Ab der Version 8.6 können Benutzer Automatische Updates der Software von unserem Server beziehen. Die automatischen Updates können über die Benutzereinstellungen aktiviert werden und sind zur Zeit nur Installationen zugänglich, die auch die Datenbank bei uns gehosted haben. Für Kunden mit eigener Datenbank sind die automatischen Updates noch nicht verfügbar.

Ist ein Update verfügbar, so wird in der Hauptleiste des Programms der Button "Update verfügbar" aktiv. Klicken Sie auf diesen Button, um den Aktualisierungsprozess zu starten. Das DLS wird geschlossen und das Update Programm wird gestartet.

Haben Sie nicht die automatischen Updates aktiviert, können Sie auch nachsehen, ob Updates verfügbar sind, indem Sie unter "Hilfe" auf den Eintrag "Update" klicken. Auch dann wird das Programm zum Aktualisieren gestartet.

Software aktualisieren

In den Update Programm wird in einer Liste angezeigt, welche Dateien erneuert werden und auch werden die Informationen zu den Neuerungen im Programm von unsere Website angezeigt. Drücken Sie auf "Start Update", um das Update zu beginnen. Nachdem alle Dateien geladen wurden, wird das DLS neu gestartet.

Einstellungen

Um die automatischen Updates zu aktivieren klicken wählen Sie zuerst aus dem Menü <Erweitert> den Eintrag <Einstellungen>.

Wählen Sie den Reiter <Erweitert> und aktivieren Sie die Checkbox bei <Start auf Updates prüfen> Bestätigen Sie mit <Ok> Ab diesem Zeitpunkt wird bei jedem Start des DLS geprüft, ob am Server neuere Versionen der Software vorhanden sind.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Archivierte Kontakte anzeigen

Kontakte können wie Dokumente archiviert werden, um sie im System auszublenden. Kontakte zu löschen, kann ja nicht so einfach sein, wenn sie in vielen Dokumenten eine Verantwortung haben. Aus dem Grund wurde Möglichkeit eingebaut, Kontakte zu archivieren, damit sie für das System noch vorhanden sind, aber nicht immer angezeigt werden.

Archivierte Kontakte in Suche einbinden

Wie die Bezeichnung eigentlich schon sagt, werden die archivierten Kontakte auch als Ergebnis ausgegeben, wenn sie den Suchbedingungen entsprechen.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Eigentlich ist die Bezeichnung hier irreführend, da nichts eingestellt werden kann. Hier kann man sich einen Überblick verschaffen, zu welchen Programm - Modulen man Zugriff hat und wo einem die Sicherheitseinstellungen den Zugriff verweigern. Sollte man hier Funktionen finden, die man braucht, dann muss man sich an einen "Admin" wenden - der kann diese Funktionen freischalten. Das Programm blendet Funktionen auf die man keinen Zugriff hat aus und sind nicht nur deaktiviert oder ausgegraut.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Mit der Pinnwand können Sie sich Dokumenten zusammenfassen, die Sie regelmäßig brauchen, damit Sie diese nicht immer suchen müssen.

Dokumente von der Pinnwand löschen

In den Benutzereinstellungen gibt es ab der Version 15.1 einen weiteren Reiter bei dem man die Einträge auf der Pinnwand (Favoriten) anzeigen und auch wieder löschen kann.

Dokumente zur Pinnwand hinzufügen

Um ein Dokument zur Pinnwand hinzuzufügen, wählen Sie das Dokument aus der Liste aus und klicken Sie auf den entsprechenden Button.

Pinnwand - Dokumente aufrufen

Aufrufen lassen sich die Pinnwand - Dokumente, indem Sie auf den angezeigten Button klicken. Sie bekommen dann alle Dokumente zur Ansicht, die Sie an die Pinnwand angeheftet haben. Durch einen Klick auf einen Eintrag kommen Sie zum entsprechenden Dokument.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Hier können Sie das Aussehen des Programms definieren. Wählen Sie einen Style aus der Liste und führen Sie einen Doppelklick auf diesen aus, um den Style anzuwenden. Das Programm schaltet gleich um und wird angezeigt. Jedoch Achtung: Wenn Sie von einem hellen Style auf einen dunklen umschalten, so müssen Sie das Programm neu starten, da die Icons dann erst bei einem Neustart von hell auf dunkel bzw. vice versa umgestellt werden. Auch andere Elemente werden erst bei einem Neustart angepasst.

Eine Übersicht über die Styles finden Sie hier.

