Sie können ein oder mehrere Dokumente per Drag&Drop auf den Desktop, in einen Ordner oder auch in ein Mailprogramm exportieren. Hier gibt es unterschiedliches Verhalten, dass kurz erklärt werden muss.
Einzelnes, freigegebenes Dokument: Ziehen Sie per Drag&Drop ein einzelnes, freigegebenes, nicht Office- Dokument (also z.B. ein PDF Dokument) in ein Mailprogramm, dann geschieht das unverzüglich.
Ist das nicht der Fall, handelt es sich zum Beispiel um ein oder mehrere oder MS Office Dokumente, dann öffnet sich ein Fenster mit Optionen, die weiter unten beschrieben sind.
Optionen
Freigegeben exportieren: Das ist die Standardeinstellung und exportiert das oder die Dokumente in freigegebener Version im Originalformat.
Entwurf exportieren: Exportiert den aktuellen Entwurf des Dokumentes. Die Option ist nur aktiv, wenn das Dokument nicht freigegeben ist.
PDF von freigegebenen Dokument exportieren: Bei MS Office Dokumenten kann anstelle des Original - Office Dokumentes ein PDF Dokument erstellt werden und das wird dann exportiert.
PDF von Entwurf exportieren: Wie oben nur wird hier von dem aktuellen Entwurf ein PDF erstellt und das wird exportiert. Die Option ist nur aktiv, wenn das Dokument nicht freigegeben ist.
ZIP - Datei erstellen
Sie können auch die gewählten Dateien in eine komprimierte ZIP - Datei packen, damit Sie z.b. nur eine Datei versenden müssen und diese natürlich auch kleiner ist. Vor allem wenn es sich um MS Office Dokumente handelt. Bei Bild - Dateien etc. sind die Vorteile der Kompression nicht so hoch. Vorgegeben ist der ZIP - Dateiname mit einem Date/Time Stamp. Diesen Dateinamen können Sie aber noch abändern. Klicken Sie auf die Checkbox "Dokumente in ZIP - Datei packen" wenn eine ZIP - Datei erstellt werden soll. Im Outlook wird die ZIP Datei und nicht die einzelnen Dokumente angehängt.
Sicherheitseinstellungen
Wenn Drag&Drop bei einem Benutzer nicht funktioniert, dann schauen Sie bitte in die Sicherheitseinstellungen ob die Funktion aktiviert ist.
Logging
Jeder Export wird protokolliert. Damit ist ersichtlich welcher Benutzer, welche Dokumente exportiert hat. Es kann über das Benutzer - Log gesehen werden, ob ein Benutzer massenhaft Dokumente exportiert hat, aber es kann auch bei den Dokumentenereignissen gesehen werden, ob ein Dokument exportiert wurde.
