Ab der Version 11.1 können mehrere Dokumente auf einmal vom DLS aus versendet werden. Es muss nun nicht mehr der Weg über Export der Dokumente und dann der Versand vom Standard - Mailclient aus, gegangen werden. Dazu wurde der Mail Button um ein Untermenü erweitert. Dieser enthält 2 Punkte.
Dokumente zur Queue hinzufügen: Wählen Sie aus der Dokumentenliste, die zu versendenden Mails und klicken Sie auf diesen Button. Damit werden die Dokumente in eine Liste übernommen. Wenn Sie gleich mehrere Dokumente auf einmal ausgewählt haben, so geht gleich ein Fenster zum Versenden der Mails auf. Schließen Sie dieses Fenster wieder, wenn Sie noch weitere Dokumente aufnehmen wollen. Dazu wählen Sie die nächsten Dokumente aus der Liste und klicken Sie erneut diesen Eintrag.
Mehrere Dokumente per Mail versenden: Mit einem Klick auf diesen Eintrag können Sie das Fenster zum Versenden der Mails öffnen. Es werden nun alle Dokumente angezeigt, die Sie in die Queue aufgenommen haben.
In dem Fenster zum Versenden der Dokumente werden nun die Dokumente zum Versenden angezeigt. Wenn Sie Dokumente in der Liste haben, die Sie doch nicht versenden wollen, so können Sie diese noch löschen. Rechts wird Ihnen die Größe des Dokumentes angezeigt, wobei diese von der tatsächlichen Größe abweichen kann. Am Server werden die Dokumente komprimiert abgelegt und damit sind Sie einen gewissen Prozentsatz kleiner. Noch dazu kommt, dass die Anhänge, wenn sie per Mail versendet werden, noch codiert werden und dadurch größer werden. Die Größe ist dahingehend wichtig, da es oft Grenzen beim Versand von Mails gibt. Sprich es können nicht unlimitiert Dokumente versendet werden. Unter der Dokumentenliste wird noch mal die Gesamtgröße angezeigt. Für die Dokumente gelten zur Zeit folgende Regeln:
Gibt es ein PDF von dem freigegebenen Dokument so wird das PDF verschickt.
Gibt es kein PDF und eine freigegebene Version so wird diese versendet.
Gibt es kein PDF und keine freigegebene Version so wird der Entwurf versendet.
Weitere Funktionen:
Mails per MS Outlook versenen
Die Dokumente werden nicht über den DLS Mailer versendet, sondern es wird eine neue E-Mail in MS Outlook erstellt und die Dokumente dort als Anhang hinzugefügt. Beachten Sie bitte, das MS Outlook bereits geöffnet sein sollte, da es sonst zu Fehlermeldungen kommen kann.
Zu Dokument wechseln
Geht zum aktuell gewählten Dokument in der Dokumentenliste.
Suche anwenden
Lädt alle Einträge aus der Queue in der Dokumentenliste.
Empfängerliste
Bei der Auswahl bzw Eingabe der Empfänger stehen die selben Optionen zur Verfügung, wie beim bisherigen einfachen Mailversand. Das aber unterschiedliche Dokumente unterschiedliche Verteiler haben können werden keine Empfänger vorgegeben, sondern müssen zuerst erfasst werden.
So können Verteilergruppen aufgenommen werden
Einzelne Kontakte aufgenommen werden
Mail Adressen per Hand eingegeben werden
Sind die Empfänger erfasst, so klicken Sie auf OK.
Auf der nächsten Seite können Sie noch einen Betreff definieren und einen persönlichen Mailtext eingeben. Zusätzlich können Sie eine Empfangsbestätigung anfordern, was in dem Fall zu empfehlen ist. Ist alles erfasst, so klicken Sie erneut auf OK. Die Mail wird abgesetzt und versendet. Achtung: Damit der Mailversand von mehreren Dokumenten funktioniert, benötigen Sie auch die neuen Servertools.
