Dokumenteneigenschaften

Dokumenteneigenschaften - Allgemein 01
 
In den Dokumenteneigenschaften können Sie alle Parameter eines Dokumentes ändern, bzw sämtliche Informationen zu dem Dokument einsehen. Unter "Allgemeines" können Sie folgende Parameter auslesen oder einstellen:
  • Titel: Titel des Dokuments, kann nur geändert werden, wenn das Dokument nicht ausgecheckt ist.
  • Version: Versionsnummer des Dokuments. Diese ist hier änderbar.
  • Ordner: Klicken Sie auf den unterstrichenen Text oder den Button rechts im Eingabefeld,um einen anderen Ordner zu wählen
  • Dokumentencode: Code des Dokuments (Code kann bei den Identifizierung eines Dokuments helfen). Wenn Sie Autocode- Vergabe aktiviert haben, dann lesen Sie bitte auch hier nach
  • Kontakt: primärer Kontakt für das Dokument. Kunde oder Lieferant. Wählen Sie einen über die Liste oder rechte Maustaste. Mit einem Link auf den unterstrichenen Label können Sie die Kontaktdaten betrachten.
  • Typ (Dokumententyp): Um welchen Dokumententyp handelt es sich: Arbeitsanweisung, Formblatt etc. Um weitere anzulegen, lesen Sie hier nach
  • Sicherheit: Öffentlich, Verteiler, Privat
  • Gültig bis: Zeigt an bis wann das Dokument gültig ist.
  • Prozess: Nur wenn aktiviert. Weist das Dokument einem Prozess zu
  • Vorlage: Wird nur angezeigt, wenn das Dokumente einer Vorlage zugewiesen ist und gibt an, welche Vorlage das Dokument zu Grunde liegt (von welcher Vorlage aus wurde das Dokument erstellt)
  • Erweiterung: Dateierweiterung des Dokuments (nur lesen)
  • Grund für neue Version: Hier können Sie den Änderungsgrund des Dokuments einsehen bzw ändern oder ergänzen
  • Kategorien: Hier können Sie das Dokument verstichworten.
  Unter "Optionen" können Sie folgende Parameter auslesen oder einstellen: 
  • Sende QM spezifische Informationen: Alle relevanten Dokumenteninformationen werden an die Office Anwendung gesendet 
  • Vorlage: Gibt an, ob das Dokument eine Vorlage ist. Sie können hier auch ein Dokument zu einer Vorlage machen. Das Dokument erscheint dann in der Vorlagenliste, wenn ein neues Dokument erstellt werden soll.
  • Archiviert: Gibt an, ob ein Dokument archiviert ist bzw können Sie mit diesen Schalter ein Dokument archivieren oder aus dem Archiv holen.
  • Arbeitsdokument: Gibt an, ob es sich bei dem Dokument um ein Arbeitsdokument handelt. Diese werden im Allgemeinen nicht gelenkt, da hier ständig Daten erfasst werden.

Menü und Buttonleiste

Dokumenteneigenschaften - Menü und Biuttons
 
Die Menü und Buttonleiste ist abhängig vom Status des Dokumentes, deswegen werden hier nicht alle angezeigt.
Freigabe startenFreigabe starten Steht hier symbolisch. Hier können die Symbole für prüfen, freigeben etc aufscheinen.
Mail sendenMail senden Versendet das Dokument per E-Mail.
BetrachtenBetrachten Freigegebene Version des Dokumentes betrachten
Dokument auscheckenDokument auschecken Checkt das Dokument zur Bearbeitung aus. Funktion steht nur zur Verfügung, wenn das Dokument nicht freigegeben ist.
QM - Info sendenQM - Info senden Sendet die Metadaten des Dokumentes an das Office oder PDF Dokument.
VerteilergruppeVerteilergruppe Öffnet den Verteiler zum Dokument
VerlinkungenVerlinkungen Öffnet die Verlinkungen um weiterführende oder aufrufende Dokumente sehen zu können.
Menü zum Senden von LinksMenü zum Senden von Links Ruft Optionsmenü auf, um einen Link zu dem Dokument zu einem MS Office Dokument zu senden oder den Link in die Zwischenablage zu kopieren.
MülleimerMülleimer Verschiebt das Dokument in den Mülleimer.
PinwandPinwand Fügt das Dokument zur Pinwand hinzu (Favoriten).
KopierenKopieren Kopiert das aktuelle Dokument.
KontaktKontakt Zeigt die Kontaktinformationen zum primären Kontakt an, so definiert.
OptionenOptionen Dahinter verstecken sich einige nützliche Funktionen für MS Office Dokumente.
 Dokument als Vorlage definieren Hat die selbe Funktion, wie wenn man die Checkbox "Vorlage" anklickt. Definiert das aktuelle Dokument als Vorlage für neue Dokumente.
 Dokument importieren Hier hat man die Möglichkeit ein Dokument von außerhalb des Systems über das aktuelle Dokument zu importieren. Das heißt also das aktuelle Dokument wird mir dem zu importierenden Dokument überschrieben.
 Dokument exportieren Exportiert das aktuelle Dokument in ein Verzeichnis Ihrer Wahl.
 PDF Löschen Wurde zu einem MS Office Dokument ein PDF Dokument erstellt, dann kann man es hier wieder löschen. Die Funktion steht nur zur Verfügung, wenn ein PDF Dokument zu dem Office Dokument erstellt wurde.

