Vorlage auf freigebene Dokumente anwenden

Wenn sich die Kopf und Fußzeile der Vorlage ändert (z.B. neues Logo oder ein Feld dazukommt) dann können Sie diese Vorlage auch auf die freigegebenen Dokumente anwenden, wenn diese Option in den Servereinstellungen aktiviert ist. Des Weiteren können nur Admins auf diese Funktion zugreifen.
Vorlage auf freigebene Dokumente anwenden - Menü
 
Markieren Sie ein oder mehrere Dokumente in der Liste und öffnen Sie das Menü der rechten Maustaste – gehen Sie zu „Tools“ und wählen Sie den Menüpunkt wie angezeigt.
Vorlage auf freigebene Dokumente anwenden - Fenster
 
Es öffnet sich ein Fenster, in dem die markierten Word Dokumente angezeigt werden. Steht im Status „Update“ dann ist die vorhandene Vorlage neuer als die im Dokument verwendet. Steht „OK“ dann ist die verwendeter Vorlage aktuell. Steht unter „Vorlage“ noch kein Eintrag, dann ist dem Dokument noch keine Vorlage zugewiesen. Das kann v.a. bei älteren Dokumenten vorkommen, da diese Funktion erst später eingeführt wurde. Ist dem Dokument noch keine Vorlage zugewiesen, dann wählen Sie die Option “Dokumente der unten angeführten Vorlage neu zuweisen“ und wählen Sie die richtige Vorlage aus.

Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

  • Mit OK markierte Einträge löschen: Löscht alle Einträge, die den Status OK haben, also die eine aktuelle Vorlage haben.
  • Vorlagen inkludieren: Standardmäßig werden DLS Dokumentenvorlagen ausgefiltert und nicht abgearbeitet, damit man die Vorlagen nicht gegenseitig überschreibt. Ist das aber gewollt, falls z.b. eine Vorlage von einer anderen abgeleitet wird, dann muss man diese Option aktivieren.
  • Löscht die markierten Einträge aus der Liste.

Folgende Optionen stehen noch zur Verfügung:

  • Formatvorlagen kopieren: Hier werden von der Vorlage auch die Formatvorlagen für Standardschrift, Überschrift 1, Überschrift 2 etc. umkopiert. Der Vorgang dauert dann um einiges länger.
  • MS Word Seiteneinrichtung übernehmen: Ist diese Funktion aktiviert, dann werden die Seitenränder, Hochformat oder Querformat ebenfalls von der Vorlage übernommen. Es ist zu bedenken, dass dann aber vielleicht die Seiten verschoben sein können, wenn die Seitenränder unterschiedlich sind.
  • MS Word verbergen: Wenn Sie diese Option aktivieren, dann wird beim Durchführen der Aktion das MS Word verborgen. Das ist schneller, aber man kann nicht eingreifen, wenn es zu Problemen kommen sollte. Aus dem Grund sollte man das nur verwenden, wenn man sich sicher sein kann, dass alles klar geht.
  • Aus MS Office Benutzereingabe warten: Wenn Sie diese Option anklicken, dann wird die Vorlage anwendet und das Dokument wird nicht automatisch gespeichert und geschlossen, sondern bleibt offen. Im Programm erscheint eine entsprechende Meldung. Sie können dann zum Dokument wechseln und dort noch z.B. den Seitenwechsel adaptieren. Speichern und schließen Sie das Dokument wie gewohnt. Wechseln Sie ins DLS zurück und bestätigen Sie die Meldung. Das Dokument wird dann automatisch weiter verarbeitet.
  • Nur mit DLS markierte Formatvorlagen kopieren: Wählen Sie diese Option, wenn für die Kopf und Fußzeile eigene Formatvorlagen erstellt wurden und diese in der Bezeichnung den Term "DLS" haben. Dann werden nur diese kopiert. So sollte die Kopf und Fußzeile im richtigen Layout erscheinen und der Rest des Dokumentes nicht angepasst werden.
  • Makroname: Sie können im MS Word ein Makro erstellen (normal.dot) und hier den Makroname angeben. Dieses Makro wird dann ausgeführt, wenn die Vorlage angewendet wird.
Klicken Sie auf den Button "Start" um den Vorgang zu starten. Die Liste wird dann der Reihe nach abgearbeitet.

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