Version 10.1

Dokumentenmatrix

 
In dem Menü <Dokumente> gibt es einen neuen Punkt <Dokumentenmatrix>. Damit lässt sich eine Liste der aktuell angezeigten Dokumenten mit allen Verantwortlichkeiten und wichtigen Daten anzeigen. Diese Liste lässt sich sodann in ein MS Excel Dokument exportieren, das dann gedruckt oder weiter verarbeitet werden kann.

Dokumententests

Die Dokumententests wurden komplett überarbeitet. Sie haben einen eigenen Eintrag im Hauptmenü bekommen und von dort aus, kann man eine Übersicht über alle Dokumententests aufrufen, oder einen neuen Dokumententest erstellen. Des weiteren besteht nun die Möglichkeit bei den Verteilergruppen zu definieren, ob eine Gruppe aus den Dokumententests ausgenommen werden soll, damit nicht z.B. die Kollegiale Führung oder Geschäftsleitung dazu aufgefordert wird einen Dokumententest zu machen. Auch werden Ersteller, Prüfer, Freigebender automatisch aus den Tests ausgenommen, da hier ja davon auszugehen ist, dass diese das Dokument gelesen und auch verstanden haben. Weitere Informationen folgen in Kürze.

Dokument per Mail versenden

Das Versenden der Dokumente per Mail wurde überarbeitet, damit leichter Gruppen und Empfänger hinzugefügt werden können. Außerdem wurde der Funktionsumfang dahingehend erweitert, dass mit Copy & Paste Mail Adressen hinzugefügt werden können und weiters können auch weiterhin manuell Adressen hinzugefügt werden.

Neues Sicherheitsfeature für Terminalsessions

 
Bisher wurde nur der Workstationname von dem ein Dokument aus und eingecheckt mitgeloggt. Da aber zusehends Firmen dazu übergehen mit RDP und Terminalsessions zu arbeiten, wurde das Sicherheitsfeature ausgehebelt, da der mitgeloggte Workstationname immer der selbe ist, nämlich der vom Terminalserver. Aus dem Grund hat man nun auch die Möglichkeit in den Servereinstellungen nicht nur den Workstationname sondern auch die Sitzungsnummer der Terminalsession und den Windows- Username mitzuloggen. Dann werden beim Checkout und Checkin auch geprüft, ob diese übereinstimmen.

Neue Warnung bei Login

 
Wurden beim Beenden des Programms nicht alle Dokumente eingecheckt, oder wird das Programm von dem selben Benutzer auf einem anderen PC geöffnet, so erscheint eine Warnmeldung, dass Dokumente ausgecheckt sind. Die Meldung wird zur Zeit nur in englisch ausgegeben.

Interne Links erstellen

 
Es können nun gleich von mehreren Dokumenten interne Links erstellt werden. Einfach einige Dokumente markieren und auf "Verknüpfung im Programm erstellen" klicken. Weiters wurde ein Bug behoben, bei dem gelöschte Verknüpfungen wieder erschienen, wenn sie nicht aus dem Papierkorb gelöscht wurden. Das Problem trat nur dann auf, wenn eine Verknüpfung gelöscht und neu angelegt wurde. Dann wurde die gelöschte wieder sichtbar.

PDF erstellen bei Freigabe

 
So es sich um ein Office Dokument handelt, kann nun bei der Freigabe gleich definiert werden, ob ein PDF von dem Dokument erstellt werden soll. Wenn die Checkbox angeklicht wird, dann wird gleich im Zuge des Freigebens das PDF erstellt, vorausgesetzt der User hat die richtige Office Version auf seinem Rechner installiert. Die checkbox wird automatisch aktiviert, wenn bereits von der vorherigen Version ein PDF erstellt wurde. Wurde bereits ein PDF erstellt und ist das Häkchen bei der Freigabe nicht gesetzt, dann wird das bisherige PDF gelöscht, damit als PDF keine ältere Version angezeigt wird, als sie als Word Dokument vorhanden ist. Das PDF kann jedoch über den Speedbutton <PDF erstellen> wieder generiert werden.

MS Excel und PDF

Bei MS Excel Dokumenten wird nun das PDF von der gesamten Arbeitsmappe erstellt und nicht mehr sowie bisher vom aktuellen Arbeitsblatt.

PDF Öffnen

Beim Öffnen von Dokumenten als PDF wurde die Geschwindigkeit verbessert, indem ebenfalls in Hashcheck eingebaut wurde. Damit wird überprüft, ob sich ein PDF Dokument bereits in der aktuell gültigen Version am Rechner befindet, bevor es vom Datenbankserver geladen wird.