Style beim Login wählen

Sie können auch beim Login den Style wählen. Einfach vor dem Login den gewünschten aus der Liste Wählen.

Für die Änderung des eigenen Passwortes klicken Sie auf den Menüeintrag Datei. Wählen Sie den Menüeintrag "Passwort ändern" aus. Geben Sie im Feld "Altes Passwort" ihr bisheriges Passwort ein. Legen Sie nun im Eingabefeld "Neues Passwort" Ihr neues Passwort fest. Dieses sollte nicht zu einfach sein und eine gewisse Komplexität aufweisen. In der Zeile Passwort bestätigen geben Sie erneut Ihr neues Passwort ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche OK, um die Änderung zu bestätigen. Merken Sie sich Ihr Passwort gut. Sie sollten es keiner anderen Person mitteilen. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, wenden Sie sich an einen Administrator, der kann Ihr Passwort neu vergeben. Das geänderte Passwort gilt auch für den Webclient.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Hier könne Sie die Voreinstellungen vornehmen, bei welchen Aktionen Mails versendet werden sollen. Unter "Sende Dokument als Anhang" können Sie angeben, ob das Dokument standardmäßig mit der Mail mitgesendet werden soll. Wenn die Dokumente zumeist an interne Personen gehen, die Zugriff auf das System haben, dann ist es eigentlich nicht notwendig, es per Mail mitzusenden. Dann kann man Bandbreite und Datenmenge sparen, indem man nur die Verständigung sendet. Es ist auch anzumerken, dass die hier immer die letzte Auswahl gespeichert wird. Wenn Sie also während des Prüfen die Mail an den Freigebenden deaktivieren, dann bleibt diese ausgeschaltet bis sie diese wieder aktivien.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Sprache

Wählen Sie hier die Sprache. Die Änderung wird erst nach einem Neustart des Programms angezeigt.

Schriftart

Hier können Sie die Schriftart für das Programm einstellen. Klicken Sie auf den blauen Text um ein Dialogfenster aufzurufen, in dem die Schriftart gewählt werden kann. Die neue Schriftart wird erst nach einem Neustart des Programms angezeigt.

Startseite bei Programmstart anzeigen

Zeigt nach dem Start nicht den zuletzt besuchten Ordner, sondern die Startseite an.

Autologin von registrierten Computer

Benutzen nur Sie den Computer, dann können Sie das Login überspringen. Sie müssen sich nur einmal einloggen und dann diese Option aktivieren. Wenn Sie das Programm beenden und dann wieder starten, dann werden Sie mit den letzten Anmeldeinformationen automatisch eingeloggt. Das geschieht solange, bis Sie sich von einem anderen PC aus anmelden oder unter "Datei" auf "Abmelde und Beenden" klicken. Dann werden Sie beim nächsten Start wieder nach den Anmeldeinformationen gefragt. Verwenden Sie diese Option nicht, wenn Sie auf einem Terminalserver arbeiten. Da in diesem Fall alle die selbe WorkstationID haben.

Beim Start auf Updates prüfen

Klicken Sie diese Option an, wenn beim Start des Programms auf neue Versionen geprüft werden soll.

Caching aktivieren

Wird das Programm von einem Netzwerklaufwerk gestartet, dann kann das eine längere Ladezeit in Anspruch nehmen. Manche Funktionen werden nachgeladen und wenn diese ebenfalls vom Netzwerklaufwerk geladen werden müssen, dann kann das etwas mühsam werden. Aus dem Grund kann man hier das Caching aktivieren. Damit werden die Programmteile, die nachgeladen werden müssen auf den lokalen PC geladen und werden von dort aufgerufen.

Volltextindizierung aktivieren

Checkbox hat zur Zeit keine Funktion.

