Exklusiver Vorab-Einblick: Diese Version befindet sich aktuell noch in der Finalisierung. Sie benötigen eine der neuen Funktionen bereits heute? Kontaktieren Sie uns gerne persönlich – wir finden eine Lösung!

• Highlights & Neuerungen im DLS
• Zukunft sicher: VISCOM-DLS trifft Künstliche Intelligenz

Effizienter arbeiten: Neuerungen im DLS

Blitzschnelle Markdown-Vorschau

Sparen Sie wertvolle Zeit mit unserer neuen Markdown-Vorschau! Dokumenteninhalte (aktuell für MS Word .docx) werden direkt als strukturierter Text angezeigt. So erfassen Sie den Kern eines Dokuments sofort, ohne es erst mühsam in Word öffnen zu müssen. Ältere .doc-Dateien lassen sich ganz einfach über die integrierten Office-Tools im VISCOM-DLS konvertieren.

Ihr Vorteil: Maximale Geschwindigkeit. Finden Sie schneller genau das Dokument, das Sie gerade benötigen, und entnehmen Sie Informationen in Sekunden.

Lückenlose Historie: Volltextindizierung von Vorversionen

Wir machen Ihre Dokumenten-Historie transparent! Ab sofort können auch alle Vorversionen (History Chart) volltextindiziert werden. Damit ist Ihr gesamtes Archiv nicht nur archiviert, sondern aktiv durchsuchbar. (Hinweis: Je nach Datenmenge kann die erste Indexierung etwas Zeit und Speicherplatz in Anspruch nehmen.)

Intelligente Dokumentensuche

Finden statt suchen: Ist der Volltextindex erstellt, durchsucht das System auf Wunsch auch alle Vorversionen. Ein entscheidender Vorteil, wenn Sie wissen wollen, wann welcher Inhalt in der Vergangenheit dokumentiert wurde.

Lesetasks über Ordnereinstellungen

Es kann nun bei den Ordnereigenschaften eingestellt werden, dass bei neuen Dokumenten in dem Ordner automatisch vergeben wird, dass Lesetasks für die Dokumente erstellt werden.

Lesetasks über Dokumententyp

Neben den Ordnereigenschaften wurde auch implementiert, dass bei den Einstellungen zum Dokumenttyp definiert werden kann, dass Lesetasks erstellt werden.

Lesetasks - Servereinstellungen

Bei den Servereinstellungen gibt es einen neuen Eintrag: "Lesetasks bei Freigabe automatisch erstellen". Damit wird nicht mehr ein extra Fenster geöffnet, in dem man noch die Auswahl, für welche Mitarbeiter die Tasks erstellt werden sollen, angezeigt, sondern die Tasks werden automatisch an alle mit den entsprechenden Verteilergruppen adressiert.

Neue Sicherheitseinstellungen - Dokumentenklassifikation

Ein Kunde wollte auf Grund der NIS2-Richtlinie eine Klassifizierung in den Dokumenten abgebildet haben. Also ob ein Dokument öffentlich, intern, vertraulich, geheim etc ist. Zuerst haben wir versucht, das über die Verteiler - Sicherheitsstufen abzubilden, aber das war unsauber. Aus dem Grund wurde eine völlig neue Sicherheitsebene eingeführt. Die Implementierung ist noch nicht durchgängig und wird in den kommenden Wochen vervollständigt.

Aktivierung und Einrichten des Klassifizierungsmodells

Will man das Nutzen so muss zuerst das Klassifizierungsmodell über die Servereinstellungen aktiviert werden. Das damit andere, die das Feature nicht, oder noch nicht benötigen nicht verwirrt werden. Danach kann man die Bezeichnungen ändern bzw einzelne Stufen aktiviert oder deaktiviert werden.

Änderungen im Layout

Mit der Aktivierung kommen auch einige Änderungen im Layout: In der Dokumentenliste können die zugewiesenen Stufen angezeigt werden. In den Dokumenteneigenschaften kann die Klassifizierung zugewiesen werden. Über die Mehrfachbearbeitung (mehrere Dokumente wählen und auf "Bearbeiten" klicken) kann die Klassifizierung gleich für mehrere Dokumente geändert werden. In den Ordnereigenschaften kann vordefiniert werden welche Klassifizierung neue Dokumente in dem Ordner standardmäßig zugewiesen bekommen. Bei den Benutzereinstellungen kann definiert werden, auf welche Stufe maximal der Benutzer zugriff hat.

Innovation: Integration von Künstlicher Intelligenz

Wir bringen die Power moderner KI direkt in Ihren Workflow. Die KI-Integration unterstützt Sie dort, wo sie den größten Nutzen bringt: bei der Automatisierung von Routineaufgaben und der Analyse komplexer Daten. Zur Zeit integrieren wir 2 AI - Systeme. Weitere werden in Kürze folgen.

KI-gestützte Meta-Daten: Änderungsgrund & Kategorien

Dank der Volltextindizierung kann die KI Texte blitzschnell analysieren und verarbeiten. Das Ergebnis: Präzise Vorschläge und enorme Zeitersparnis.

Präzise Änderungshistorie
Lassen Sie die KI automatisch die Unterschiede zur Vorversion zusammenfassen. So erhalten Sie auf Knopfdruck einen aussagekräftigen und professionellen Änderungsgrund.

Intelligente Kategorisierung
Nie wieder manuelles Verschlagworten: Die KI analysiert den Inhalt und schlägt passende Keywords und Kategorien vor, die Sie einfach per Copy & Paste übernehmen können.

Smarter Versionsvergleich (History Chart)

Vergleichen Sie zwei oder mehr Versionen mithilfe der KI, um inhaltliche Nuancen und strategische Änderungen sofort sichtbar zu machen.

Automatisierung für Profis: Batch-Verarbeitung

Für maximale Effizienz: Erstellen Sie Zusammenfassungen oder Kategorisierungen nicht nur einzeln, sondern für ganze Dokumentengruppen gleichzeitig. Markieren Sie einfach mehrere Dokumente – die KI erledigt den Rest und schreibt die Daten auf Wunsch direkt in die Datenbank.

Die KI-Zusammenfassung in der Vorschau

Zusätzlich zur Markdown-Ansicht bietet Ihnen die KI-Vorschau eine prägnante Zusammenfassung des Inhalts. So wissen Sie sofort, worum es geht, ohne auch nur eine Seite blättern zu müssen.

Bilderanalyse mit Gemini

Nicht alle Funktionen lassen sich zur Zeit mit allen Anbietern umsetzen. V.a. gibt es bei einigen noch Schwächen bei der API. Für die Bilderanalyse verwenden wir deswegen Gemini-AI, mit der man ganz gute Ergebnisse erzielen kann.