DLS Version 16.3

Hier werden finden Sie die Informationen zur Version 16.3. Aktuelle Version ist 16.2. Informationen zu dieser Version finden Sie hier.

MS Powerpoint - Link Analysen für Startseiten

Damit man leichter überprüfen kann, ob die Powerpoint Startseiten richtig verlinkt sind, haben wir eine Link Analyse in die Office Tools aufgenommen. Damit kann man zuerst die Powerpoint Startseite markieren und dann die Link Analyse aufrufen. Alle Links, die in dem Dokument gefunden werden, werden in einer Liste angezeigt und es wird analysiert, ob der Ordner oder das Dokument im System vorhanden ist. Sie können das Powerpoint Dokument auch bearbeiten und die Links ändern.

Löschbare Ordner auffinden

In den SA - Tools (diese können nur von Admins aufgerufen werden) kann man nun in der Sektion "Prüfe Ordner" auch leere Ordner aufstöbern und gegebenenfalls löschen. Dazu rufen Sie zuerst die Sektion auf und klicken dann über die rechte Maustaste auf "Löschbare Ordner anzeigen". Löschbar ist ein Ordner dann, wenn keine Dokumente in dem Ordner sind und der Ordner auch keine Unterordner hat. Markieren Sie die zu löschenden Ordner und klicken Sie auf "Löschen". Die Ordner werden dann in den Mülleimer verschoben und können dann auch von diesen auch wiederhergestellt werden.

Alternativ können leere bzw. löschbare Ordner auch in der Ordnerstatistik angezeigt und gelöscht werden. Funktion ist wie oben beschrieben.
Wenn Sie Ordner gelöscht haben, dann müssen Sie die Ordnerstruktur manuell aktualisieren, um die Änderungen zu sehen.

SA Tools - MS Word Felder

In den SA - Tools (diese können nur von Admins aufgerufen werden) kann man ja überprüfen, ob alle Felder in den MS Word Dokumenten gesetzt sind. Hinzugefügt wurde die Prüfung auf das "Gültig bis" Datum, eine Suche in der Liste wurde implementiert und mit einem Doppelklick auf einen Listeneintrag werden alle Felder in einem Textfeld angezeigt.

Suche - Ordnerauswahl

In die Suche wurde nun detaillierter implementiert in welchen Ordnern man suchen will.

Ordner

• Alle: Sucht in allen Ordnern
• Aktuell: Sucht im aktuell gewählten Ordner
• Unterordner: Sucht im aktuell gewählten Ordner und allen Unterordnern

Wenn das Suchfenster nun zu breit ist, dann geben Sie bitte Bescheid - dann versuchen wir das zu restrukturieren.

SA - Tools

Die SA - Tools wurden überarbeitet und eine Listenauswahl wurde hinzugefügt, damit man schneller nach einem Eintrag suchen kann. Der Baum mit den Funktionen wurde auch überarbeitet und nach Funkionen gruppiert. Die Shortcuts wurden verbessert und bei einigen Einträgen sind Funktion hinzugekommen

Erweiterung ändern

Werden Dokumente mit der falschen Erweiterung importiert, dann werden Sie nicht geöffnet. Hier kann man die Erweiterung ändern, wenn man Admin - Berechtigung hat. Bitte verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie sich sicher sind, was Sie tun.

Neue Virtuelle Ansicht - Startseiten

Damit man einen Überblick über alle verwendeten Startseiten bekommt, wie in Version 16.2 eingeführt, können nun für verschiedene Benutzer unterschiedliche Startseiten verwendet werden, wurde eine neue virtuelle Ansicht eingeführt. Führt man diese aus, so werden alle definierten Startseiten angezeigt.

Neue Virtuelle Ansicht - Dokumente mit Links

Es wurden auch zwei neue Virtuelle Dokumentenansichten implementiert, die anzeigen, ob es Dokumente gibt, die Links zu archivierten oder gelöschten Dokumenten haben.

• Dokumente mit Links zu archivierten Dokumenten: Zeigt in der Dokumentenliste alle Dokumente an, die Links zu archivierten Dokumenten inkludiert haben.
• Dokumente mit Links zu gelöschten Dokumenten: Zeigt in der Dokumentenliste alle Dokumente an, die Links zu komplett gelöschten Dokumenten oder Links zu Dokumenten im Papierkorb inkludiert haben.

Wenn Sie die virtuelle Ansicht aufgerufen haben, dann können Sie einen Eintrag wählen und die Links aufrufen. Hier können Sie dann sehen, welche Links zu archivierten oder gelöschten Dokumenten gesetzt sind. Die Linkmaske wurde entsprechend überarbeitet, damit auch Links zu gelöschten Dokumenten angezeigt werden.

