Hier finden Sie Informationen zur aktuellen Version 14.2.

Folgende Änderungen und Neuerungen sind bereits in der Version 14.2 eingeflossen, wobei noch nicht alle neuen Funktionen dokumentiert sind. Sollten Sie das also hier lesen, schauen Sie bitte in ein paar Tagen nochmals vorbei.

Dokumentenentwurf betrachten


Dokumente: Entwurf betrachten
In letzter Minute von einem Kunden in das Update reinreklamiert, kann man nun auch den aktuellen Entwurf eines Dokumentes betrachten. Damit íst es möglich den Entwurf von einem Dokument zu betrachten, ohne es auszuchecken und so das Dokument für andere zu sperren. Sie können in den Sicherheitseinstellungen definieren, ob die Benutzer diese Möglichkeit haben sollen. Bitte beachten Sie unbedingt, dass Dokumente, die über "Entwurf betrachten" geöffnet werden, schreibgeschützt sind, und etwaige Änderungen an dem Dokument nicht übernommen werden können.

Dokument mit MS Outlook versenden

Nachdem uns immer wieder der Wunsch zugetragen wurde, Dokumente direkt über MS Outlook versenden zu können, haben wir das nun umgesetzt. Wichtig hierbei ist, dass MS Outlook bereits gestartet sein muss. Dann Dokument aus der Liste auswählen und oben auf den Pfeil neben dem Button Mail klicken.

Dokument mit MS Outlook versenden
Es erscheint ein Fenster in dem die Adressaten aus dem Verteiler zu dem Dokument bereits eingetragen sind. Sie können wie beim "normalen" Mailversand nun die Liste bearbeiten. Spricht Adressaten raus löschen oder hinzufügen. Weiter haben Sie die Option das Dokument als Entwurf zu versenden, so es einen entsprechenden Status hat, oder es als PDF zu versenden, wenn vorher ein PDF von dem Dokument generiert wurde. Mit der Option "BCC versenden" werde die Adressaten verborgen und der Sender wird als Hauptadressat übernommen. Mit einem Klick auf den Button "Senden" wird eine Mail in MS Outlook generiert. Diese kann dann wie gewohnt bearbeitet werden.

Mehrere Dokumente mit MS Outlook versenden


Mehrere Dokumente mit MS Outlook versenden
Wenn Sie mehrere Dokumente per MS Outlook versenden wollen, dann wählen Sie zuerst die Dokumente aus der Liste aus und klicken zuerst auf den Button "Dokumente zur Queue hinzufügen". Sie können weitere Dokumente zur Queue hinzufügen, oder wenn Sie alle haben, dann klicken Sie auf den Button "Mehrere Dokumente per Mail versenden". Es erscheint ein neues Fenster in dem zum Einem die zu versendenden Dokumente nochmals bearbeitet werden können und Adressaten hinzugefügt oder gelöscht werden. Ist soweit alles fertig, klicken Sie auf den Button "Dokumente per MS Outlook versenden".

Neustrukturierung von Verteiler


In den erweiterten Eigenschaften Der Ordner sind vier Optionen hinzugekommen. Bisher war es ja so, dass wenn man den Vorgabeverteiler auf alle Dokumente im Ordern oder im Unterordner angewendet hat, kam es zu einem Problem, wenn die Dokumente in den betreffenden Ordner dann alle denselben Verteiler hatten. Nun kann man Gruppen und Personen zum Verteiler hinzufügen, und es werden die unterschiedlichen Verteiler der Dokumente und Unterordner berücksichtigt. Genauso kann man Gruppen oder Personen aus den Dokumenten oder Unterordnern löschen und die unterschiedlichen Ursrprungsverteiler bleiben bestehen.

Ordnerstatistik

In den Ordnereigenschaften im Bereich "Info" gibt es im einen neuen Button "Details" in dem man genau analysieren kann, welche Dokumente in dem Ordner sind, wer Prüfer und Freigebender ist und welche Verteiler den Dokumenten zugewiesen sind. Implementiert wurde das um den Verantwortlichen eine Möglichkeit zu geben, leichter zu prüfen, wer Zugriff auf Dokumente hat, oder warum manche ein Dokument nicht sehen können. Weiter kann man sehen, ob und welche Dokumente in dem Ordner gelöscht wurden und ob archivierte Dokumente in dem Ordner sind.

Checkout abbrechen

Nachdem es immer mehr zur Bürde für "Admins" wird den Checkout von Dokumenten der User abzubrechen, da RDP, Citrix etc immer mehr zunimmt und die Sessions gerne mal abschmieren haben wir es nun ermöglicht, dass Benutzer den Checkout von Dokumenten, die sie selbst ausgecheckt haben, abbrechen können.

Alle Dokumente einchecken

Die Funktion zum Einchecken von allen Dokumenten auf einmal wurde auch in das Menü "Dokumente" gesetzt und mit einem Tastaturkürzel versehen (F6). Damit kann man auch schnell den Checkin von Dokumenten starten, wenn man sich vom Arbeitsplatz entfernt und sich nicht sicher ist, ob die RDP, Citrix Session noch da ist, wenn man zurück kommt.

Speed Tipps in der Dokumentenliste

Manchmal sind die Speed Tipps zu den Dokumenten ziemlich nervig - aus dem Grund haben wir nun in den Benutzereinstellungen ein Möglichkeit geschaffen, diese auch auszublenden, wenn man sie nicht mag oder braucht.

Mehrfachfreigabe


Bei der Mehrfachfreigabe wurde ein Bug behoben und es wird nun auch angezeigt, wenn die Datumseingaben nicht schlüssig sind. Man kann die Freigabe auch erst durchführen, wenn die Eingaben schlüssig sind. Dann wird der entsprechende Button erst aktiviert.

