Suchen und Ersetzen

Haben Sie mehrere Dokumentenbezeichnungen oder Dokumentencodes, die Sie auf einmal ändern wollen, so suchen Sie zuerst nach diesen Dokumentenbezeichnungen, markieren Sie diese in der Liste und rufen Sie dann im Hauptmenü unter „Dokumente“ den Eintrag „Suchen und Ersetzen“ auf. Im Feld „Suchen nach“ geben Sie den Begriff ein, den Sie ersetzen wollen und in „Ersetzen mit“ den neuen Begriff. Wenn Sie die beiden Felder verlassen oder auf „Vorschau“ klicken, dann wird das Ergebnis unter neuer Name in der Liste angezeigt, damit Sie überprüfen können, ob es das gewünschte Ergebnis ergibt. Wird das gewünschte Ergebnis bei einigen Dokumenten nicht erreicht, so können diese über das Menü der rechten Maustaste mit "Löschen" aus der Liste entfernt werden.
Mit den Button „Anwenden“ werden die Änderungen übernommen. Aktuell werden die Änderungen noch nicht automatisch in den Office Dokumenten übernommen, da es zeitlich zu lange dauern kann, wenn eine Vielzahl von Dokumenten geändert wurde. Deswegen gibt es die Option Zur Verarbeitungsschlange hinzufügen". Damit kann man die MS Office Dokumente in der Verarbeitungsschlange ablegen und später verarbeiten, also z.B. das "QM-Info senden" anwenden und die geänderten Titel an die Office Dokumente übertragen.

Unter „Optionen“ finden Sie noch die Schaltfläche „ID Entfernen“. Mit dieser Option können Sie die 17-stellige ID aus der Dokumentenbezeichnung entfernen, die möglicherweise im Dokument aufscheinen, wenn Sie Dokumente aus einer Instanz in eine andere übernehmen.