"QM Info senden" ist der Begriff dafür, dass Dokumenteninformationen oder Meta Daten vom DLS an das Office Dokument übertragen werden. Dieser Vorgang wird beim Prüfen, Freigeben oder dem Erstellen einer neuen Version automatisch ausgeführt. Manchmal kann es aber auch notwendig sein, den Vorgang manuell zu starten, wenn zB. der Titel eines Dokumentes geändert wird und die Änderungen gleich im Dokument sichtbar sein sollen.
Um das "QM Info senden" für die gewählten Dokumente zu starten, klicken Sie auf den entsprechenden Button oder wählen Sie über das Menü der rechten Maustaste zuerst den Eintrag <Tools> und dann den Eintrag <QM Info senden>. Alle in der Liste gewählten Dokumente werden nacheinander abgearbeitet. Dokumente, die nicht freigegeben sind, werden ausgecheckt. Somit können Dokumente, die von einem anderen User ausgecheckt sind nicht beschickt werden. Es können auch freigegebene Dokumente beschickt werden, wenn die Option in den Servereinstellungen aktiviert ist.
Ob ein MS Office Dokument beschickt oder nicht beschickt werden soll, können Sie in den Dokumenteneigenschaften einstellen. Mit "Sende QM spezifische Informationen" können Sie das einstellen. Sollten ein Dokument nicht beschickt werden, dann überprüfen Sie als erstes hier, ob die Option aktiviert ist.
Weiters gilt:
Ob das Beschicken ausgeführt wird, kann man erkennen, wenn so ein Fenster sich öffnet.
- Sie können mehrere Dokumente auswählen und beschicken.
- MS Word und MS Excel Dokumente werden standardmäßig beschickt.
- MS Powerpoint Dokumente werden nur beschickt, wenn die Option in den Dokumenteneigenschaften aktiviert wird.
- MS VISIO Dokumente werden nur beschickt, wenn die Option in den Dokumenteneigenschaften aktiviert wird.
- PDF Dokumente werden nur beschickt, wenn die Option in den Dokumenteneigenschaften aktiviert wird. Bei PDF Dokumenten ist zusätzlich zu beachten, dass verschlüsselte und gesperrte PDF - Dokumente nicht beschickt werden können.
- Freigegebene Dokumente können nur beschickt werden, wenn in den Servereinstellungen aktiviert.
- Damit Office Dokumente beschickt werden können, muss auch MS Office installiert sein. Hat man kein MS Office installiert, so kann über die Benutzereinstellungen "QM Info senden" deaktivieren.
- Wie MS Excel, MS Powerpoint und VISIO beschickt wird muss in den Servereinstellungen eingestellt werden, da das Beschicken hier technisch anders funktioniert.
Einstellungen
QM Info senden an freigegebene Dokumente zulassen
QM Info senden an MS Office Dokumente deaktivieren
QM Info senden - Format einstellen
