Um zu den Servereinstellungen zu gelangen, wählen Sie im Hauptmenü unter den Eintrag . Sie benötigen die "Admin"-Berechtigung, um auf diese Einstellungen zugreifen zu können. Bitte beachten Sie, dass sich Änderungen hier auf alle Dokumente auswirken.
Einstellungen zur Laufzeit eines Dokuments
Die Laufzeit von Dokumenten kann eingeschränkt werden. Das bedeutet, Dokumente laufen zu einem bestimmten Datum ab und erhalten dann den Status "abgelaufen". Dies ist sinnvoll für alle Dokumente, die periodisch überprüft werden müssen, wie beispielsweise Spezifikationen, Normen, Verträge etc. Das genaue Ablaufdatum ("Gültig bis"-Datum) wird individuell pro Dokument festgelegt. Hier in den Servereinstellungen können Sie jedoch einige grundsätzliche Standardwerte definieren.
Periode
In den meisten Installationen wird dieser Wert auf 0 stehen. Nur wenn alle Dokumente standardmäßig periodisch überprüft werden sollen, geben Sie hier einen Wert in Tagen ein. Ein Wert von 365 (Tagen) entspricht einem Jahr. In diesem Fall laufen neu erstellte Dokumente automatisch nach einem Jahr ab, sofern kein anderes "Gültig bis"-Datum gesetzt wird.
Mitteilung in Tagen
Unter "Mitteilung (Tage)" wird definiert, wie viele Tage vor Ablauf ein Ersteller des Dokuments über das bevorstehende Ende der Gültigkeit informiert wird. Der Ersteller erhält eine Benachrichtigung per E-Mail sowie einen Eintrag in den Dokumententasks. Wenn hier beispielsweise der Wert 30 eingetragen wird, wird 30 Tage vor Erreichen des "Gültig bis"-Datums eine entsprechende Nachricht versendet. Zusätzlich ändert sich der Status des Dokuments von "Freigegeben" auf "Läuft am tt.mm.jjjj ab". Das Dokument bleibt jedoch weiterhin gültig, bis es am Stichtag endgültig abläuft und den Status "abgelaufen" erhält.
Optionen zum Versenden von Nachrichten
Nachricht auch an Freigebenden senden: Aktivieren Sie diese Checkbox, wenn die Mitteilung (E-Mail) nicht nur an den Ersteller, sondern auch an den Freigebenden gesendet werden soll. Der Freigebende erhält eine E-Mail, aber keinen Task. Der Task verbleibt beim Ersteller des Dokuments. Der Ersteller muss dann prüfen, ob das Dokument noch aktuell ist. Ist es aktuell, kann er es reaktivieren und der Überprüfungseintrag wird in den Dokumentenereignissen vermerkt. Ist das Dokument nicht aktuell, muss eine neue Version erstellt werden, die den normalen Prüflauf durchläuft.
Nachricht auch an gesamten Verteiler senden: Versendet eine E-Mail über den bevorstehenden Ablauf des Dokuments an alle Personen im Verteiler. Seien Sie bei der Aktivierung dieser Option vorsichtig, da dies eine große Menge an E-Mails generieren kann.
Nachricht über ablaufende Dokumente immer an diese Adresse senden: Wenn eine bestimmte Person (z.B. der QM-Beauftragte) unabhängig von den restlichen Einstellungen stets über den Ablauf von Dokumenten informiert werden soll, kann deren E-Mail-Adresse hier eingetragen werden.
Einstellungen auf Ordnerebene
Alternativ zu den Servereinstellungen können Sie auch auf Ordnerebene festlegen, welche Gültigkeitsperiode (Periode) ein Dokument haben soll. Achtung: Diese Einstellung dient lediglich als Voreinstellung für neu erstellte Dokumente in diesem Ordner.
Mehrfachbearbeitung
Für bestehende Dokumente können Sie die Ablauf-Einstellungen gesammelt über die Mehrfachbearbeitung vornehmen.