Bearbeiten von Virtuelle Ansichten

Selbst erstellte virtuelle Ansichten können nun bearbeitet werden. Bisher kam auch bei selbst erstellen Ansichten die Meldung, dass diese gelöscht und neu erstellt werden muss. Das sollte nun nicht mehr passieren und die Maske zum Ändern der Ansicht sollte sich öffnen.

Dokumentensuche

Bei der Dokumentensuche können nun Anführungszeichen verwendet werden, damit man nach längeren Phrasen suchen kann. Das gilt für die einfache und die erweiterte Suche.

Dokumentenlink zum Powerpoint Dokument senden

Wie für Word und Excel DOkumente ist es nun auch möglich DLS - Links zu Powerpoint Dokumenten zu senden. Wählen Sie in Powerpoint eine Form (Shape) aus DLS das zu verlinkende Dokument aus, gehen Sie ins DLS - suchen Sie das Dokument auf das Sie verlinken wollen und klicken Sie den entsprechenden Eintrag im Link - Menü aus. Der Link wird dann im Powerpoint Dokument gesetzt. Ist der Text der Form (Shape) leer, dann wird auch der Dokumententitel übertragen.

Ordnerlink zum Powerpoint Dokument senden

Analog zu den Dokumentenlinks können Sie auch Links zu Ordnern senden. Wählen Sie wiederum in Powerpoint eine Form (Shape) aus DLS das zu verlinkende Dokument aus, gehen Sie ins DLS - suchen Sie den Ordner auf den Sie verlinken wollen und klicken Sie den entsprechenden Eintrag im Menü über die rechte Maustaste aus. Der Link wird dann im Powerpoint Dokument gesetzt. Ist der Text der Form (Shape) leer, dann wird auch der Ordnertitel übertragen.

PDF und Bilder Import

Beim Import von PDF und Bildern wurde die Maske erweitert, dass man auch hier Dokumente gleich freigegeben importieren kann. (Freigegeben hinzufügen)

Servereinstellungen - Excel und Powerpoint

Beim Setup für Excel, Powerpoint etc gibt es nun auch einen "Suche anwenden" Button. Damit kann man sich in der Dokumentenliste alle Dokumente anzeigen lassen, die diese Vorlage zugewiesen haben. Auch wurde ein Bug behoben, wo die Liste nicht aktualisiert wurde, wenn ein Eintrag kopiert wurde.

Dokumenteneigenschaften - Automatische Codevergabe

Will man in den Dokumenteneigenschaften einen Code automatisch vergeben und es ist kein Dokumententyp zugewiesen, dann erscheint nun eine entsprechende Meldung. Ein Dokumententyp muss zugewiesen sein, damit ein Code vergeben werden kann.

Dokument kopieren - Automatische Codevergabe

Kopiert man ein Dokument dann wird nun auch der Code automatisch vergeben, wenn diese Option in den Servereinstellungen aktiviert ist.

Dokument einchecken

Wird ein Dokument eingecheckt, dann kann, wenn das Dokument nicht verändert wurde, dieses Fenster erscheinen. Hier haben Sie die Möglichkeit zu wählen, ob Sie das Dokument normal einchecken, oder den Checkout abbrechen wollen. Wenn es ein großes Dokument in Verwendung haben, dann ist es schneller den Checkout abzubrechen, da Sie sich dann die Checkin Zeit ersparen.

Mülleimer

Im Mülleimer wurden für gelöschte Dokumente, Ordner und Kontakte die Eigenschaften zugänglich gemacht, damit man genauer sehen kann, was da gelöscht wurde. Damit können nun auch Dokumente, die sich im Mülleimer befinden, betrachtet werden.

Freigegeben importieren

Es kommt selten aber dennoch vor, dass Dokumente, die von einem Netzwerklaufwerk importiert werden, nicht richtig in die Datenbank übernommen werden. Hier wurde nun eine Prüfung vorgenommen, ob diese auch richtig eingetragen werden und wenn es ein Problem gibt, dann meldet dich das System. In dem Fall sollte der Import noch mal versucht werden. Wenn es dann noch immer nicht klappt, dann wenden Sie sich bitte an uns.

Weiteres

• Persönliche Einstellungen - "Dokumente über OLE öffnen" deaktiviert: Nachdem die Option mehr Probleme als Nutzen verursacht hat, wurde die Option deaktiviert.
• Servereinstellungen - "PDF am Client erstellen" wurde entfernt. Da ja nun mittlerweile alle ein Office Version über 2003 haben ist diese Option nicht mehr notwendig.