viscom.co.at – Erweiterten KVP erstellen

Die erweiterte KVP-Erstellung für Q-Beauftragte und Personen des Managements soll den betreffenden Personen das Erfassen eines KVPs vereinfachen, indem gleich die Klassifikation und die Planung der Maßnahmen in einem zusammenhängenden Schritt erfolgen können. Sinn dahinter ist, dass zum Beispiel beim Abarbeiten eines Auditberichtes direkt alle Schritte bis hin zur Maßnahmenumsetzung in einem Rutsch gesetzt werden können.

💡 Wichtiger Hinweis zur Systemkonfiguration:
Bitte beachten Sie, dass das KVP-Modul hochgradig flexibel anpassbar ist. Je nach individuellem System-Setup, Ihren zugewiesenen Benutzerrechten und den firmeninternen Servereinstellungen können unterschiedliche Bezeichnungen für die Schaltflächen, Tabellen und Eingabefelder angezeigt werden. Die grundlegenden Funktionen und Workflows bleiben davon jedoch unberührt.

Das Erfassen eines neuen KVPs gliedert sich je nach Servereinstellungen und Modulkonfiguration in folgende logische Schritte:

Allgemeine Daten
Akut- oder Sofortmaßnahmen
Klassifikation (inkl. Risiko- und Ursachenanalyse)
Verantwortlichkeiten (Funktionen)
Dokumente und Anhänge
Maßnahmen - Planung
Abschluss und Verständigung der Beteiligten

1. Allgemeine Daten

Die Maske für die allgemeinen Daten kann sich je nach Servereinstellungen in der Anzahl der sichtbaren Felder und den genauen Feldbezeichnungen unterscheiden. Generell gelten folgende Systemautomatismen:

KVP-Nummer: Wird vom System automatisch hochgezählt. Wenn Sie die aktuelle Jahreszahl in der Nummerierung wünschen, müssen Sie zu Beginn eines neuen Jahres die erste Nummer einmalig manuell eingeben – ab dann zählt das System autonom weiter.
Fachbereich: Erfasst ein Benutzer seinen ersten KVP, muss er den Fachbereich selbst wählen. Das System merkt sich diesen Wert und gibt ihn beim nächsten Aufruf automatisch vor.
Titel: Dies ist das einzige zwingende Pflichtfeld in diesem Schritt. Alle anderen Felder sind optional und können auch zu einem späteren Zeitpunkt nacherfasst werden.
KVP anonym erfassen: Sofern in den Servereinstellungen aktiv, blendet das System diese Checkbox ein. Wird sie aktiviert, wird der KVP im System hinterlegt, ohne dass reguläre Mitarbeiter den Namen des Erstellers einsehen können.

Navigation im Erstellungsprozess:

Mit der Schaltfläche „Weiter“ gelangen Sie zur jeweils nächsten Eingabemaske. Über die linke Menü- bzw. Reiterstruktur können Sie jederzeit zu bereits ausgefüllten Schritten zurückspringen. Bitte beachten Sie, dass in einigen Masken bestimmte Felder ausgefüllt sein müssen, bevor das System den Wechsel zur nächsten Seite erlaubt.

2. Klassifikation

Im Bereich „Klassifikation“ bündelt das System alle Analysewerkzeuge, die beim einfachen KVP erst in separaten Folgeschritten gepflegt werden:

KVP-Klassifikation & Typ: Zuweisung der Kategorie (z. B. „erkannte Verbesserungsmöglichkeit“), des spezifischen KVP-Typs sowie optionaler Projektdaten, Plattformen und Informationsquellen.
Risikobeurteilung: Bewertung des Risikos anhand der Dimensionen Tragweite / Auswirkung (von vernachlässigbar bis katastrophal) und Eintrittswahrscheinlichkeit (von unwahrscheinlich bis häufig). Das System ermittelt daraus automatisch die Risikoklasse.
Bewertung der Auswirkung: Erfassung von Schätzungen zu potenziellen Kosten, Fehlzeiten in Tagen oder Auswirkungen auf die Durchlaufzeit in Stunden.
Ursachenanalyse (5-Why-Methode): Strukturiertes Freitextfeld zur systematischen Ermittlung der Kernursache des Problems.
Sicherheitsrelevanz & Standortübertragung: Checkboxen zur Definition, ob es sich um ein sicherheitsrelevantes Thema handelt und ob eine Prüfung auf „Relevanz für andere Standorte“ erforderlich ist.

3. Verantwortlichkeiten (Funktionen)

In diesem Bereich werden die Schlüsselrollen für die Bearbeitung des KVP festgelegt. Sind in den globalen Servereinstellungen für den gewählten Fachbereich bereits Standard-Verantwortliche hinterlegt, trägt das System diese hier automatisch ein. Die Vorschläge können bei Bedarf für diesen spezifischen Vorgang manuell angepasst oder überschrieben werden.

