Hier finden Sie Informationen zur Version 12.1.


Benutzerdefinierte Dokumententasks

Die benutzerdefinierte Dokumententasks  waren eigentlich schon länger in Planung aber wegen akutem Bedarf bei einem Kunden wurden diese nun schneller ungesetzt und vorgezogen. Mit den benutzerdefinierten Dokumententasks kann nun nach der Freigabe eines Dokumentes einen oder mehreren Benutzern ein frei definierbarer Task zugewiesen werden. Exemplarisch angeführt der Task: „Aushang aufhängen“  Hier kann man einem Mitarbeiter nach der Freigabe eines Dokumentes einen Task in seine Taskliste eintragen, dass er aus dem betreffenden Dokument einen Aushang machen soll. Weitere Informationen können Sie hier entnehmen


Suchen und Ersetzen

Im Hauptmenü unter Dokumente ist ein neuer Eintrag mit „Suchen und Ersetzen“ hinzugekommen. Damit können Sie mehrere Dokumente markieren oder zuerst mit Suchen nach einen Begriff suchen und dann mit Suchen und Ersetzen einzelne Begriffe aus der Dokumentenbezeichnung löschen oder ändern. Unter „alter Name“ sehen Sie die aktuelle Bezeichnung und unter „Neuer Name“ die geänderte Bezeichnung. Mit „Anwenden“ werden die Änderungen übernommen und das Fenster geschlossen. Weitere Informationen können Sie hier entnehmen

Änderungsantrag erstellen

Benutzer können nun bei freigegebenen Dokumenten Änderungsanträgen stellen. Wird eine neue Version des Dokumentes angelegt, dann bekommt der Ersteller die Änderungsanträge vorgelegt und er kann sie abarbeiten.

Unendlich Prüfer

Größte Änderung in der neuen Version ist, dass nun mehr oder weniger unendlich viele Prüfer verwendet werden können. Durch einen Klick in den Servereinstellungen lässt sich diese Option aktivieren. Dadurch ändert sich die bisherige Feldansicht in eine Listenansicht und es können neben Ersteller, Prüfer und Freigebenden weitere Prüfer erfasst werden. Für Benutzer, die mit den 3 Funktionen ihr auskommen finden, ändert sich nichts und auch die Darstellung bleibt gleich.

Verknüpfung zum Online Handbuch

An mehreren Stellen im Programm kann nun direkt das Onlinehandbuch aufgerufen werden und die Hilfe dazu gelesen werden. Der Aufruf kann je nach Modul mit einem "Hilfe" Button, oder oben in der Speedbuttonleiste mit einem Rettungsring markierten Symbol aufgerufen werden. Die Verknüpfung wird zwischen Programm und Hilfe wird nach und nach erweitert.

Sicherheitseinstellungen

In den Sicherheitseinstellungen ist eine neue Option hinzugekommen. Mit „Kann Dokumente für andere Prüfen und freigeben“ kann ein Benutzer oder eine Gruppe berechtigt werden, Dokumente in Stellvertretung für einen anderen Benutzer zu prüfen oder freizugeben. Bisher war das Admins vorbehalten.

Art des Dokumentes im Link

Auf Kundenwunsch wurde implementiert, dass auch die Art des Dokumentes (also ob es sich bei dem Dokument um z.B. Verfahrensanweisung, SOP, Forumlar etc. handelt) übernommen wird, wenn man den Link zu einem Dokument an das aktuelle Office Dokument sendet. Wenn man das will, muss in den Servereinstellungen einfach @dtShort für die Kurzbezeichnung oder @dtLong für die Langbezeichnung eingefügt werden. Für Informationen, wie der Dokumententyp definiert werden kann, lesen Sie bitte hier nach.

MS Word Überarbeitungsmarkierungen deaktivieren

Ebenfalls auf Kundenwunsch haben wir implementiert, dass die MS Word Überarbeitungsmarkierungen deaktiviert werden können. Damit können diese beim Erstellen einer neuen Version nicht mehr aktiviert werden und sollten in einem Dokument in Bearbeitung noch welche gesetzt sein, so werden diese bei der Freigabe automatisch zurückgesetzt. Deaktivieren kann man die Überarbeitungsmarkierungen zurzeit in den Servereinstellungen unter „Sonstiges“.

Mehrfachfreigabe

Bei der Mehrfachfreigabe wird nun die Eingabe des Freigebenden deaktiviert, wenn die Checkbox „Vordefinierten Freigebenden verwenden“ aktiv ist. Damit soll die Übersichtlichkeit verbessert werden und klargestellt werden, dass nur eine dieser Optionen verwendet werden soll. Also entweder der Freigebende der bei den Dokumenten hinterlegt ist, oder der in der Maske angegebene Freigebender.

Servereinstellungen - Dokumente Sicherheit

In den Servereinstellungen, lassen sich nun beim Punkt "Dokumente - Sicherheit" einzelnen Einträge aktivieren und deaktivieren. Wenn man also die Einstellungen "Web - veröffentlicht" nicht braucht, so kann man diese deaktivieren.

Servereinstellungen - Erweiterte Suche

In den Servereinstellungen, lassen sich nun beim Punkt "Erweiterte Suche" einzelnen Einträge aktivieren und deaktivieren. Damit kann man Punkte, die man nicht aktiviert hat, wie z.B. Prüfer 2 auch in den Sucheinstellungen deaktivieren. Auch wurde eine Möglichkeit implementiert, nach den "Erweiterten Prüfern" zu suchen. Diese Funktion muss hier aber vorerst aktiviert werden.

Dokumentenmatrix

Für die Mehrfachprüfung musste auch die Dokumentenmatrix angepasst werden, damit alle Prüfer aufgelistet werden können. Diese wird aber nur sichtbar, wenn die erweiterte Prüffunktion aktiviert ist. Ansonsten wird die bisherige Matrix angezeigt.

Kommentare

Alle Kommentarfunktionen wurden neu gelayoutet und modernisiert. Das betrifft die Kommentare in den Dokumenten, Kontakten und bei den Jobs.

Reports

Einige Reports wurden technisch modernisiert und haben dadurch auch ein neues Layout. Funktional wurden die Reports dahingehend abgeändert, dass man den Report offen lassen und im DLS weiterarbeiten kann. Unter den bereits geänderten Reports fallen:
  • Dokumentenliste
  • Verteiler für alle 4 Menüeinträge
  • Verteilergruppenliste
  • Verteilergruppendetails
  • Benutzerliste
  • Papierkorb
  • Dokumententasks

Weitere folgen und werden nachgezogen.

Weitere Änderungen

  • Die Quickinfo bei den Dokumenten wurde ebenfalls überarbeitet und zeigt nun auch die Größe des Dokumentes an
  • Beim Zurückweisen des Dokumentes wurde ein Fehler behoben. Der zentrale Vorprüfer wurde nicht zurückgestellt, so dieser aktiv war.

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