Was ist ein KVP?
KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“. Gemeint ist die Idee, Abläufe, Produkte und Dienstleistungen nicht nur dann zu verbessern, wenn ein großes Problem auftritt, sondern laufend und in vielen kleinen Schritten.
Woher kommen Verbesserungen?
Der Anlass für einen KVP kann vieles sein: eine Reklamation, ein Fehler in der Produktion, ein Ergebnis aus einem Audit, eine Beobachtung bei einer Betriebsbegehung oder einfach eine gute Idee aus dem Team. Entscheidend ist, dass solche Hinweise nicht in E-Mails, Zetteln oder Besprechungsnotizen verloren gehen. Sie sollen systematisch bearbeitet werden.
Der Ablauf eines KVP
Ein funktionierender KVP folgt einem klaren Ablauf:
- Erfassen: Ein Problem oder Verbesserungsvorschlag wird gemeldet.
- Bewerten: Die Meldung wird eingestuft, priorisiert und einer verantwortlichen Person zugewiesen.
- Maßnahmen planen: Es wird festgelegt, was bis wann von wem zu tun ist.
- Umsetzen: Die Maßnahmen werden durchgeführt.
- Wirksamkeit prüfen: Es wird kontrolliert, ob die Maßnahme das Ziel tatsächlich erreicht hat.
- Abschließen und lernen: Das Ergebnis wird dokumentiert und fließt in die weitere Verbesserung ein.
Für Qualitätsmanagementsysteme nach ISO 9001, IFS, BRC oder HACCP ist ein nachvollziehbarer Verbesserungsprozess ein zentraler Baustein. Auditoren wollen sehen, dass Abweichungen erkannt, Ursachen behoben und Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit geprüft werden.
Was kann der VISCOM.KVP?
Der VISCOM.KVP bildet den gesamten Verbesserungsprozess digital ab, von der ersten Meldung bis zum dokumentierten Abschluss. Er ist derzeit als Zusatzmodul zum VISCOM.DLS Dokumentenleitsystem erhältlich und fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Dokumentenlenkung ein.
Einfach melden, für alle zugänglich
- Einfache oder erweiterte Erfassung: Mitarbeiter melden einen KVP in wenigen Sekunden. Wer mehr Details hat, nutzt die erweiterte Maske.
- Webinterface: KVPs können auch über den Browser eingereicht werden.
- Anonyme Meldungen: Auf Wunsch können Hinweise auch anonym abgegeben werden. Sofort- bzw. Akutmaßnahmen lassen sich trotzdem gleich erfassen.
- Dringlichkeit: Schon beim Melden kann angegeben werden, wie dringend ein Anliegen ist.
- Fotos und Dokumente: Bilder, Screenshots und Anhänge werden direkt zum KVP gespeichert, auch per Drag & Drop oder aus der Zwischenablage.
Klare Verantwortlichkeiten und ein geführter Workflow
- Klassifizierung durch den Q-Beauftragten: Jede neue Meldung wird eingestuft (Dringlichkeit, Informationsquelle, Fachbereich, Abteilung). Dabei werden die Zuständigkeiten festgelegt.
- Maßnahmenplanung: Pro KVP können beliebig viele Teilmaßnahmen geplant werden, mit Umsetzer, Prozessverantwortlichem, ausführlicher Beschreibung, Start- und Fälligkeitstermin.
- Wirksamkeitskriterien: Für jede Maßnahme wird vorab definiert, woran ihr Erfolg gemessen wird.
- Prüfung der Maßnahmen: Umgesetzte Maßnahmen werden geprüft und als wirksam, unwirksam oder unzureichend umgesetzt eingestuft.
- KVP-Wizard: Zeigt auf einen Blick, wo ein KVP gerade steht und was als Nächstes zu tun ist.
- Folge-KVPs: Langfristige Vorhaben, etwa bauliche Maßnahmen, werden als verknüpfter Folge-KVP weitergeführt. So muss der ursprüngliche KVP nicht offen bleiben.
Risikobewertung integriert
- Risikoprioritätszahl (RPZ): Risiken können bewertet und beim Abschluss erneut evaluiert werden. So wird sichtbar, ob das Risiko durch die Maßnahmen tatsächlich gesunken ist.
- Die RPZ-Bewertung läuft parallel zum KVP. Der Prozess wird also nicht blockiert, wenn der Risikomanager gerade nicht verfügbar ist.
Nichts geht verloren
- Automatische E-Mail-Verständigung: Bei jedem Schritt können die beteiligten Personen benachrichtigt werden, in der jeweils eingestellten Sprache.
- Smarte Filter: Vorkonfigurierte Ansichten zeigen sofort, was heute, diese Woche oder in den nächsten 14 Tagen fällig ist und welche KVPs überfällig sind.
- Lückenloses Ereignisprotokoll: Jede Aktion wird mit Zeitstempel, Benutzer und Arbeitsplatz protokolliert. Das ist revisionssicher und ideal für Audits.
Auswertung und Dokumentation
- Reports in MS Word: KVPs und Maßnahmen werden auf Knopfdruck als Bericht ausgegeben. Die Vorlagen passen Sie selbst an.
- Export nach MS Excel: Für Auswertungen, Kennzahlen und externe Audits.
- Verknüpfung mit DLS-Dokumenten: KVPs lassen sich direkt mit Verfahrensanweisungen, Formularen und anderen gelenkten Dokumenten verbinden.
- Kommentare: Rückfragen und Abstimmungen werden direkt am KVP festgehalten.
An Ihr Unternehmen anpassbar
Über die Servereinstellungen konfigurieren Sie den VISCOM.KVP passend zu Ihrer Organisation. Dazu gehören Abteilungen, Fachbereiche, Statusmeldungen, Dringlichkeitsstufen, Risikoniveaus, Berechtigungen, Mailvorlagen und benutzerdefinierte Datenfelder. Auf Wunsch können auch Kunden und Lieferanten zum KVP erfasst werden. Optional schließt sich ein KVP automatisch ab, sobald alle Maßnahmen erledigt sind.
Ihr Nutzen
Weniger Zettelwirtschaft, klare Zuständigkeiten, eingehaltene Termine und ein Verbesserungsprozess, den Sie jedem Auditor jederzeit lückenlos vorlegen können.