4. Akut- oder Sofortmaßnahmen

Nach dem Klick auf „Weiter“ im Reiter Allgemein erreichen Sie die Akut- oder Sofortmaßnahmen (die Begrifflichkeit kann je nach Unternehmenskonfiguration variieren). Hier dokumentieren Sie Sofortmaßnahmen, die unmittelbar nach dem Auftreten des Problems eingeleitet wurden. Es können ein oder mehrere Datensätze erfasst werden – ob Sie alle Tätigkeiten in einem einzigen Textfeld auflisten oder strukturiert auf mehrere Zeilen aufteilen, bleibt Ihnen überlassen. Bitte beachten Sie, dass dieser Reiter fehlen kann, wenn er nicht benötigt wird.

5. Dokumente und Anhänge

Zur präzisen Dokumentation des Sachverhalts können Sie direkt Dateien, Fotos und DLS Dokumente an den KVP hängen oder zuordnen. Diese Funktion sowie die Limits für die maximale Dateigröße und die Anzahl der Anhänge werden über die Servereinstellungen gesteuert. Dateien lassen sich bequem per **Drag & Drop** in das Fenster ziehen. Wenn Sie Fotos oder DLS - Dokumente aufnehmen wollen klicken Sie auf die entsprechenden Icons.

6. Maßnahmen - Planung

Im Reiter „Maßnahmen – Planung“ können Sie unmittelbar die konkreten Korrekturmaßnahmen definieren. Dieser Schritt ist an dieser Stelle **optional**. Die detaillierte Maßnahmenplanung kann auch zu einem späteren Zeitpunkt von einer anderen, im Workflow zugewiesenen Person durchgeführt werden.

Schaltflächen der Maßnahmenplanung:

	Einfügen	Einfügen: Legt eine neue leere Zeile für eine Korrekturmaßnahme an.
	Speichern	Speichern: Sichert die aktuell in der Eingabemaske bearbeitete Maßnahme im System.
	Löschen	Löschen: Löscht die ausgewählte Maßnahme bzw. entfernt sie aus dem KVP.

Erfassen der Maßnahmen im Detail:

Klicken Sie auf „Einfügen“. Das System befüllt das Feld „Erstellt am/von“ automatisch mit den Daten des angemeldeten Benutzers. Der Eintrag „von“ kann angepasst werden, wenn Sie in Vertretung für einen Kollegen arbeiten. Die Felder Umsetzer und Prozessverantwortlicher werden automatisch aus den Standardeinstellungen des Fachbereichs gezogen, können aber bei Bedarf für jede Maßnahme individuell abgeändert werden.

Der Titel der Maßnahme wird automatisch aus dem Haupttitel des KVP generiert, um doppelte Schreibarbeit zu vermeiden, lässt sich jedoch flexibel überschreiben. Nutzen Sie das große Textfeld unter dem Titel für eine präzise Umsetzungsanweisung (Langtext) und definieren Sie im Feld „Kriterien der Wirksamkeit“ klare Bedingungen, die nach der Umsetzung für eine erfolgreiche Freigabe erfüllt sein müssen.

Klicken Sie nach der Erfassung auf „Speichern“. Sie müssen nicht zwingend alle Maßnahmen in einer Sitzung anlegen – über den Button „Beenden“ können Sie das Fenster jederzeit schließen und die Arbeit später fortsetzen. Haben Sie die Planung hingegen vollständig abgeschlossen, klicken Sie auf den Button „Maßnahmenplanung als erledigt markieren“, um den Prozess im Workflow weiterzuleiten.

7. KVP Erstellung abschließen

Sobald alle Daten und optionalen Schritte gepflegt sind, schließen Sie die erweiterte KVP-Erstellung ab. Je nach erreichtem Bearbeitungsstand können Sie dem KVP direkt den passenden Folgestatus im Workflow zuweisen:

KVP als klassifiziert markieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn keine separate, nachgelagerte Klassifizierung durch den Q-Beauftragten mehr erforderlich ist.
KVP Maßnahmen als geplant markieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie im vorherigen Schritt bereits alle notwendigen Korrekturmaßnahmen final definiert und die Planung abgeschlossen haben.

Bestätigen Sie den Dialog mit „OK“. Nach einer kurzen Systemmeldung schließt sich das Fenster selbstständig. Der neu angelegte Vorgang wird nun direkt in Ihrer Ordnerliste auf der linken Seite unter dem Eintrag „Ersteller/in“ aufgeführt, wo alle KVPs gesammelt werden, bei denen Sie die Rolle des Initiators innehaben.