Um zu den Servereinstellungen zu kommen, wählen Sie aus dem Hauptmenü <Erweitert> den Eintrag <Servereinstellungen>. Sie müssen "Admin" Berechtigung haben, um zu diesen Einstellungen Zugang zu haben.
Einstellungen zur Laufzeit eines Dokuments
Dokumente können in der Laufzeit eingeschränkt werden. Das heißt die Dokumente laufen mit einem bestimmten Datum ab und bekommen dann den Status abgelaufen. Das kann eigentlich bei allen Dokumenten eingesetzt werden, die periodisch überprüft werden müssen, wie Spezifikationen, Normen, Verträge etc. Wann ein Dokument abläuft kann bei jedem Dokument definiert werden indem das "Gültig bis" Datum eingestellt wird. Hier in den Servereinstellungen kann man ein paar grundsätzliche Werte definieren.
Periode
Bei den meisten Installationen wird hier der Wert 0 stehen. Nur wenn alle Dokumente periodisch überprüft werden müssen geben Sie hier einen Wert ein. Ein Wert von 365 (Tagen) entspricht also einem Jahr. In dem Fall laufen neu erstellte Dokumente automatisch nach einem Jahr ab.
Mitteilung in Tagen
Unter "Mitteilung (Tage)" kann definiert werden, wann der Ersteller eines Dokumentes informiert wird, dass das Dokument in der angegebenen Frist abläuft. Der Ersteller bekommt eine Verständigung per Mail und auch einen Eintrag in den Dokumententasks. Also wenn hier z.B. der Wert 30 eingetragen wird, dann wird 30 Tage bevor das "Gültig bis" Datum erreicht wird, eine Nachricht versendet. Des weiteren ändert sich der Status des Dokuments von "Freigegeben" auf "Läuft am dd.mm.yyy" ab. Das Dokument ist aber noch weiterhin gültig bis es zum Stichtag endgültig abläuft und dann den Status abgelaufen bekommt.
Nachricht auch an Freigebenden senden
Sollen die Mitteilung (E-Mail) nicht nur an den Ersteller sondern auch an den Freigebenden gesendet werden, aktivieren Sie bitte die entsprechende Checkbox wie hier abgebildet. Der Freigebenden bekommt dann auch eine Mail aber keinen Task. Der Task bleibt beim Ersteller des Dokumentes. Der Ersteller muss dann überprüfen, ob das Dokument noch aktuell ist - in dem Fall kann er das Dokument reaktivieren und in den Dokumentenereignissen wird eingetragen, dass das Dokument überprüft wurde. Ist das Dokument nicht aktuell, dann kann eine neue Version erstellt werden. Das Dokument muss dann den normal Prüflauf durchgehen.
