Übersicht - Verteilergruppen

Übersicht

In der Übersicht „Verteilergruppen“ werden alle Verteilergruppen angezeigt, die zur Zeit im System angelegt sind. In der Listenansicht sind folgende Felder zu sehen:

• Gruppe: Bezeichnung der Gruppe an
• Mitglieder: Gibt an wie viele Mitglieder in der Gruppe sind.
• Sicherheit: Gibt die Sicherheitseinstellung der Gruppe an und zeigt damit an, wer die Gruppe bearbeiten darf.
• Aktualisiert am/von: Gibt an von wem und wann die Gruppe zuletzt bearbeitet wurde.
• in Dokumenten: Zeigt an in wie vielen Dokumenten die Gruppe aufgenommen wurde
• in Kontakten: Zeigt an in wie vielen Kontakten die Gruppe aufgenommen wurde

Zusätzlich zur besseren Strukturierung bei einer Vielzahl von Gruppen, können die Gruppen in einer Ordnerstruktur abgelegt werden, wie bei den Dokumenten.  

Die einzelnen Funktionen

Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.

	Bearbeiten	Öffnet die Eigenschaften der Gruppe zur Bearbeitung. Ob Sie die Gruppe bearbeiten können, hängt von den Berechtigungen ab, die Sie selbst im System haben und der Sicherheitsstufe, die der Gruppe zugeordnet wurde.
	Neu	Legt eine neue Verteilergruppe an
	Kopieren	Kopiert die Verteilergruppe
	Mail an Gruppe senden	E-Mail an Verteilergruppe senden
	Drucken	Druckt die Listenansicht
	Löschen	Löscht die die Verteilergruppe, aber Achtung: Das Löschen geht nicht in den Papierkorb und kann nicht rückgängig gemacht werden. Löschen Sie mal auf die schnelle alle Verteilergruppen, weil sie die Gruppen neu strukturieren wollen, dann kann es schnell passieren, dass Sie sich selbst aus Dokumenten aussperren. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte und wir helfen Ihnen.
	Filter	Suchen nach Gruppenbezeichnung oder Mitglied
	Filter zurücksetzen	Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
	Export MS Excel	Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
	Aktualisieren	Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
	Dokumente für Verteilergruppe	Öffnet alle Dokumente, die im Verteile diese Gruppe haben. In der Spalte der Liste "In Dokumenten" sehen Sie die Anzahl der Dokumente, die diese Verteilergruppe zugewiesen haben. Die Anzahl wird ohne Archivdokumente berechnet. Aus dem Grund können dann mehr Dokumente angezeigt haben, wenn Sie die Archivanzeige eingeschaltet haben.
	E-Mail über MS Outlook senden	Eine Funktion mit der man an alle, die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.
	Einfügen als Text aus Zwischenablage	Zu finden unter Tools. Damit können Sie aus einer Text oder MS Excel Datei gleich mehrere Verteilergruppen auf einmal anlegen.