Dokumenteneigenschaften für mehrere Dokumente ändern

Bestimmte Eigenschaften können Sie für mehrere Dokumente auf einmal ändern. Markieren Sie dazu die gewünschten Dokumente aus der Liste und klicken Sie über das Menü der rechten Maustaste auf den Eintrag Eigenschaften. Damit öffnet sich ein Fenster in dem die Parameter für die gewählten Dokumente ändern können. Geändert können werden unter anderem

• Gültig bis: ändern sie das Ablaufdatum des Dokuments
• Code: Stellen Sie hier den Code des Dokuments ein. Wenn Sie den bestehenden Code erhalten wollen und nur erweitern wollen, verwenden Sie das Prozent <%> Zeichen, um den bestehenden Code zu erhalten.
• Sicherheit des Dokuments
• Dokumententyp
• Archiviert: Einstellen ob die Dokumente archiviert sind
• Kategorie des Dokuments: wenn die Kategorie erweitert werden soll verwenden Sie das Prozent <%> Zeichen, um die bestehenden Einträge zu erhalten.
• Grund für neue Version
• Arbeitsdokument: Damit können Sie Dokumente als "Arbeitsdokumente" markieren. Der aktuelle Status des Dokumentes wird damit ausgeblendet und stattdessen wird der Status "Arbeitsdokument" angezeigt.
• Sende QM - spezifische Informationen: Wenn die "QM - spezifische Informationen" an die Dokumente gesendet werden sollen, dann aktivieren Sie die Checkbox. Sie können diese Option am Besten mit der entsprechenden virtuellen Ansicht verwenden, bei der Sie sich ausgeben lassen können, welche Dokumente aktuell nicht beschickt werden.

	Ausführen	Klicken Sie auf dieses Symbol, um , um die Änderung für die gewählten Dokumente zu übernehmen
	Eingabe zurücksetzen	Das System merkt sich immer die letzten Einstellungen, damit, wenn man die Änderungen auf mehrere Dokumente in mehreren Schritten anwenden will, diese nicht immer neu angeben muss. Wenn man jedoch andere Einstellungen verwenden will, dann klicken Sie bitte zuerst auf „alle zurücksetzen“ und geben Sie die Parameter neu an.

Mit "Beschreibung in Code kopieren" können Sie den Titel des Dokuments in den Code kopieren. Das wird v.a. bei Bilder - Ordnern verwendet, wo der Titel des Dokuments der Dateiname ist, und dieser als Code verwendet werden soll.

Funktionen

Ab Version 13.1 (2017) gibt es einen weiteren Reiter mit der Bezeichnung "Funktionen". Hier können Ersteller, Prüfer und Freigebender für mehrere Dokumente auf einmal geändert werden. Wollte man bisher Ersteller, Prüfer oder Freigebenden für eine Reihe von Dokumenten ändern, so war das recht aufwendig, da man für jedes einzelne Dokument die Eigenschaften öffnen musste und dann für jedes Dokument die Verantwortlichkeiten zu adaptieren hatte. Das haben wir vereinfacht indem nun gleich für mehrere Dokumente auf einmal die Verantwortlichkeiten geändert werden können, indem Sie mehrere Dokumente aus der Liste markieren und über die rechte Maustaste die Eigenschaften öffnen. In der aktuell vorliegenden Version jedoch zurzeit nur für Ersteller, Prüfer und Freigebenden. Weiterführende Funktionen werden in Kürze folgen. Eine weitere aktuelle Einschränkung ist, dass nur nicht freigegebene Dokumente geändert werden können. Wenn Sie die aktuellen Personen bei den Funktionen beibehalten wollen, dann klicken Sie bitte auf die Checkbox „Vordefinierten xxx verwenden.“ Wenn Sie eine Funktion ändern wollen, so klicken Sie bitte die Checkbox ab und wählen Sie eine Person aus der Liste. Beim Datum können Sie auch z.B. das Erstelldatum einstellen. Wählen Sie ein Datum aus. Wenn Sie es zurückstellen wollen, so klicken Sie auf den blau unterlegten Text oder wählen Sie oben den Button „Zurücksetzen“ Mit dem Button „Anwenden“ werden die gewählten Optionen auf die gewählten Dokumente angewandt.

Automatischen Code zuweisen

Ab der Version 15.1 kann Dokumenten automatisch ein Code zugewiesen werden, der sich automatisch berechnet. Voraussetzung ist, dass ein Dokumententyp angegeben ist. Über die Servereinstellungen beim Dokumententyp kann definiert werden, wie der Code erstellt werden soll. Weiters muss in den Servereinstellungen auch angegeben werden, ob diese Funktion aktiv sein soll.

Bearbeiter hinzufügen - entfernen

Diese beiden Optionen sind nur aktiv und sichtbar, wenn in den Servereinstellungen die Erweiterten Sicherheitseinsteinstellungen aktiviert sind.

Verteiler - Bearbeiter hinzufügen

Hier können Sie für mehrere Dokumente einen Bearbeiter hinzufügen. Diese können dann auch Dokumente bearbeiten, wenn sie keine Funktion in den Dokumenten haben, also nicht Ersteller, Prüfer oder Freigebender sind. Nehmen Sie in die Liste jene Mitarbeiter auf, die die Berechtigung zum Bearbeiten der Dokumente bekommen soll und klicken Sie auf den Button "Ausführen".

Verteiler - Bearbeiter entfernen

Hier kann die Berechtigung wieder entzogen werden. Nehmen Sie in die Liste jene Mitarbeiter auf, denen die Berechtigung entzogen werden soll und klicken Sie auf den Button "Ausführen".