Dokument zurückziehen

Dokument zurückziehen 01
 
Ein Dokument in einem Qualitätsmanagement System wird dann zurückgezogen, wenn es nicht mehr benötigt wird und der zugrunde liegende Prozess entfällt. Der Vorteil vom Zurückziehen eines Dokumentes gegenüber dem Archivieren oder einfachen Löschen ist, dass man die Benutzer im Verteiler darüber in Kenntnis setzen kann, dass das Dokument zurückgezogen wird. Weiters kann beim Zurückziehen auch ein Grund angegeben werden, warum das Dokument zurückgezogen wurde. Diese Begründung ist später in den Dokumenteneigenschaften sichtbar und somit ist auch noch zu einem späteren Zeitpunkt ersichtlich, warum das Dokument zurückgezogen wurde. Wer Dokumente zurückziehen kann in den Sicherheitseinstellungen definiert werden.
Dokument zurückziehen 02
 
Klicken Sie mit der rechten Maustaste den Listeneintrag. Klicken Sie auf den Menüeintrag "Dokument zurückziehen". Geben Sie nun das entsprechende Datum und eine Begründung ein. Setzen Sie das Häkchen in der Checkbox Benutzer per E-Mail verständigen um alle Personen, die im Verteiler angegeben sind, darüber zu benachrichtigen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zurückziehen". Das Dokument erhält in der Liste den Status "Zurückgezogen". Im Dokument wir in der Titelzeile „Zurückgezogen“ vermerkt. Ein zurückgezogenes Dokument kann in weiter Folge archiviert werden. Sollte ein zurückgezogenes Dokument doch wieder gebraucht werden, so kann es über "Dokument reaktivieren" wieder in Dienst gesetzt werden.

Benutzer per E-Mail verständigen

Dokument zurückziehen - Mail
 
Wird die Option "Benutzer per E-Mail verständigen" aktiviert, so wird eine entsprechende Verständigung an die Mitarbeiter versendet. In der Liste werden alle Personen aus dem Verteiler angezeigt, bei denen auch eine E-Mail Adresse angegeben ist. Wollen Sie Personen entfernen löschen Sie einfach die entsprechende Zeile aus dem Textfeld.

Drucken