In der Übersicht „Document Tasks“ werden alle Aufgaben angezeigt, die ein Benutzer im Bereich der Dokumente hat. Also ob Dokumente zu prüfen sind, ob Dokumente freizugeben sind etc. Die Bedeutung der einzelnen Spalten ist wie folgt:
Erstellt von/am: In den ersten beiden Spalten wird angezeigt wer den Task erstellt hat und wann der Task erstellt wurde.
Die Spalten Version, Code, Dokument geben Informationen zum Dokument an, um das es sich bei dem Task handelt,
Unter Task wird die Art der Aufgabe angezeigt, um die es sich dabei handelt.
Weitergeleitet von: Wenn eine Benutzerweiterleitung eingerichtet wurde oder ein Benutzer einen Task weitergeleitet hat, dann wird hier angezeigt von wem aus die Weiterleitung erfolgte.
Allgemeine Funktionen
Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
Task weiterleiten
Rufen Sie diese Funktion auf, wenn Sie den gewählten Task weiterleiten wollen, damit er von einem Kollegen ausgeführt wird..
Zu Dokument wechseln
Schließt die Dokumententasks und wechselt zu dem Dokument in der Ordner, dem das Dokument zugewiesen ist.
Drucken
Druckt die Listenansicht
Suchen/Filter
Suchen nach Dokument, Code oder Ersteller
Filter aufheben
Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
Export MS Excel
Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
Aktualisieren
Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
In den Papierkorb verschieben
Löscht den gewählten Task und verschiebt ihn in den Papierkorb.
Task abhängige Funktionen
Folgende Funktionen sind abhängig vom Task und können unterschiedlich angezeigt oder ausgeblendet werden.
Dokument prüfen
Prüft das Dokument und sendet es weiter zum nächsten Prüfer oder Freigebenden
Dokument zurückweisen
Diese Funktion wird angezeigt, wenn das Dokument zu Prüfen oder Freizugeben ist. In dem Fall können Sie das Dokument auch an den Ersteller zurückweisen, wenn es nicht den Anforderungen entspricht.
Dokument freigeben
Gibt das Dokument frei.
Dokumententest ausführen
Ruft den Dokumententest zum Dokument auf.
Nur über die rechte Maustaste zugängliche Funktionen
Folgende Funktionen haben keinen oder noch keinen Button in der Leiste und sind nur über das Menü der rechten Maustaste zugänglich:
Offene Tasks: Zeigt die Liste der aktuellen Tasks an und wird eigentlich nur benötigt, wenn man die Ansicht auf "Erledigte Tasks" umgeschalten hat.
Entwurf öffnen: Öffnet das Dokument in der Entwurfsansicht
Dokument reaktivieren: Setzt das Dokument wieder gültig, wenn es abgelaufen ist.
Link in die Zwischenablage kopieren: Kopiert den Dokumenten-Link in die Zwischenablage, um ihn in einem anderen Dokument zu verarbeiten.
Kommentare: Ruft die Kommentare zu einem Dokument auf.
Tools->Mehrfachprüfung: Mehrere Dokumente auf einmal prüfen
Tools->Mehrfachfreigabe: Mehrere Dokumente auf einmal freigeben
Tools->Mehrfachreaktivierung: Mehrere abgelaufene Dokumente auf einmal reaktivieren
