In der Übersicht „Verteilergruppen“ werden alle Verteilergruppen angezeigt, die zur Zeit im System angelegt sind. In der Listenansicht sind folgende Felder zu sehen:
Gruppe: Bezeichnung der Gruppe an
Mitglieder: Gibt an wie viele Mitglieder in der Gruppe sind.
Sicherheit: Gibt die Sicherheitseinstellung der Gruppe an und zeigt damit an, wer die Gruppe bearbeiten darf.
Aktualisiert am/von: Gibt an von wem und wann die Gruppe zuletzt bearbeitet wurde.
in Dokumenten: Zeigt an in wie vielen Dokumenten die Gruppe aufgenommen wurde
in Kontakten: Zeigt an in wie vielen Kontakten die Gruppe aufgenommen wurde
Zusätzlich zur besseren Strukturierung bei einer Vielzahl von Gruppen, können die Gruppen in einer Ordnerstruktur abgelegt werden, wie bei den Dokumenten.
Die einzelnen Funktionen
Die Funktionen können über die Leiste links der Liste oder über das Menü der rechten Maustaste aufgerufen werden.
Bearbeiten
Öffnet die Eigenschaften der Gruppe zur Bearbeitung. Ob Sie die Gruppe bearbeiten können, hängt von den Berechtigungen ab, die Sie selbst im System haben und der Sicherheitsstufe, die der Gruppe zugeordnet wurde.
Neu
Legt eine neue Verteilergruppe an
Kopieren
Kopiert die Verteilergruppe
Mail an Gruppe senden
E-Mail an Verteilergruppe senden
Drucken
Druckt die Listenansicht
Löschen
Löscht die die Verteilergruppe, aber Achtung: Das Löschen geht nicht in den Papierkorb und kann nicht rückgängig gemacht werden. Löschen Sie mal auf die schnelle alle Verteilergruppen, weil sie die Gruppen neu strukturieren wollen, dann kann es schnell passieren, dass Sie sich selbst aus Dokumenten aussperren. In dem Fall kontaktieren Sie uns bitte und wir helfen Ihnen.
Filter
Suchen nach Gruppenbezeichnung oder Mitglied
Filter zurücksetzen
Setzt den Filter zurück und zeigt wieder alle Daten an
Export MS Excel
Exportiert die Listenansicht in ein MS Excel Dokument
Aktualisieren
Lädt die aktuellen Daten aus der Datenbank und stellt sie neu dar
Dokumente für Verteilergruppe
Öffnet alle Dokumente, die im Verteile diese Gruppe haben. In der Spalte der Liste "In Dokumenten" sehen Sie die Anzahl der Dokumente, die diese Verteilergruppe zugewiesen haben. Die Anzahl wird ohne Archivdokumente berechnet. Aus dem Grund können dann mehr Dokumente angezeigt haben, wenn Sie die Archivanzeige eingeschaltet haben.
E-Mail über MS Outlook senden
Eine Funktion mit der man an alle, die in einer Verteilergruppe enthalten sind, eine E-Mail über MS Outlook senden kann. Outlook muss dazu bereits geöffnet sein.
Einfügen als Text aus Zwischenablage
Zu finden unter Tools. Damit können Sie aus einer Text oder MS Excel Datei gleich mehrere Verteilergruppen auf einmal anlegen.
