Werden die Daten in der Kopf- und/oder Fußzeile von MS Word-Dokumenten nicht aktualisiert – sprich nicht der aktuelle Ersteller, Prüfer oder Freigebende angezeigt –, kann dies im Wesentlichen zwei Ursachen haben:
1. Senden der Metadaten ist nicht aktiviert
Prüfen Sie als Erstes, ob in den Dokumenteneigenschaften die Option „Sende QM-spezifische Informationen“ aktiviert ist. Ist die Option inaktiv, aktivieren Sie diese und klicken Sie anschließend auf „QM-Info senden“, um die Metadaten an das Dokument zu übertragen.
Beim Klick auf „QM-Info senden“ öffnet sich ein Statusfenster, in dem Sie die Übertragung der Daten an das Office-Dokument mitverfolgen können:
Prüfen Sie danach im Dokument, ob die Daten korrekt dargestellt werden. Hinweis: Erscheint dieses Übertragungsfenster beim Prüfen oder Freigeben eines Dokuments nicht, ist die Option grundsätzlich deaktiviert.
Tipp: In den virtuellen Dokumentenansichten stehen Ihnen zwei Filteransichten für Word und Excel zur Verfügung. Darüber lassen sich rasch alle Dokumente identifizieren, bei denen die Option „Sende QM-spezifische Informationen“ noch nicht aktiviert ist.
2. Feldfunktionen fehlen oder wurden manuell überschrieben
Die zweite Ursache kann sein, dass die dynamischen Feldfunktionen in der Kopf- oder Fußzeile fehlen oder durch statischen Text manuell überschrieben wurden.
So prüfen Sie die Feldfunktion:
Platzieren Sie den Mauszeiger auf den entsprechenden Eintrag im Word-Dokument und drücken Sie die Tastenkombination Umschalt + F9 (Shift + F9). Wird daraufhin ein Feldcode in geschwungenen Klammern angezeigt (z. B. { DOCPROPERTY ... }), ist das Feld korrekt hinterlegt.
Erscheint kein Code, handelt es sich um normalen Text oder die Vorlage wurde nicht angewendet. Sie können dieses Problem auf zwei Arten beheben:
- Kopieren Sie die betreffende Kopf- bzw. Fußzeile manuell aus einem funktionierenden Dokument.
- Wenden Sie die Vorlage erneut auf das Dokument an (siehe Anleitung zur Vorlagenanwendung). Dadurch werden Kopf- und Fußzeile der Vorlage sauber in das Zieldokument übertragen.