Barcode und QR-Code

Auf Dokumente können Barcodes oder ab Office 365 auch QR - Codes gedruckt und mit einem handelsüblichen Barcode Scanner oder unserer APP können gedruckte und im Unternehmen frei laufende Dokumente schneller identifiziert und auf Gültigkeit überprüft werden. Um ein Dokument auf seine Gültigkeit zu prüfen, lesen Sie den Code vom Dokument ein und es wird angezeigt, ob das Dokument Gültig ist.
Im Barcode wird nur ein Teil der Dokumenten-ID und die Versionsnummer codiert. Im QR-Code wird am besten die komplette Dokumenten-ID und die Versionsnummer codiert.

QR - Code in MS Word.

In MS Word 365 wird der QR - Code wie folgt aufgebaut:
QR-Code01
 
DLSQR;ID:xxxx;V:x wobei ; die Trennzeichen sind. 1. Zeile gibt an, dass es sich um ein DLS-Dokument handelt, 2. Zeile ist die Dokumenten-ID und die 3. Zeile die Versionsnummer. \q gibt den Korrekturfaktor an und \s bestimmt die Grö0e des angezeigten Codes.

QR-Code02
 
Wichtig ist, dass die Dokumente, bei denen der QR- Code eingefügt werden soll, auf der aktuellen Word Version sind und keinen niedrigeren Kompatibilitätsgrad haben. Wenn das hier bei den Einstellungen zum Dokument in Word angezeigt wird, dann klicken Sie auf "Konvertieren". Ansonsten wird der QR-Code nicht aktualisiert und als Grafik eingefügt.

DLS.Scan

DLS.Scan ist eine mobile App zur Überprüfung von gedruckten Dokumenten. Mit der App kann schnell und einfach festgestellt werden, ob ein ausgedrucktes Dokument noch aktuell und korrekt freigegeben ist.

Voraussetzungen

  • iPhone oder Android-Gerät
  • Kamerazugriff muss der App erlaubt werden (beim ersten Start wird automatisch danach gefragt)
  • Das zu prüfende Dokument muss einen gültigen DLS.Scan QR-Code enthalten

Dokument scannen

  1. App öffnen
  2. Auf "Start Camera" tippen
  3. Kamera auf den QR-Code des Dokuments richten
  4. Die App erkennt den Code automatisch — kein Button drücken nötig

Das Ergebnis wird sofort angezeigt:

  • ✅ Gültig — Dokument ist aktuell und korrekt freigegeben
  • ❌ Ungültig — Dokument ist veraltet, archiviert oder zurückgezogen

Mögliche Statusmeldungen

Status Bedeutung
Gültig Dokument ist aktuell und freigegeben
Archiviert Dokument wurde archiviert und ist nicht mehr aktiv
Gelöscht Dokument wurde gelöscht
Ungültige Version Die Version auf dem Ausdruck stimmt nicht mit der aktuellen überein
Abgelaufen Die Gültigkeit des Dokuments ist abgelaufen
Zurückgezogen Das Dokument wurde zurückgezogen
Ungültige Nummer Der QR-Code konnte keinem Dokument zugeordnet werden
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