Ordner anlegen und ändern

Ordner hinzufügen

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Um einen Ordner hinzuzufügen, wählen Sie den übergeordneten Ordner aus der Verzeichnisstruktur und wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste den Eintrag "Ordner hinzufügen". Ist diese Option für Sie nicht verfügbar, so haben Sie nicht die Berechtigung neue Ordner zu erstellen oder zu bearbeiten. Wenden Sie sich in diesem Fall an einen Admin, der kann die Berechtigungen ändern, wenn Sie diese Funktion benötigen.

Allgemeine Informationen

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Geben Sie den Namen des neuen Ordners an und klicken Sie dann auf <OK> oder bearbeiten Sie noch die "Voreinstellungen für Dokumente.

Voreinstellungen für Dokumente

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Bei den "Voreinstellungen für Dokumente" können Sie Prüfer, Freigebenden sowie Verteiler für neu in dem Ordner neu erstellte Dokumente angeben. Soll heißen Änderungen hier haben keine Auswirkungen auf bestehende Dokumente, da Verteiler und Personen in der Prüflogik immer pro Dokument und nicht auf Ordner gesetzt werden. Diese Einstellungen sind aber wichtig, wenn Sie neue Dokumente in einem Ordner erstellen bzw importieren, da für die neuen Dokumente diese Voreinstellungen genommen werden. Bei den "Vorgabewerten Verteilergruppen" können Sie wie bei einem Dokumentenverteiler verfahren, also Gruppen oder einzelne Personen hinzufügen. Wir empfehlen aber auch hier mit Verteilergruppen zu arbeiten, da das dann leichter zu warten ist.
Sind in den Servereinstellungen die "Erweiterten Sicherheitseinstellungen" aktiviert, so können auch hier als Vorgabewert über das Menü der rechten Maustaste Bearbeiter definiert werden. Haben Sie eine Installation in der mehr Prüfer aktiviert sind, so kann diese Ansicht von der dargestellten abweichen.

Layout

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Der Reiter "Layout" ist neu ab der Version 11.0 (2015). Hier können sie Ordner im Baum speziell hervorheben, indem Sie diesen ein anderes Icon zuweisen. Wählen Sie ein Icon aus der Liste aus und klicken Sie auf den Button "Anwenden" Wenn auch die Unterordner so markiert werden sollen, so klicken Sie die Checkbox "Auf Unterordner anwenden"an.

Schriftfarbe

folder - font
Zusätzlich können Sie auch die Schriftfarbe ändern, in der die Dokumente in der Ordnerübersicht angezeigt werden. Klicken Sie dazu auf das Feld unter "Schriftfarbe" wählen Sie eine Farbe aus der List und bestätigen Sie mit "OK". Wollen Sie die Formatierungen rückgängig machen, so klicken Sie auf "Zurücksetzen". Aber hier gibt es zu beachten, dass sich die einzelnen User ihre Styles auswählen können. Dadurch kann es natürlich sein, dass die Ordnerfarben schlecht sichtbar sind.
Einstellungen Ordner - Schriftfarben deaktivieren
Aus dem Grund gibt es ab der Version 19.2 die Möglichkeit die Ordnerfarben zu deaktivieren. Alle Ordner haben dann die Farbe, die vom Styles vorgegeben. Wenn Sie die Ordnerfarben ändern, dann müssen Sie die Ordneransicht aktualisieren, damit alle Änderungen übernommen werden.

Option: Archivordner

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Um einen Ordner als Archivordner zu markieren, klicken Sie unter "Allgemeines - > Optionen"  auf den Eintrag "Archivordner". Damit werden dieser, alle Unterordner und alle darin befindlichen Dokumente archiviert. Wollen Sie den umgekehrten Weg gehen und aus einen Archivordner einen "normalen" Ordner machen, so nehmen Sie da Häkchen wieder weg.

Option: Bilderordner

Wenn Sie einen Ordner als Bilderordner definieren, dann wird die Darstellung geändert. Anstatt der Listenansicht, werden die Vorschaubilder angezeigt. Bilderordner finden v.a. dann Einsatz wenn es über einen Vorgang eine Fotodokumentation geben soll.

Option: Arbeitsdokumente

Ist die Option aktiviert, dann werden alle Dokumente, die in dem Ordner erstellt oder importiert werden als Arbeitsdokument gekennzeichnet.

Info

Im Reiter "Info" werden allgemeine Informationen zum Ordner wie wann erstellt, wann aktualisiert und ein paar statistische Informationen angezeigt. Wie viel Dokumente in dem Ordner enthalten sind usw.

Sicherheit

Über den Reiter "Sicherheit" könne Sie definieren, wer Ordner in den Verzeichnisbaum erstellen und bearbeiten kann. Für die meisten Installationen hat das keine Relevanz und wird nur bei wirklich großen Installationen gebraucht.

Benutzerdefinierte Tasks

Wenn Sie hier dem Ordner "Benutzerdefinierte Tasks" zuweisen, dann werden diese automatisch für neu erstellte Dokumente übernommen. Weiter Infos zu den "Benutzerdefinierte Tasks" finden Sie hier.

Ereignisse

Ordner anlegen und ändern - Ereignisse
 
Ab der Version 15.1 gibt es einen Reiter namens "Ereignissen". Hier kann leichter betrachtet werden, wer welche Änderungen an dem Ordner vorgenommen hat.

Ordner löschen

Ab der Version 15.1 werden Ordner nicht gleich komplett gelöscht, sondern kommen zuerst auch in den Mülleimer. Aus diesem können sie dann endgültig gelöscht oder wiederhergestellt werden.

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