Links

• Dokument automatisch öffnen: Öffnet die freigegebene Version eines Dokumentes gleich, wenn der Link aktiviert wird. Ist diese Option nicht aktiv, so geht das DLS nur zu dem Eintrag in der Dokumentenliste
• Programm mit letztem Profil automatisch öffnen: Wenn Sie auf einen Link klicken, dann startet das DLS automatisch und loggt sich mit dem letzten Benutzer automatisch ein. Achtung, das kann ein Sicherheitsrisiko sein, wenn Sie Ihren Computer unbeaufsichtigt lassen und nicht sperren.
• Protokoll beim Start registrieren: Damit schreibt sich das Protokoll automatisch in die Registry. Dieser Eintrag wird benötigt, dass das DLS Links öffnen kann. Das heisst auch, dass das DLS einmal gestartet werden muss, damit Links verarbeitet werden können.
• Protokoll registrieren: Hier kann man die Registrierung manuell starten.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Bei den Einstellungen Pfade, kann eingestellt werden, wo die Dokumente zum Bearbeiten und die freigegebenen Dokumente abgelegt werden sollen. Diese Pfade werden vom System automatisch im Benutzerprofil abgelegt, können aber verändert werden. Wir empfehlen die Pfade nicht auf Netzwerklaufwerke zu legen, da sonst die Sicherheitsfeatures, die das DLS bietet, kompromittiert werden können. Also das Personen Dokumente lesen können, auf die sie keinen Zugriff haben sollten. Da die Dokumente beim Beenden des Programms am Server eingecheckt werden und der Server gesichert wird, bedarf es keiner Sicherung der ausgecheckten Dokumente und damit auch nicht das Ablegen der Dokumente auf einem Netzwerklaufwerk.

Dokumente

Unter Dokumente werden die freigegebenen Dokumente abgelegt. Diese werden vom Datenbankserver geladen und schreibgeschützt hier abgelegt. Durch einen Klick auf den blau unterlegten Text können Sie das Verzeichnis im Explorer öffnen. Dateien in diesem Verzeichnis können zu jedem Zeitpunkt gelöscht werden. Öffnen Sie ein Dokument über die History Chart, so wird ein Unterverzeichnis "History" angelegt, in dem das Dokument abgelegt wird.

Ausgecheckt

Unter "Ausgecheckt" werden die Dokumente abgelegt, die zur Bearbeitung sind (Entwürfe). Diese werden vom Datenbankserver geladen, hier abgelegt und zum Bearbeiten geöffnet. Beim Einchecken werden die Dokumente von diesem Verzeichnis wieder auf den Datenbankserver gespeichert. Durch einen Klick auf den blau unterlegten Text können Sie das Verzeichnis im Explorer öffnen. Dateien in diesem Verzeichnis sollten nur dann gelöscht werden, wenn von dieser Workstation aus keine Dokumente ausgecheckt sind. Haben Sie die Option "Entwurf sichern vor erneutem Checkout" aktiviert, so werden in dem Unterverzeichnis "Backup" Sicherungskopien angelegt, jedes mal, wenn Sie ein Dokument auschecken.

Import

Standardpfad für zu importierende Dokumente

Export

Standardpfad für zu exportierende Dokumente

DBCache

Pfad für den Datenbankcache, so die entsprechende Option in den Systemeinstellungen aktiviert.

Ausgegraute Felde

Sind die Pfad- Angaben grau und nicht änderbar, dann weist das darauf hin, dass die Pfade über die sysmaster.ini vorgegeben werden. Das ist eine spezielle Konfigurationsdatei mit der sich systemweit Einstellungen vornehmen lassen können.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Haben Sie einen Ordner als Bilderordner definiert, so können Sie die Bilder zuerst runter rechnen lassen (verkleinern). Geben Sie hier die maximale Breite und maximale Höhe ein. Wenn Sie dann Fotos per Drag&Drop importieren, werden diese automatisch verkleinert. Ist der Ordner nicht als Bilderordner definiert, so haben die Einstellungen hier keinen Einfluss auf den Import. In dem Fall werden sie in Originalgröße importiert. Unter Set-Bezeichnung können Sie noch einen Text eingeben, der beim Import dem Dateinamen vorangestellt wird.

Aufzurufen sind diese Einstellungen im Hauptmenü unter "Erweitert - Einstellungen". Hierbei handelt es sich um Benutzereinstellungen, die von jedem Benutzer geändert werden können.

Ansicht der Dokumente

• Archivierte Ordner und Dokumente anzeigen: Blendet archivierte Ordner im Ordnerbaum und Dokumente in der Dokumentenliste ein oder aus. Damit können Sie archivierte Ordner und Dokumente komplett ausblenden, um ihr System schlanker halten. Laden Sie den Verzeichnisbaum neu (F5), um Änderungen, ohne einen Neustart des Programms zu sehen.
• Dokumente der Unterordner in Liste anzeigen: Speichert eigentlich nur die Einstellung von "Folder View" - also ob die Dokumente der Unterordner angezeigt oder ausgeblendet werden sollen.
• Dokumente als PDF betrachten: Öffnet bei einem Doppelklick auf den Eintrag in der Dokumentenliste das Dokument als PDF, wenn ein solches erstellt wurde und nicht das Office Dokument.
• Speed Tipps in den Dokumentenliste anzeigen: Zeigt eine Infobox mit zusätzlichen Informationen zum Dokument an, wenn man den Mauszeiger über das Icon zum Dokument stellt
• Icongröße: Hier kann eingestellt werden, ob die Icons in der Dokumentenliste klein (16px) sein sollen, oder ob die Größe aus den Windows Einstellungen übernommen werden soll.

