Ab Version 15.1 können mit einem Standard - Passwort bei der Benutzeranlage arbeiten, dass der Benutzer beim ersten Login selbst ändern muss.

Passwort einstellen

In den Servereinstellungen können Sie das Standard - Passwort einstellen. Unter "Verschiedenes" doppelklicken Sie auf den entsprechenden Eintrag um eine Maske zu bekommen, indem Sie das Passwort eingeben können.

Benutzer anlegen

Wenn Sie nun einen neuen Benutzer anlegen oder auch über die Option "Mehrere Benutzer erstellen" gehen, wo Sie gleich eine große Anzahl von Benutzern erstellen können, wird bei neu erstellten Benutzern, immer das Start Passwort verwendet.

Passwort ändern nach Login

Loggt sich ein Benutzer ein, so prüft das System, ob noch das Standard - Passwort verwendet wird. Wenn ja, dann bekommt er die Maske zu Ändern des Passwortes vorgelegt. Hierbei ist das alte Passwort schon vor ausgefüllt, sodass nur mehr das neue Passwort eingegeben und bestätigt werden muss. Der Vorgang kann zwar abgebrochen werden, aber wird beim nächsten Login wieder vorgelegt.

Passwort zurücksetzen

Diese Option können Sie beim Passwort über die rechte Maustaste aufrufen und bietet Ihnen die Möglichkeit das Passwort eines Benutzers auf das vordefinierte Standard - Passwort zurückzusetzen, wenn der Benutzer sein Passwort vergessen hat. Beim nächsten Login muss das Passwort wieder geändert werden.

Kontakte können im DLS aus einer MS Excel Datei importiert werden. Dazu rufen Sie den Import auf und geben Sie den Namen der Excel Datei an, aus der Sie importieren wollen. Wenn Sie die Datei angegeben haben, so wählen Sie unter Arbeitsblatt den Namen des Arbeitsblattes, aus dem importiert werden soll. Mit „Öffnen“ bestätigen Sie die Eingabe und die gefunden Kontakte werden in der Liste angezeigt. Mit "Importieren" starten Sie den import. Ist der Import abgeschlossen und sind Sie zurück in der Liste der Kontakte, kann es sein, dass Sie einmal F5 drücken müssen, um die gerade importierten Kontakte auch zu sehen.   Zu beachten ist außerdem, dass in der Excel Datei die Spalten bestimmte Bezeichnungen haben müssen, um importiert zu werden. Bitte passen Sie in der Excel Datei die Spaltennamen zuerst an, bevor Sie den Import starten.

Spaltenname	Bedeutung
salutation	Anrede
lastname	Nachname
firstname	Vorname
title	Titel
company	Firma
street	Strasse
city	Stadt
zip	PLZ
country	Land
phone1	Telefon 1
phone2	Telefon 2
fax	Fax
email	E-Mail
web	Website
initials	Initialen
Notes	Anmerkungen
Code	Code/Personalnummer
Function	Funktion
Function	Funktion
Username	Benuztername
PersNr	Code/Personalnummer

Sind nicht alle Felder vorhanden, so hat das keinen Einfluss auf den Erfolg des Importes. Sollten Felder fehlen, die Sie benötigen, so wenden Sie sich bitte an uns.  

Übersicht

In der Übersicht „Benutzerliste“ werden alle Benutzer angezeigt, die einen Zugang zum System haben. Die Bedeutung der einzelnen Spalten ist wie folgt:

• Benutzername: selbsterklärend
• Name: selbsterklärend
• Letzter Login: Zeigt an, wann sich der Benutzer eingeloggt hat. Sortieren Sie nach dieser Spalte, so bekommen Sie rasch eine Übersicht, wer sich schon länger nicht eingeloggt hat.
• Ausgecheckte Dokumente: Zeigt an wie viele Dokumente der Benutzer aktuell ausgecheckt hat. Gepaart mit der Information, wann sich der Benutzer zuletzt eingeloggt hat, kann man ermitteln, welche Dokumente von dem Benutzer schon länger gesperrt sind.
• Tasks: Gibt an, wie viele Dokumententasks beim Benutzer aktiv sind. Gepaart mit der Information, wann sich der Benutzer zuletzt eingeloggt hat, kann man ermitteln, welche Tasks und damit welche Dokumente schon länger bei einem Benutzer hängen. Sie können auch in den Eigenschaften nachsehen, um welche Tasks es sich dabei handelt.
• Build: Zeigt an mit welcher Programmversion der Benutzer sich einloggt. Ist die Programmversion schon älteren Datums, so sollte ein Update in Erwägung gezogen werden.
• Erstellt am: Gibt an, wann der Benutzer angelegt wurde
• Hostname: Gibt an, von welchem Computer aus zuletzt eingeloggt wurde
• Berechtigung: Gibt an, über welche Berechtigungsstufe der Benutzer verfügt
   
