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Benutzer muss einen Grund für neue Version angeben

Diese Option ist standardmäßig aktiviert und zwingt den Benutzer dazu einen Änderungsgrund anzugeben, wenn eine neue Version eines Dokumentes erstellt wird. der Änderungsgrund wird in die History Chart übernommen und archiviert.

Vier-Augen-Prinzip aktivieren

Zwingt die Benutzer dazu, Prüfer und Freigebenden unterschiedlich zu benennen. Damit kann Ersteller, Prüfer und Freigebender nicht in einer Person sein.

Erweiterte Sicherheitseinstellungen aktivieren

  • Administratoren: Die folgenden Einschränken gelten nicht für Administratoren - die dürfen weiter wüten.
  • Dokumenteneigenschaften: Werden die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert, so können in den Dokumenteneigenschaften nur jene Änderungen vornehmen, die entweder als Ersteller, Prüfer oder Freigebender eingetragen sind.
  • Dokument auschecken: Werden die erweiterten Sicherheitseinstellungen aktiviert, so nur Ersteller, Prüfer oder Freigebender das Dokument auschecken, den Entwurf also Lesen und Bearbeiten.

Prozesse anzeigen

Aktiviert die Prozesse. Damit können Dokumente Prozessen zugeordnet werden, die sie selbst definieren können. In der Ordnerstruktur werden die Prozesse ebenfalls angezeigt. Wird auf einem Ordner in den Prozessen geklickt so werden alle Dokumente angezeigt, die dem Prozess zugeordnet wurden.

Zugriff Dokumentenvorlagen über Verteiler steuern

Die Dokumentenvorlagen werden auch über den Verteiler gesteuert werden, sodass die Benutzer nur die für sie relevanten Dokumentenvorlagen sehen. Damit kann z.b. bei abteilungsabhängigen Vorlagen sichergestellt werden, dass in einer Abteilung die richtigen Vorlagen verwendet werden.

Workstation beim Einchecken prüfen

Ein wichtiges Sicherheitsfeature, dass immer aktiviert sein sollte. Beim auschecken wird gespeichert von welcher Workstation (PC) aus das Dokument ausgecheckt wird und beim einchecken wird geprüft, ob das Dokument von der Workstation eingecheckt wird, von der das Dokument auch ausgecheckt wurde. Damit wird sichergestellt, dass das Dokument vielleicht nicht mit einem älteren Stand eingecheckt wird.

Prüfe Terminalsession und Username beim Checkin

Wie "Workstation beim Einchecken prüfen" doch wird zusätzlich auch die Terminalsession gespeichert und beim auschecken und einchecken geprüft. Wenn sie in ihrem Unternehmen viel mit Windows Terminals arbeiten sollten sie diese Option auf jeden Fall aktivieren. Bei Windows Terminal Sessions haben nämlich alle Workstations die selbe WorkstationID, nämlich die des Terminalservers und die oben angeführte Sicherheitshürde greift nicht, da es dazu kommen kann, dass es zu folgendem Szenario kommen kann: Sie bearbeiten ein Dokument auf Terminal A, checken es aber am ende nicht ein oder lassen das DLS geöffnet. Dann gehen Sie zu einem anderen Terminal und checken es erneut aus, was ja grundsätzlich möglich ist. Da bemerken Sie das es eine alter Version ist und sie das Dokument am anderen Terminal nicht eingecheckt haben, und beenden das Programm. Dabei wird die alte Version eingecheckt. Um das nicht aufkommen zu lassen, sollten Sie diese Option aktivieren. Damit sollte das nicht passieren können. Zusätzlich werden sie ab Version 10.1 beim Start des Programms darüber informiert, wenn Sie Dokumente von einer anderen Workstation aus, ausgecheckt haben.

Auschecken bei Doppelklick (Ersteller, Prüfer etc)

Mit "Auschecken bei Doppelklick (Ersteller, Prüfer etc)" verändern Sie das Verhalten des Doppelklicks in der Dokumentenliste wenn ein Dokument in Revision ist, also eine neue Version erstellt wird und sie in der Prüflogik eine Funktion haben, also Ersteller, Prüfer oder Freigebender sind. Dann wird nicht die freigegebene Version geöffnet, sondern das Dokument wird zum Bearbeiten ausgecheckt.

Lese Links bei QM.Info senden

Diese Option ist standardmäßig aktiviert und veranlasst das System dazu, bei Office Dokumenten (Word, Excel) beim Prüfen und Freigeben, das Dokument nach Links zu durchsuchen und in die Datenbank zu übernehmen. Sie können diese Option deaktivieren, wenn Sie Links und Verknüpfungen gar nicht verwenden. Dann können sie sich durch die Deaktivierung den Vorgang beschleunigen.

QM-Info senden an freigegebene Dokumente zulassen

Lässt eine nachträgliche Änderung der Verantwortlichkeiten bei bereits freigegebenen Dokumenten zu.

Über History Chart geöffnete Dokumente markieren

Wird diese Option aktiviert, werden über die History Chart geöffneten Dokumente mit dem Wasserzeichen ungültig markiert.

Änderung der Verantwortlichkeiten bei freigegebenen Dokumenten zulassen

Lässt eine nachträgliche Änderung der Verantwortlichkeiten bei bereits freigegebenen Dokumenten zu.

PDF Erstellung am Client zulassen

Ab Office 2007 kann Word und Excel direkt PDFs erstellen. Damit können PDFs von freigegebenen Versionen direkt am Client erstellt werden. Bei Office 2007 gibt es aber zuweilen noch einige Probleme bei der PDF Erstellung. Wirklich zuverlässig geht es ab Office 2010.

KVP aktivieren

Aktiviert das KVP Modul für den "Kontinuierlichen Verbesserungsprozeß"

Mitteilungen über Tasks in Dokumentenliste anzeigen

Zeigt in der Dokumentenliste neben dem Icon an, ob ein Task zu dem Dokument vorhanden ist. Ist vielleicht eine recht nützliche Funktion, bei einer großen Anzahl von Dokumenten (>20000) kann es aber zu erkennbaren Geschwindigkeitseinbußen kommen.

Namenskürzel statt Vollnamen an Office Dokumente senden

Bei den meisten Installationen aktiviert, werden hier statt den Vollnamen nur die Kürzel gesendet. Es ist hier aber wichtig, dass dann auch alle die Dokumente erstellen, prüfen oder freigeben das Kürzel in den Kontaktdaten angegeben haben.

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