Verantwortlichkeiten

Dokumenteneigenschaften - Funktionen
 
Hier können Sie die Prüflogik einsehen und ändern. Weitere Informationen finden Sie hier.

Verknüpfungen

Verknüpfung im Programm erstellen - Eigenschaften
 
Hier können Sie die Verknüpfungen von einem Dokument einsehen und auch neu erstellen oder entfernen.
Verknüpfung im Programm erstellenVerknüpfung im Programm erstellen Legt eine neue Verknüpfung an.
Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
Suche anwendenSuche anwenden Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.
Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
LöschenLöschen Löscht eine Verknüpfung
AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht
ZurücksetzenZurücksetzen Text
.
Mehr Informationen dazu finden Sie unter dem Punkt:  "Verknüpfung im Programm erstellen"

Eingecheckte Dokumente

Dokumenteneigenschaften - Eingecheckte Dokumente
 
Zur Sicherheit wird bei jedem Checkin eines Dokumentes eine Sicherung des Dokumentes in der Datenbank vorgenommen. Zum einem um einen Datenverlust zu verhindern, sollte die Datenbankverbindung beim Check in abbrechen (was zum Beispiel bei einem WaveLan vorkommen kann) zum anderen um auch innerhalb von einer Revision zu einem früheren Status des Dokumentes zurückgehen zu können, wenn z.B. von einem Mitarbeiter unerwünschte Änderungen vorgenommen wurden. In den Dokumenteneigenschaften zu einem Dokument gibt es den Registereintrag . Klicken Sie den Registereintrag an, wählen Sie einen Eintrag aus der Liste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag. Das Dokument öffnet sich in der assoziierten Anwendung. Dadurch, dass von jedem Dokument bei jedem Check in eine Sicherung gemacht wird, wird die Datenbank ständig größer, was vor allem dann zu einem Problem werden kann, wenn man die freie Version des Microsoft SQL Server verwendet bei dem es eine Limitierung der Datenbank gibt. Diese Kopien können in den SA-Tools bereinigt und so Speicherplatz freigegeben werden. Die Funktionen "Wiederherstellen zu Entwurf" und "Wiederherstellen zu Freigegeben" sind Admin - Funktion. Werden also nur angezeigt, wenn der Benutzer Admin - Rechte hat.
Dokument betrachtenDokument betrachten Lädt und öffnet das Dokument vom Server.
LöschenLöschen Löscht das Dokument eingecheckte Dokument.
Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

Lokale Cache Dokumente

Dokumenteneigenschaften - Local Cache
 
Wenn in den Benutzereinstellungen -> Dokumente die Option "Entwurf sichern vor erneutem Checkout" aktiviert ist, dann wird auf der lokalen Festplatte eine Sicherung in einem lokalen Backup Verzeichnis gemacht, wenn das Dokument ausgecheckt wird. Hier können Sie diese lokalen Sicherungskopien einsehen und öffnen.
Dokument betrachtenDokument betrachten Öffnet das gesicherte Dokument.
LöschenLöschen Löscht eine Verknüpfung
Arbeitsverzeichnis im Explorer öffnenArbeitsverzeichnis im Explorer öffnen Öffnet das Arbeitsverzeichnis im Windows Explorer
Backupverzeichnis im Explorer öffnenBackupverzeichnis im Explorer öffnen Öffnet das Backup Verzeichnis im Windows Explorer
Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.

Volltext

Zeigt den extrahierten Text des Dokuments an. Dieser wird für die Volltextsuche verwendet. Mit "Reindizieren" können Sie veranlassen, dass der Text erneut aus dem Dokument extrahiert wird.

Duplikate

Dokumenteneigenschaften - Duplikate
 
Zeigt mögliche Duplikate des Dokumentes im System an. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn solche vorhanden sind. Hier haben Sie auch die Möglichkeit ein Duplikat von einem Dokument in einen Link zu wandeln. Wenn Sie eine Liste aller Duplikate haben wollen, dann können Sie hier nachlesen
Dokument betrachtenDokument betrachten Öffnet das gesicherte Dokument.
Duplikat in Link konvertierenDuplikat in Link konvertieren Löscht das Dokument und fügt stattdessen einen Link/Verknüpfung zu dem Dokument ein.
Zu Dokument wechselnZu Dokument wechseln Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
Suche anwendenSuche anwenden Lädt alle Duplikat- Einträge in die Dokumentenliste.
Export MS ExcelExport MS Excel Exportiert die Liste in ein MS Excel Dokument.
AktualisierenAktualisieren Aktualisiert die Ansicht

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