Dokument prüfen

Dokument pürfen - Button
 
Nachdem der Ersteller das Dokument bearbeitet und zur Prüfung gekennzeichnet hat, muss das Dokument vom Prüfer geprüft werden. Um ein Dokument zu prüfen, wählen Sie es aus der Liste und klicken Sie auf den entsprechenden Button oder über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag <Dokument prüfen>.

 

Dokument prüfen - Fenster
 
Bevor das Dokument zur Prüfung gekennzeichnet wird, kann der Prüfer noch geändert werden, so Sie über die entsprechende Berechtigung verfügen. Mit dem Button "Checkout" können Sie das Dokument auschecken, betrachten und Änderungen vornehmen während über den Button "Entwurf betrachten" keine Änderungen vorgenommen werden können. Dafür wird das Dokument aber auch nicht gesperrt .

Geprüft am

Geben Sie hier den Tag an, an dem das Dokument geprüft wurde. Der aktuelle Tag ist vorgegeben.

Prüfer per Mail informieren:

Der Prüfer kann auch per E-Mail informiert werden, dass das Dokument zur Prüfung bereit ist. Wurde die Option <Freigebenden mit Mail verständigen> gewählt, erscheint der Button <Weiter>. An sonst kann der Vorgang mit dem Button <Prüfen> abgeschlossen werden.

Berechtigungen:

Wurde der Prüfer und/oder der Freigebende noch nicht definiert, so ist das entsprechende Feld aktiviert und es können die Funktionen zugewiesen werden. Ebenso können diese Funktionen geändert werden, wenn der Benutzer die Berechtigung <Admin> hat. Ansonsten sind die Felder deaktiviert und können nicht geändert werden.

Weitere Funktionen:

HilfeHilfe Klicken Sie diesen Button an, so kommen Sie auf diese Seite.
KommentareKommentare Mit dem Button "Kommentare" können Sie etwaige Kommentare zu dem Dokument aufrufen. Weitere Informationen zu den Kommentaren finden Sie hier
Entwurf betrachtenEntwurf betrachten Öffnet den Entwurf des Dokumentes ohne es auszuchecken und zu sperren. Etwaige Änderungen werden nicht übernommen.
Dokument auscheckenDokument auschecken Checkt den Entwurf des Dokumentes aus und sperrt es bis es wieder eingecheckt wird. Es wird zur Bearbeitung geöffnet und etwaige Änderungen werden übernommen.
ÄnderungsanträgeÄnderungsanträge Wird der Button angezeigt, so ist ein Änderungsantrag für das Dokument vorhanden. Klicken Sie darauf, so wird dieser angezeigt. Weitere Informationen zu den Änderungsanträgen finden Sie hier.
Dokument prüfenDokument prüfen Startet das Prüfen des Dokumentes.

Freigebenden verständigen

Dokument prüfen - Mail
 
Wurde die Option <Freigebenden mit Mail verständigen> gewählt, so öffnet sich ein neues Fenster zum versenden der Mail. In diesem Fenster können Sie nun zuerst festlegen, ob das Dokument als Anhang mitgeschickt werden soll. Im allgemeinen raten wir davon ab, beim Prüfen das Dokument mitzusenden, da es zum einem den Mailserver unnötig belastet und zum andern weitere Kopien des Dokumentes im Umlauf sind, und da immer die Gefahr vorhanden ist, dass es zu Bearbeitung und/oder weiterer Verteilung von diesen Dokumenten kommt. Im Mail bekommt der Freigebende einen Link mit, mit dem er das Dokument direkt im DLS öffnen kann und das sollte eigentlich reichen.

Dokument prüfen

Dokument prüfen - Aktion
Klicken Sie auf den Button <Prüfen> um den Vorgang abzuschließen. Beim prüfen werden wiederum die Metadaten an das Dokument gesendet, und dem Freigebenden wird ein Task in seine Taskliste eingetragen, dass das Dokument freizugeben ist. Bemerken Sie im Zuge des prüfens, dass das Dokument nicht den Anforderungen entspricht, so brechen Sie hier ab und wählen Sie stattdessen die Option "Dokument zurückweisen"

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