DLS und KI

1. Vom Archiv zum aktiven Wissensspeicher

  • VISCOM DLS dient als sicherer Ankerpunkt für gelenkte Dokumente (ISO-Zertifizierungen, Verfahrensanweisungen, Handbücher). Es stellt sicher, dass nur die aktuell freigegebene Version im Umlauf ist.
  • Die KI-Integration greift über Schnittstellen auf diesen strukturierten Datenbestand zu. Anstatt hunderte Seiten nach einer Information zu durchsuchen, stellen Mitarbeiter der KI einfach eine Frage (z. B. „Wie ist der Prozess bei einer Reklamation laut Handbuch?“). Die KI liefert die Antwort auf Basis der freigegebenen Dokumente im DLS.

2. Automatisierung von Routineaufgaben

  • Intelligente Klassifizierung: Die KI kann Dokumente beim Import in das VISCOM DLS automatisch analysieren, Schlagworte vergeben, Titel und Zusammenfassungen vorschlagen oder sie den richtigen Kategorien zuordnen.
  • Zusammenfassungen und Versionsvergleich: Für Qualitätsmanagement-Beauftragte fasst die KI lange Revisionsänderungen oder neue Normtexte in kurzen Stichpunkten zusammen und schlägt einen Änderungsgrund vor. Das beschleunigt den Prüfungsprozess.
  • Texterkennung (OCR): Auch eingescannte Dokumente werden durchsuchbar und können von der KI ausgewertet werden.

3. Compliance trifft auf KI-Sicherheit

  • Bei der Anbindung von KI-Systemen legen wir großen Wert auf Datenschutz und die Auswahl von Anbietern mit Hosting in der EU. Die Synergie liegt in einer rechtssicheren Arbeitsumgebung: Das VISCOM DLS stellt die Revisionssicherheit sicher (wer hat was wann gelesen oder geändert). Die KI-Integration sorgt dafür, dass Antworten nur auf den internen, verifizierten Quellen basieren (RAG - Retrieval Augmented Generation). Ihre Daten fließen dabei nicht in das Training öffentlicher KI-Modelle ein.

4. Onboarding und Support-Beschleunigung

  • Neue Mitarbeiter nutzen das im VISCOM DLS gespeicherte Expertenwissen über die Abfrageverwaltung direkt im DLS oder über die Chat-Oberfläche der angebundenen KI. Das verkürzt die Einarbeitungszeit deutlich, denn das "stille Wissen" der Dokumente ist per Chat sofort abrufbar, ohne erfahrene Kollegen zu binden.
FunktionVISCOM DLS (Das Fundament)KI-Integration (Der Turbo)
DatenhaltungRevisionssichere Ablage & FreigabenAnalyse & Interpretation der Inhalte
ZugriffKlassische Suche & OrdnerstrukturNatürlicher Sprach-Chat (Frage-Antwort)
FokusProzesssicherheit & QualitätsmanagementEffizienzsteigerung & Wissensmanagement
Ein typischer Workflow, der die Stärken beider Welten vereint, lässt sich am besten am Beispiel eines Qualitätsmanagement-Prozesses zeigen, etwa der Einführung einer neuen Verfahrensanweisung. Hier ist der Ablauf Schritt für Schritt:

Smart Compliance Workflow

Synergie: VISCOM DLS (Dokumentenleitsystem) & KI (Künstliche Intelligenz)

Phase VISCOM DLS (Struktur) KI-Integration (Intelligenz)
1. Erstellung Upload des Entwurfs & Start des Freigabeworkflows. Unterstützung bei der Prüfung auf Konsistenz mit bestehenden Dokumenten und Vorgaben.
2. Klassifizierung Vergabe der Revisionsnummer & revisionssichere Ablage. KI extrahiert Metadaten (Titel, Schlagworte, Kategorien) für die Maske.
3. Wissenstransfer Zentraler Speicherort (Source of Truth). Freigegebenes Dokument wird in den Wissensspeicher der KI aufgenommen.
4. Abfrage Dokument liegt sicher im System. Mitarbeiter stellt Fragen in natürlicher Sprache.
5. Resultat Liefert das rechtssichere Original-Dokument. Liefert die präzise Antwort inkl. Quellenverweis.

Das Ergebnis

Durch diese Verknüpfung wird das Suchen durch Finden ersetzt. Das VISCOM DLS garantiert die Sicherheit, die KI macht den Zugriff so einfach wie ein Gespräch.