Konfiguration des Excel-Informationsblattes
Das DLS-System bietet die Möglichkeit, Metadaten eines Dokuments direkt in ein dediziertes Excel-Informationsblatt (z. B. als Erstes Tabellenblatt einer Arbeitsmappe) zu schreiben. Die Befüllung erfolgt dynamisch beim Export bzw. bei der Dokumentenverarbeitung über feste Zellkoordinaten.1. Grundprinzip & Einrichtung im Setup
Die Konfiguration erfolgt in den Servereinstellungen unter dem Menüpunkt MS Office > MS Excel.
Für jeden auszugebenden Wert wird ein Eintrag mit folgenden Parametern definiert:
- Spalte (x): Die Numerische Spaltenposition in Excel (z. B.
1= Spalte A,2= Spalte B,3= Spalte C usw.). - Reihe (y): Die Zeilennummer in Excel (z. B. Zeile
1,8,12). - DB-Wert (Feldname): Der interne DLS-Parameter, dessen Inhalt in die entsprechende Zelle geschrieben werden soll.
- DB-Typ: Der Datentyp des Feldes (z. B.
cfür Character/Text,dfür Datum,ifür Integer).
Hinweis: Über die Koordinaten bestimmen Sie exakt, wo der Wert landet. Wenn Sie beispielsweise den Ersteller in Spalte B (Spalte 2), Zeile 12 ausgeben möchten, tragen Sie für den DB-WertDLSCreatordie Spalte2und Reihe12ein.
2. Übersicht aller verfügbaren DB-Werte (Parameter)
Folgende Parameter stehen für die Zuordnung auf dem Informationsblatt zur Verfügung:
| DB-Wert (Feldname) | Typ | Beschreibung / Bedeutung |
|---|---|---|
| Allgemeine Dokumenten-Metadaten | ||
DLSTitle |
c | Bezeichnung / Titel des Dokumentes |
DLSCode |
c | Dokumentencode |
TextStatus / DLSStatus |
c | Aktueller Freigabestatus des Dokuments (z. B. Freigegeben, In Bearbeitung) |
DLSFolder |
c | Bezeichnung des Zielordners / Ordnerstruktur |
DLSHistory |
c | Änderungsgrund / Letzte Änderungshistorie |
DLSSecCaption |
c | Sicherheitsstufe / Berechtigungskontext (z. B. Beschränkt auf Verteiler) |
DLSDocumentClassification |
c | Klassifikation des Dokuments |
DLSdtShort |
c | Dokumententyp Kurzform (z. B. AA, FB, HB) |
DLSdtLong |
c | Dokumententyp Langform (z. B. Arbeitsanweisung, Formblatt) |
DLSCategories |
c | Zugewiesene Kategorien |
DLSProcess |
c | Zugeordneter Prozess |
| Versionierung & Gültigkeit | ||
DLSnewVersNr |
c | Aktuelle Versionsnummer |
DLSoldVersNr |
c | Versionsnummer der Vorversion |
DLSValidFrom |
d | Gültig ab (Datum) |
DLSValidTo |
d | Gültig bis (Datum) |
| Personen, Rollen & Datumsangaben | ||
DLSCreator |
c | Name des Erstellers |
DLSNewCreated |
d | Erstelldatum |
DLSOldCreated |
d | Erstelldatum der Vorversion |
DLSCreatorPosition |
c | Funktion / Position des Erstellers |
DLSApprover |
c | Name des 1. Prüfers |
DLSApproved |
d | Prüfdatum des 1. Prüfers |
DLSApproverPosition |
c | Funktion / Position des 1. Prüfers |
DLSApprover2 |
c | Name des 2. Prüfers (Weiterer Prüfer) |
DLSApproved2 |
d | Prüfdatum des 2. Prüfers |
DLSApprover2Position |
c | Funktion / Position des 2. Prüfers |
DLSPrePublisher |
c | Name des Vorfreigebenden |
DLSPrePublished |
d | Datum der Vorfreigabe |
DLSPrePublisherPosition |
c | Funktion / Position des Vorfreigebenden |
DLSPublisher |
c | Name des Freigebenden |
DLSPublished |
d | Freigabedatum |
DLSPublisherPosition |
c | Funktion / Position des Freigebenden |
DLSPrimContact |
c | Primärer Ansprechpartner / Hauptkontakt |
| Verteiler, Barcode & System | ||
DLSCCList |
c | Verteilerliste (Namen) |
DLSCCCodes |
c | Verteilerliste (Codes/IDs) |
DLSBarCode |
c | Barcode-Wert / Generierte Identifikationsnummer |
DLSReactivated |
d | Datum einer Reaktivierung |
DLSReactivatedName |
c | Name der Person, die die Reaktivierung durchgeführt hat |