Periodisch zu erstellende Dokumente

Mit "Periodisch zu erstellende Dokumente" kann man Dokumente, die monatlich, wöchentlich oder täglich erstellt werden müssen, vom Programm automatisch erstellt werden. Als Voraussetzung muss ein bereits bestehendes Dokument als gültige Vorlage - also freigegeben - vorhanden sein. Die Definition für die periodisch zu erstellenden Dokumente finden Sie um Hauptmenü unter "AddOns"
Periodisch zu erstellende Dokumente
 

Felder und Optionen

Titel:Titel des Jobs
Vorlage:Wählen Sie hier die Vorlage aus (Protokoll oder ähnliches)
Ordner:Geben Sie hier einen Ordner an, in dem die erstellten Dokumente abgelegt werden sollen.
Maske für Unterordner:Für z.B. täglich zu erstellende Dokumente, können automatisch Unterordner angelegt werden. Geben Sie hier die Maske an, wie dieser Ordner angelegt werden soll.
  • yyyy: Steht für Jahr
  • mm: Steht für Monat
  • dd: Steht für Tag
  • wk: Steht für die Kalenderwoche
Ersteller:Geben Sie hier an, wer als Ersteller des Dokumentes angegeben werden soll. Das kann dahingehend wichtig sein, da es Sicherheitseinstellungen gibt, wo nur Ersteller, Prüfer und Freigebender ein Dokument bearbeiten können.
Intervall:Mit Intervall können Sie angeben, ob das Dokument monatlich, wöchentlich oder täglich erstellt werden soll.
Parameter übernehmen von:Hier können Sie angeben, ob Parameter wie Prüfer, Freigebender und Verteiler von der Vorlage oder vom Zielordner übernommen werden sollen.
Maske für Titel:Geben Sie hier an, wie das erstellte Dokument maskiert werden sollen. Also ob und wie z.B. bei einem täglichen erstellten Dokument das Datum im Titel angezeigt werden soll
Diff. Titel [Tage]:Hier können Sie positive Werte und negative Werte angegeben werden. Wenn Sie zum Beispiel +1 eingeben, dann wird schon heute ein Dokument mit dem Titel von Morgen erstellt. Gibt man -1 so wird heute ein Dokument mit dem Titel vom Gestern erstellt. Also wenn heute der 08.04.2019 ist dann wird das Dokument mit dem Titel (bei +1) 09.04.2019 erstellt.
Aktiv:Ist die Checkbox aktiviert, wird das Dokument erstellt.
Nicht verwendete Dokumente automatisch löschen:Ist die Checkbox aktiviert, werden alte Dokumente automatisch gelöscht, wenn das Dokument nicht verändert wurde und ein neues erstellt wird. Das hat den Nutzen, dass zum Beispiel tägliche Dokumente, die am Wochenende erzeugt, wurden und nicht befüllt wurden wieder gelöscht werden und leere Dokumente nicht auflaufen.
Sende QM spezifische Informationen:Ist die Checkbox aktiviert, werden die QM spezifische Informationen, wie Ersteller, Prüfer und Freigebender beim ersten Checkout an das Dokument gesendet.
Aktuellen Titel anstatt des Vorlagentitels verwenden:Legt das Dokument mit dem Titel des Jobs an und nimmt nicht den Titel der Vorlage.
Anmerkung:Hier können noch Anmerkungen und Hinweise angegeben werden.

Funktionen

Neuen Eintrag anlegenNeuen Eintrag anlegen Erstellt einen neuen Eintrag.
LöschenLöschen Löscht einen Eintrag
SpeichernSpeichern Speichert den aktuellen Eintrag
AusführenAusführen Führt die Aktion aus und erstellt das Dokument
Zum Dokument wechselnZum Dokument wechseln Wechselt und öffnet (ja nach Einstellung) das Vorlagendokument