Ordner
Einleitend ist zu sagen, dass nur Administratoren diese Funktionen zur Verfügung stehen. Die Listen und Reports werden auch immer in einem eigenen Fenster geöffnet, sodaß man DLS und Report parallel betreiben kann und zwischen den einzelnen Anwendungen umschalten kann.
Bei den Ordnern ist ein neuer Menüpunkt hinzugekommen mit der Bezeichnung „Ordnerstatistik“. Klickt man diesen Eintrag an, so erscheint eine Liste, die einen Überblick über die Vorgabewerte bezüglich Anzahl der Dokumente in dem Ordner (ohne archivierte und gelöschte Dokumente), Prüfer, Freigebender, Kontakt, Verteilergruppen und Sicherheitseinstellungen gibt. Diese Liste kann auch wiederum in MS Excel exportiert werden oder man kann sich zu dem Ordner im DLS navigieren, um die Vorgabeeinstellungen zu ändern.
Dokumente zum Ordner
Ähnlich wie bei der oben beschriebenen Liste, kann man dann zu dem gewählten Ordner eine Dokumentenliste einsehen, in der alle aktuellen Werte zu den Dokumenten in dem Ordner angezeigt werden. Neben Prüfer, Freigebender, Kontakt, Sicherheitsstufe und Verteilergruppen zu dem Dokument können hier auch die einzelnen Personen und Mitarbeiter betrachtet werden, die Zugriff zu den einzelnen Dokumenten in dem Ordner haben. Diese Liste kann man wiederum nach MS Excel exportieren, oder man kann sich über den grünen Pfeil zu dem Dokument im DLS navigieren.
Benutzerstatistik
In der Benutzerübersicht gibt es ebenfalls einen neuen Eintrag mit „Benutzerstatistik“. Klickt man diese Option an, so bekommt man eine Übersicht über alle Benutzer, aus der man entnehmen kann, auf wie viele Dokumente im System (ohne archivierte und gelöschte Dokumente) der einzelne Benutzer Zugriff hat und in welchen Verteilergruppen der Benutzer enthalten ist. Mit einem Doppelklick auf einen Benutzer öffnet man die Dokumentenliste des Benutzers.
Dokumentenliste für Benutzer
In der Dokumentenliste für den Benutzer werden alle Ordner und Dokumente angezeigt auf die der betrachtete Benutzer Zugriff hat. Es werden zuerst nur die Ordner angezeigt durch einen Doppelklick auf einen Eintrag kann man jedoch die Dokumente dazu betrachten. Weiters gibt es die Möglichkeit über die Funktion „Alle ausklappen“ die Dokumente zu allen Ordnern anzeigen zu lassen. Mit „Ansicht umschalten“ (der blaue Schalter) kann man die Ansicht so einstellen, dass nicht die Dokumente angezeigt werden, auf die der Benutzer Zugriff hat, sondern es werden jene angezeigt, auf die der Benutzer keinen Zugriff hat. Ein Export der Liste nach MS Excel ist ebenso möglich.