Intern verknüpfte Dokumente

 
Das Verhalten von intern verknüpften Dokumenten wurde geändert. Mit einem Doppelklick auf einem Link zu einem intern verknüpften Dokument, öffnet sich nun gleich das Dokument und es wird nicht mehr zum originalen Dokument gewechselt. Dafür kam ein grüner Pfeil in den Buttonleiste dazu, der schon aus den Dokumententasks bekannt ist. Ist der Pfeil aktiviert, dann besteht ein interner Link für das Dokument und durch einen Klick auf den Button kann man zu dem Dokument wechseln. Es wird also die Aktion ausgeführt, die früher bei einem Doppelklick ausgeführt wurde.

PDF Erstellung

 
Ab Office 2007 gibtb es zwar schon den Export von MS Word und MS Excel in PDF - Dateien, aber erst ab Office 2010 ist unsere Meinung nach das Ergebnis erst zufriedenstellend. Nun wurde für Benutzer die Office 2010 oder höher haben, die Möglichkeit implementiert PDF Dateien zu Dokumenten gleich von Client Seite aus zu erstellen. Dafür muss aber zuerst in den Servereinstellungen die Option aktiviert werden. Danach können in der Dokumentenliste ein oder mehrere Word oder Excel Dokumente markiert werden und durch einen Klick auf den Button „PDF Erstellen“ werden die PDFs zu den Dokumenten generiert. Es gilt weiterhin, dass nur von freigegebenen Dokumenten PDFs erstellt werden können

Kopieren eines Dokuments

 
Beim Kopieren eines wird nun auch der Dokumententyp bzw "Art des Dokumentes" übernommen. Also ob es sich um eine AA, VA oder SOP handelt.

Dokumententasks

Die Spalten in der Liste der Tasks können nun verschoben werden und es werden und das Programm merkt sich auch die Einstellungen.

Dokumente reaktivieren

 
Beim Reaktivieren eines Dokumentes wird nun auch die Periode aus den Servereinstellungen übernommen. Also das neue "Gültig bis" Datum berechnet sich aus dem bisherigen "Gültig bis" Datum plus der angegebenen Periode z.B. 365 Tage.

KVP im DLS

 
Im DLS wurde ein komplett neues KVP - Modul implementiert. Ein umfassendes Werkzeug für den "Kontinuierlichen Verbesserungsprozeß. Weitere Informationen finden Sie bitte an dieser Stelle, wobei die Seiten noch im Aufbau sind. Durch das neue Modul gibt es einen neuen Menüeintrag im DLS worüber man neue KVP erstellen bzw in den Verwaltungsteil des KVP gelangen kann.

Nicht gesendete Mails in der Übersicht

 
In der Übersicht wird nun auch angezeigt, ob Mails nicht gesendet wurden und noch in der Warteschlange hängen.

Nicht gesendete Mails löschen

 
Nicht gesendete Mails können nun auch von einem Admin gelöscht werden. Dazu müssen Sie im Menü <Erweitert> den Eintrag <Gesendete Mails> aufrufen.

Bug behoben: Ordnereigenschaften

 
Waren die erweiterten Funktionen (Prüfer 2/3) deaktiviert, so wurden diese bei den Ordnereigenschaften dennoch angezeigt. Dieser Bug wurde behoben.

Sicherheitseinstellungen exportieren

 
Die Sicherheitseinstellungen können zum besseren Abgleich nun ebenfalls in ein MS Excel Dokument exportiert werden.

SA - Tools: Dokumente mit doppelter Funktion

 
Die SA - Tools wurden dahin gehend erweitert, dass eine Liste abgerufen werden kann, bei der man sieht, welche Personen bei den Dokumenten doppelte Funktionen haben. Also z.b. Prüfer 1 und Prüfer 2 sind. Da diese dann diese Dokumente auch doppelt prüfen müssen, kann man hier gleich die entsprechenden Einträge korrigieren und damit den Workflow vereinfachen.

Abgelaufene Dokumente mit Datum

 
Abgelaufene Dokumente werden nun mit dem Datum versehen an dem sie abgelaufen sind. Damit hat man gleich in der Übersicht die Information darüber, wie lange das Dokument schon abgelaufen ist

In Kürze ablaufende Dokumente

Ist in den Servereinstellungen eingestellt, dass man über in Kürze ablaufende Dokumente informiert wird, dann wird in der Dokumentenliste nun ebenfalls das Datum angezeigt, an dem das Dokument abläuft.

Dokumententasks

 
Die Liste in den Dokumententasks wurde erweitert. Es wird nun neben dem Dokumententyp auch angezeigt, von wem man unter Umständen einen Task weitergeleitet bekam, weil eine Benutzerumleitung aktiv ist.

Statusmarkierungen in den Dokumenten

Zurückgezogene, archivierte oder abgelaufene Dokumente können nun besser im MS Word oder MS Excel Dokument markiert werden indem der Status direkt übertragen wird. Dazu kann es aber notwendig sein, dass die Dokumentenvorlage angepasst wird.

Weitere behobene Bugs:

  1. Benutzerliste: Hier wurde die Anzahl der Tasks dann nicht korrekt angezeigt, wenn der Benutzer Tasks für archivierte Dokumente hatte. Dann wurden diese auch gezählt.