Ordner

• Ordner mit den Dokumenten verschieben: Zeigt bei Suchergebnissen, die sich über mehrere Ordner erstrecken immer den Ordner im Verzeichnisbaum an, in dem sich das Dokument befindet.
• Dokumente der Unterordner in Liste anzeigen: Muss eigentlich nicht gesetzt werden, da dies über die entsprechende Funktion im Programm aktiviert werden kann
• Mit geschlossenen Ordnern starten: Normalerweise wird gespeichert, welche Ordner beim Verlassen des Programms geöffnet waren. Hier kann man konfigurieren, dass das nicht gespeichert werden soll und die Ordner immer geschlossen - also ohne die Unterordner - angezeigt werden sollen
• Ordnerpfad in der Dokumentenliste anzeigen: Zeigt in der Dokumentenliste den Verzeichnispfad an, in dem sich das aktuelle Dokument befindet. Erhöht die Übersicht, wirkt sich aber auf die Geschwindigkeit negativ aus.

Verschiedenes

• Überarbeitungsmarkierungen im Dokument zurücksetzen: Bei der Freigabe von Dokumenten können die Überarbeitungsmarkierungen von MS Word Dokumenten zurückgesetzt werden. Hier können Sie voreinstellen, ob dies standardmäßig der Fall sein soll.
• Dokumente beim Einchecken auf Änderungen überprüfen: Das kann eine sehr lästige Option werden. Wenn Sie ein Dokument auschecken - nicht ändern - und wieder einchecken, dann kommt eine entsprechende Meldung, dass das Dokument nicht verändert wurde. Diese Meldung war nach einem Problem mit einem Kunden leider notwendig. Sie könne diese Meldung aber deaktivieren, sodass diese nicht mehr angezeigt wird. Es sei denn Sie neigen auch dazu Dokumente, die über das DLS ausgecheckt wurden zu ändern und dann am Desktop oder ähnlichem abzuspeichern.
• MS Office Dokumente über OLE öffnen: Deaktivieren Sie diese Option, wenn es beim Betrachten von Dokumenten zu Problemen kommt.
• QM - Info senden an MS Office Dokumente deaktivieren: Diese Option ist dann notwendig, wenn Sie Dokumente prüfen und freigeben wollen, aber kein MS Office am Computer installiert haben.

Neue Version

Bei "Neue Version" können Sie einstellen, ob bei der Erstellung einer neuen Version zu einem Dokument, das Dokument gleich zum Bearbeiten ausgecheckt wird. Des weiteren können Sie angeben, ob bei MS Word, die Überarbeitungsmarkierungen gesetzt werden sollen. Also die Änderungen im MS Word Dokument markiert werden sollen.

Checkout - Checkin

• Entwurf sichern vor erneutem Checkout: Haben Sie diese Option aktiviert, so werden in dem Unterverzeichnis der Entwürfe in dem Verzeichnis "Backup" Sicherungskopien angelegt, jedes mal, wenn Sie ein Dokument auschecken.
• Auschecken bei Doppelklick: Gibt an, ob das Dokument ausgecheckt wird, wenn es 1tens in Überarbeitung, also nicht freigegeben, ist, und zum anderen Sie eine Funktion in der Prüflogik haben. Damit wird bei einem Doppelklick auf den Eintrag in der Dokumentenliste nicht die freigegebene Version, sondern das Dokument in Überarbeitung geöffnet. Ist dieser Eintrag deaktiviert, dann haben Sie nicht die Berechtigung diese Option zu aktivieren. Wenden Sie sich in dem Fall an einen Administrator, damit Sie diese Berechtigung bekommen.
• Dokumente beim Verlassen des Programms einchecken: Diese Option sollte eigentlich immer aktiv sein. Damit checkt das Programm alle Dokumente wieder ein, wenn Sie es beenden. Damit bleiben keine Dokumente ausgecheckt und gesperrt. Solange Sie nämlich ein Dokument ausgecheckt haben, kann es ein anderer nicht bearbeiten.