In den Mails können Sie sehen, welche Mails zu dem Dokument versendet worden sind. Mit einem Klick auf das Kuvert - Symbol können Sie sich die Details zu der Mail ansehen. Um das Dokument per Mail zu senden klicken Sie auf "Neuer Eintrag".
Dokument per Mail versenden:
Um ein Dokument per Mail zu versenden klicken Sie in den Mails zu dem Dokument auf „Neuer Eintrag“. Damit öffnet sich ein neues Fenster. Unter „Senden an“ sind schon alle Mail Adressen der Personen im Verteiler angeführt. Das ist eine Liste in einem Textfeld.
Unter Einstellungen können Sie noch entscheiden, ob Sie das Dokument in dem Mail anhängen wollen. Das ist v.a. dann sinnvoll, wenn die Mail an Personen geht, die keinen Zugang zum System haben. Des Weiteren können Sie noch „Empfangsbestätigung anfordern“ aktivieren. Dann bekommen Sie vom E-Mailsystem eine Rückmeldung, ob die Mail zugestellt werden konnte und gelesen wurde.
Bestätigen Sie mit "Senden" wenn die Mail geschickt werden soll. Das Versenden selbst läuft asynchron. Das heißt es kann bis zu 20 min. dauern, bis die Mail verschickt wird.