• Weitergeleitet auf: Gibt an, ob der Kontakt auf einen anderen umgeleitet ist. Umleitungen können angelegt werden, wenn ein Mitarbeiter auf Urlaub, Karenz oder aus dem Unternehmen ausgeschieden ist.

Allgemeine Funktionen

Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.

	Bearbeiten	Ruft die Details zum gewählten Eintrag auf, um die Eigenschaften zu bearbeiten. Weitere Infomationen finden Sie hier
	Neu (Ctrl+N)	Legt einen neuen Benutzer an. Weitere Infomationen finden Sie hier
	Drucken	Druckt die Listenansicht
	Filter	Suchen nach Vollname oder Benutzername
	Filter zurücksetzen	Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
	Export MS Excel	Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
	Aktualisieren	Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
	Löschen	Löscht den oder die gewählten Benutzer. Diese können sich dann nicht mehr einloggen. Haben diese aber Funktionen in Dokumenten bleiben diese erhalten, da Funktionen Kontakten zugeordnet sind und nicht Benutzern.

Startseite

Über das Menü der rechten Maustaste können Sie die Funktion "Startseite" aufrufen. Mit dieser Funktion ist es möglich einer einzelnen Person oder Personengruppe eine eigene Startseite zuzuweisen, die z.B. einen begrenzten Umfang hat und der Position spezifisch angepasst ist.

Weitere über die rechts Maustaste zugängliche Funktionen

Folgende Funktionen haben keinen oder noch keinen Button in der Leiste und sind nur über das Menü der rechten Maustaste zugänglich:

• Mehrere Benutzer erstellen: Prüft, von welchen Kontakten noch keine Benutzer abgeleitet wurden, zeigt diese in einer Liste an und generiert automatisch einen Username und ein Passwort.
• Password senden: Generiert eine Mail mit Username und Passwort und sendet diese an die in den Kontakten hinterlegte Mail Adresse.
• Benutzerstatistik: Erstellt eine Matrix in der angezeigt wird in welchen Verteilergruppen der Benutzer ist und in weiterer Folge auf welche Dokumente über welche Verteilergruppe zugegriffen werden kann.
• Berechtigungen der Benutzer vergleichen: Erstellt eine Matrix in der verglichen wird, wer welche Berechtigungen hat und welche Funktionen ausgeführt werden können.
• Benutzer mit Tagesübersicht per Mail: Öffnet ein Fenster, in dem alle Benutzer angezeigt werden, die eine Tagesübersicht per Mail bekommen. In diesem Fenster können auch Benutzer hinzugefügt oder entfernt werden.
• Ausgecheckte Dokumente des Benutzers anzeigen:Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste die der Benutzer ausgecheckt hat. Bitte beachten Sie, dass Sie dennoch nur jene Dokumente zur Ansicht bekommen für die Sie im Verteiler sind.
• Dokumente mit Tasks des Benutzers anzeigen:Lädt alle Dokumente in die Dokumentenliste für die der Benutzer einen Task hat. Bitte beachten Sie, dass Sie dennoch nur jene Dokumente zur Ansicht bekommen für die Sie im Verteiler sind.
• Benutzereinstellungen zurücksetzen:Hier sind zwei Untermenüpunkte vorhanden. "Listenansichten für Benutzer zurücksetzen". Damit werden alle Listeneinstellungen für den Benutzer zurückgesetzt,falls es zu Problemen bei der Listenansicht kommt. Bei der zweiten Option werden alle Benutzereinstellungen zurückgesetzt.

Mit dieser Funktion können mehrere Benutzer auf einmal erstellt werden. Aufrufen kann man diese Funktion aus der Benutzerliste über die rechte Maustaste.

Angezeigt werden Name und aus Vor- und Nachname generierter Benutzername. Ist kein Vor und Nachname angegeben, kann kein Benutzername erstellt werden. Sie haben jedoch über die rechte Maustaste die Möglichkeit das umzustellen und entweder das Kürzel des Kontaktes oder die Personalnummer des Kontaktes als Benutzername zu übernehmen.