Periodisch zu erstellende Dokumente

Mit der neuen Funktion "Periodisch zu erstellende Dokumente" wurde wiederum ein Kundenwunsch umgesetzt. Ausgangslage war, dass ein Metalldetektorprotokoll täglich automatisch neu erstellt werden und von den Mitarbeitern ausgefüllt werden soll. Zu diesem Zweck haben wir den entsprechenden Punkt unter "ADDOns" eingesetzt. Als Voraussetzung muss ein bereits bestehendes Dokument als gültige Vorlage - also freigegeben - vorhanden sein. Danach ruft man diese Maske auf und legt einen neuen Eintrag an vergibt einen Bezeichnung und wählt die Vorlage aus. Weiter kann man folgende Punkte definieren
  • Ordner: Gibt den Ordner an, in dem das periodisch zu erstellende Dokument gespeichert werden soll.
  • Vorlage: Weisen Sie hier die entsprechende Vorlage zu.
  • Maske für Unterordner: Gibt an ob un in welchem Format Unterordner erstellt werden sollen. Sollen keine Unterordner erstellt werden, dann einfach das Feld leer lassen.
  • Letzter Lauf: Gibt Aufschluss darüber, wann zuletzt ein Dokument entstellt wurde
  • Ersteller: Gibt an, wer als Ersteller bei dem Dokument angeführt werden sein soll. Am besten hier den eintragen, der auch das Formular ausfüllen soll. Sonst kann es dazu kommen, dass er das Dokument nicht auschecken kann, wenn entsprechende Sicherheitsfeatures aktiviert sind.
  • Intervall: Hier kann man einstellen ob das Dokument täglich oder monatlich erstellt werden soll. Parameter übernehmen von: Hier wird definiert, ob die Einstellungen (Prüfer, Freigebender, Verteiler etc) vom Ordner oder von der Vorlage übernommen werden sollen.
  • Akitiv: Ja/Nein - sollte klar sein.
  • Nicht verwendete Dokumente automatisch löschen: Da ja das System nicht zwingend weiss, wann Arbeitstage sind und wann der Betrieb im Wochenende oder auf Urlaub ist, werden z.b. Dokumente, die täglich erstellt werden am darauf folgenden Tag automatisch gelöscht wenn sie nicht bearbeitet wurden.
  • Sende QM - spezifische Informationen: Hier kann man angeben, ob die QM - Infos gleich beim ersten Checkout übertragen werden sollen. Man kann dies auch abklicken, da es vielleicht besser ist, das erst beim Prüfen oder Freigeben zu machen, da die Personen, die die Daten erfassen sonst länger warten müssen, bis das Dokument bereit ist.

Archiveanzeige

Die Anzeige btw das Ausblenden von archivierten Ordnern und Dokumenten wurde auch in den Menüpunkt "Dokumente" aufgenommen. Damit kann man nun einfacher in der Ansicht umschalten und auch die Ordner bzw die Dokumentenliste wird auomatisch aktualisiert, wenn die Ansicht umgeschalten wird.

MS VISIO Dokumente öffnen

Ist kein MS Visio auf dem Clientrechner installiert und ein PDF von dem VISIO Dokument installiert, dann wird nun automatisch das PDF geöffnet, wenn man auf den Eintrag doppelt klickt.

Bildbetrachter - Bilderordner

Achtung : Beim der Portierung auf den neuen Compiler könnte sich ein Problem eingeschlichen haben, wenn man Bilder aus einem Bilderordner betrachten will. Aktualisieren Sie auf diese Version, wenn eine Fehlermeldung erscheint, sobald Sie ein Bild öffnen wollen. Mit diesem Update sollte das Problem behoben sein.

Weiter Änderungen

  • Dokument zurückweisen: Ist nicht mehr aktiv, wenn das Dokument den Status Entwurf* hat, da das in den Zusammenhang nicht notwendig und eher verwirrend ist.
  • Verteilergruppen: Wird in den Verteilergruppen ein Filter gesetzt, dann wird das nun auch hier in einer Leiste angezeigt, um einen besseren Überblick zu haben
  • Dokumententasks: Wird in den Dokumententasks ein Filter gesetzt, dann wird das nun auch hier in einer Leiste angezeigt, um einen besseren Überblick zu haben
  • PDF Dokumente öffnen: Wenn Dokumente zum "PDF betrachten" ausgewählt wurden, von denen kein PDF erstellt wurde, dann kam es zu einer Fehlermeldung. Das wurde behoben.
  • Dokumente - Optionen über die rechte Maustaste: Die Optionen über die rechte Maustaste werden nun ausgeblendet wenn kein Dokument ausgewählt wurde.
  • Kontakte: In den Kontakten kommt es zu keiner Fehlermeldung mehr, wenn man im leeren Listenbereich einen Doppelklick ausgeführt.
  • Dokumente suchen: In einer der letzten Releases haben sich die Schaltflächen außerhalb des sichtbaren Bereiches verschoben. Sollte das bei Ihnen der Fall sein, so aktualisieren Sie auf diese Version.
  • Kommentare für Dokumente: Sollte beim Öffnen der Kommentare ein Fehlermeldung kommen, so verwenden Sie diese Version, damit sollte der Fehler behoben sein.
  • Fehler bei Dokumentenereignissen: Bei manchen Dokumenten kam eine Fehlermeldung, wenn man die Dokumentenereignisse zu dem Dokument betrachten wollte. Der Fehler sollte nun behoben sein.

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