem Ereignis und können über das Info Icon auch gleich alle Einträge zu dem Event in dem Zeitraum betrachten. Exportieren lassen sich die Daten natürlich auch.

    Chart und Info

    Statistiken - Aktivitätsstatikstik - Chart
     
    In den Chartansicht können Sie zwischen jährlicher und monatlicher Skalierung wählen. Mit einem Klick auf den blauen Info - Button können Sie sich auch die Ereignisse anzeigen lassen.
  • Reports

    Reports - Menü
    Unter "Reports" finden Sie eine Sammlung von Auswertungen. Aufrufen können Sie das Modul im Menü "Erweitert" unter "Reports". Es werden hier auch archivierte Dokumente berücksichtigt.

    Mehrfacher Code

    Listet alle Dokumente die den selben Code haben.
    Reports - Mehrfacher Code
     
    Suche anwendenSuche anwenden Zeigt die Dokumente des Reports in der Dokumentenliste zur weiteren Verarbeitung.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

    Mehrfacher Titel

    Listet alle Dokumente die den selben Dokumententitel haben.
    Reports - Mehrfacher Titel
     
    Suche anwendenSuche anwenden Zeigt die Dokumente des Reports in der Dokumentenliste zur weiteren Verarbeitung.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

    Warteschlange "Send QM-Info"

    Reports - Warteschlange Send QM Info
     
    Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
    Suche anwendenSuche anwenden Zeigt die Dokumente des Reports in der Dokumentenliste zur weiteren Verarbeitung.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    LöschenLöschen Löscht das Dokument aus der Warteschlange.
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

    Nicht bearbeitete Dokumente

    Listet alle Dokumente, die von einer Vorlage erstellt wurden und dann nie bearbeitet wurden.
    Reports - Nicht bearbeitete Dokumente
     
    Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
    Suche anwendenSuche anwenden Zeigt die Dokumente des Reports in der Dokumentenliste zur weiteren Verarbeitung.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    PapierkorbPapierkorb Löscht das Dokument in den Papierkorb
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

    Duplikate - Freigegeben

    Listet alle freigegebenen Dokumente, die denselben Hash haben - also identisch sind.
    Reports - Duplikate Freigegeben
     
    Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
    Suche anwendenSuche anwenden Zeigt die Dokumente des Reports in der Dokumentenliste zur weiteren Verarbeitung.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    PapierkorbPapierkorb Löscht das Dokument in den Papierkorb
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

    Duplikate - Entwurf

    Listet alle nicht freigegebenen Dokumente, die denselben Hash haben - also identisch sind.
    Reports - Duplikate Entwurf
     
    Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
    Suche anwendenSuche anwenden Zeigt die Dokumente des Reports in der Dokumentenliste zur weiteren Verarbeitung.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    PapierkorbPapierkorb Löscht das Dokument in den Papierkorb
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht
  • Benutzerstatistik

    Benutzerstatisiken - Fenster
     

    Listenansicht

    • Letzter Login: Wann hat sich der Benutzer zuletzt eingeloggt.
    • Dokumente: Auf wie viele Dokumente in Summe hat der Benutzer Zugriff.
    • Einzeln: Zeigt die Anzahl der Dokumente an, auf die der Benutzer nicht über eine Verteilergruppe sondern als Einzelkontakt im Verteiler ist.
    • Verteilergruppen: Gibt die Verteilergruppen an, in denen der Benutzer enthalten ist.
    DLS - Styles

    Weitere Funktionen:

    Einzeldokumente...Einzeldokumente... Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste, bei denen der Benutzer als Einzelkontakt im Verteiler enthalten ist. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Dokumente zu sehen bekommen, für die Sie auch im Verteiler sind.
    Alle Dokumente...Alle Dokumente... Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste. Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Dokumente zu sehen bekommen, für die Sie auch im Verteiler sind.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    AktualisierenAktualisieren Berechnet die Werte neu und aktualisiert die Ansicht
    FilterFilter Filter auf die Liste setzen
    Filter zurücksetzenFilter zurücksetzen Hebt den Filter auf und zeigt wieder die gesamte Liste an.

    Dokumente mit Einzelzugriff:

    Benutzerstatisiken - Einzeldokumente
     
    Die Funktion "Dokumente mit Einzelzugriff" öffnet ein Fenster in dem alle Dokumente angezeigt werden, bei dessen Verteiler der Benutzer auch oder ausschließlich als Einzelkontakt enthalten ist. Die Dokumente sind hier nach Ordner sortiert und zusätzlich kann man sehen, welche Verteilergruppe der Ordner als Standard hat.

    Funktionen -Dokumente mit Einzelzugriff

    Alle ausklappenAlle ausklappen Zeigt alle Dokumente zu den Ordnern an. Sie können auch auf einen Ordner doppelklicken um die Dokumente zu dem Ordner zu sehen.
    Alle einklappenAlle einklappen Verbirgt die Dokumente und zeigt nur die Ordner an.
    Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
    AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.

    Dokumente mit Benutzer

    Wie "Dokumente mit Einzelzugriff" jedoch werden alle Dokumente für den Benutzer angezeigt.

    Aufruf

    Benutzerstatisiken - Menü
     
    Die Benutzerstatistik kann in der Benutzerliste aufgerufen werden. Wenn Sie nur einen bestimmten Benutzerkreis oder einzelnen Benutzer betrachten wollen, setzen Sie zuerst einen Filter bevor Sie die Funktion aufrufen.
  • Ordnerstatistik - Dokumente in Ordner

    Statistik - Dokumente in Ordner - Maske
     
    Mit "Ordnerstatistk - Dokumente in Ordner" können Sie sehen welche Dokumente in dem Ordner aktiv, archiviert oder gelöscht sind. Damit können Sie überprüfen, ob die Dokumente in dem Ordner die richtigen Verantwortlichkeiten und die richtigen Verteilergruppen haben.

    Spalten - Listenansicht

    • Code: Zeigt den Dokumentencode an, so vorhanden.
    • Titel: Bezeichnung des Dokumentes.
    • Prüfer: Zeigt den Prüfer des Dokumentes an.
    • Freigebender: Zeigt den Freigebenden des Dokumentes an.
    • Kontakt: Zeigt den primären Kontakt des Dokumentes an, so zugewiesen.
    • Sicherheit: Zeigt die Sicherheitsstufe des Dokumentes an (Öffentlich / Beschränken auf Verteiler / Privat).
    • Verteilergruppen: Zeigt alle Verteilergruppen an, die dem Dokument zugewiesen sind.
    • CC-Kontakte: Alle Kontakte, Mitarbeiter aus dem Verteiler.
    DLS - Styles

    Weitere Funktionen:

    Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
    Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
    FilterFilter Filter auf die Liste setzen
    Filter zurücksetzenFilter zurücksetzen Hebt den Filter auf und zeigt wieder die gesamte Liste an.
    AktualisierenAktualisieren Berechnet die Werte neu und aktualisiert die Ansicht

    Aufruf der Funktion:

    Statistik - Dokumente in Ordner - Aufruf
     
    Aufrufen können Sie die Funktion in den "Ordnereigenschaften" auf der Seite "Info". Hier klicken Sie auf den Button "Details".